辦公室云端革命

徐仁全

未來辦公室正在打破之前所有的禁忌，重新改寫數百年來的“OFFICE”定義。

有沒有發現，最近你的“OFFICE”開始變了。你，還在辦公室里辦公事？以為工作時間就是表訂的朝九晚五？任務，一定要老板交代才做？

看看1719 年的英國辦公室，那是一間存放有大量卷軸的房間，各種紀錄、合約、命令、公告都被記載于卷軸上；但是300 年過后，現在的“OFFICE”可不是這樣，辦公室開始從上對下的威權命令中解放，也在虛擬辦公室中尋找工作時間的自由，更重要的是，現代的職場開始相信意見不同的人可以一起共筆，甚至可以跟完全不認識的人一起完成工作。去中心化、資源開放、群眾協作……，未來辦公室正在打破之前所有的禁忌，重新改寫數百年來的“OFFICE”定義。

這個新“OFFICE”定義，先感謝網絡工作平臺出現。

這些新科技數位工作平臺，幾乎要全面改寫所有管理大師曾經以為的組織管理，因為只要一個Hackpad，一個人就可以打敗一個團隊；一個Google Drive，24小時的工作，1 小時就可以做完。

你的新“OFFICE”，可別以為只有各式各樣新穎的網絡工具。對，它們絕對可以幫你建立更有效率的工作平臺，但你也得變成一個更開放心態open mind 的工作人，因為在這個科技數位所組成的虛擬辦公室里，你的價值，更重要的是要懂得用眾人智慧集體協作，成就更美好的未來。

現在的“OFFICE”組織，還有一個關鍵特性，它不再相信傳統上對下的權威，漸漸變成“去中心化”的光譜。像最近當紅的通訊軟件微信、LINE 的組織，對內所有人沒有職稱，人人發言權幾近平等，更共同協作的去中心化案例。

你還坐在傳統辦公室嗎？

OFFICE 新模式1 ：

上云端做生意

省時、省力、省成本的云端特性，可以隨時隨地創造高效率。通過App，項目管理、顧客開發維系，只要一機在手，就能輕松管好公司大小事。

聽過“呼叫師傅5945”這個網站嗎？它可是中國臺灣首屈一指的室內外裝潢的媒合平臺。簡單地說，消費者在網站上開出需求單，就能在24 小時內配對合適的師傅來接單，這套媒合系統，讓傳統封閉的修繕市場，也借著數科技有了新生命。

師傅們如何使用網絡工具？創辦人張嘉新說，過去大部分裝潢師傅都不太會用電腦，更別說上網，即使有了智能型手機，使用率也不高，“直到LINE 出現后，師傅們才開始活絡了起來！”

對裝潢產業來說，LINE 是一個殺手級應用。首先，長期合作的廠商會加入同一個LINE 群組，維系情感與了解近況，關系是長期而穩定的。

其次，是把LINE 當作項目管理工具。一個新開的裝潢案就是一個新的項目，并把相關工種的廠商拉進群組里。各工種無論是溝通或回報狀況都在這個群組里面，借此達到工程控管的目的。

最后，LINE 也可以當成微型CRM（客戶關系管理）系統使用。通過LINE 跟客人建立關系，有利于施工前、中、后的溝通；完工驗收后，也可跟客戶維持朋友關系，他們也會因此成為轉介新案源的人脈。

OFFICE 新模式2 ：

坐擁大數據的CEO

不用秘書、也無需眾多研究人員，只要和大數據打交道，客戶流量、商品管理、價格策略等資料一手掌握，快速透明做決策，一人也能創造高營運效率。

擁有8000 萬名會員、2013 年營業額達到115 億元人民幣的電子商務平臺“1 號店”，創辦人兼董事長于剛，就是用一支智能型手機掌管公司大小事，不用秘書，也無需專屬辦公室。

一年有一半時間在國內外出差的于剛表示，不論他在中國、新加坡， 甚至在度假，“只要打開手機，公司的業績報表就會通過一個系統，實時且自動的傳遞到手機里。”

1 號店搶的是指尖商機，只要在手機上滑幾下，就能完成下單，當天或隔天商品就送到家。曾在戴爾（Dell）及亞馬遜（Amazon）待過的于剛，從創辦1號店的第一天起，就十分重視信息及資料管理，善用大數據（Big Data）的他，自行開發了一套資料生產系統及價格智慧系統（PIS）。

資料生產系統從每一筆消費的累積中去了解實時的消費行為，以掌握商品的進貨、出貨，甚至減少庫存時間。1 號店的商品周轉率可以從50 天（業界水平）大幅降到18 天，靠的就是這套資料生產系統。

于剛透露，降低周轉率其實就是讓商品快速賣出去，通過系統了解哪些商品熱賣，倉庫就以這些商品為主，減少庫存。1 號店熱賣的1 成種類商品，涵蓋了8 成的訂單，就是靠這套系統，做到“零等待、零門檻及零成本”的目標，也讓高層能快速做商業判斷。

另一套致勝系統是價格智慧系統。1 號店收集72個同業的網站，查詢1700 萬種不同商品，進行訂價策略，訂出比同業便宜3%-5% 的價格，以吸引消費者。

“動態的調整價格，可增加營收20%，”他說，這也是網絡工具帶給1 號店的實質效益。一年換3 次手機的于剛，最近剛換iPhone 6 Plus，他笑說“大的很好，不傷眼”，也說明他常用手機監控數字報表。

OFFICE新模式3 ：

24 小時行動辦公室

新世代聰明工作術，不需開會，照樣完成跨部門合作項目，不傳email，第一時間也能解決客戶問題，快速溝通、快速集結成軍，大大提升工作機動性。

其實，網絡工具不只限于組織端的運用，各種App 對個人來說，也都是十分方便好用的網絡工具，讓你隨時隨處都可以完成工作。

日理萬機的聯想臺灣總經理梁百鋒是Google Drive（云端硬盤）的愛用者，不論人在哪里、用何種載具，他都能輕易讀取所需的資料。其他常用的軟件包括茄子快傳（SHAREit），它標榜不需上網，就能傳輸比藍牙快60 倍的速度，梁百鋒會用它來傳送文件或圖片給同事，是在外部開會的好幫手。

不能漏掉的工作好幫手還有Evernote。原臺灣地區Evernote 負責人袁至中，現回美國總部擔任執行長特助一職，他分享自己使用Evernote 的經驗。當時在裝潢迪化街辦公室之際，公事很忙，實在沒有辦法特別去想要買什么家具、要如何裝潢，于是他在Evernote建了一個記事本，大家只要出去逛街或到大賣場，看到適合的家具就隨手拍起來，做成型錄，還可以比價。同時用Evernote Web Clipper 網頁擷取工具，把網絡上看到喜歡的裝潢風格剪下來，當作自己的裝潢參考書，最后打造出理想中的辦公室模樣。

（作者為《30》雜志撰稿人）