高校后勤社會化改革后的檔案管理工作

楊秀梅

【摘要】高校后勤社會化改革的不斷深入給高校后勤檔案管理工作帶來了諸多的問題。文章針對當(dāng)前高校后勤檔案工作中存在的問題進(jìn)行分析，并提出了相應(yīng)的對策。

【關(guān)鍵詞】后勤社會化 改革 檔案管理

【中圖分類號】G64 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2015）03-0035-02

自1999年我國全面啟動高校后勤社會化改革以來，高校的后勤行政管理體系逐步從高校中分離出來，形成了資本所有制的后勤企業(yè)集團(tuán)，在管理形態(tài)等方面都發(fā)生了重大改革，給后勤管理工作帶來了新的思考。可以說，后勤檔案是解決后勤管理和決策的基石。它不僅有利于后勤各項(xiàng)工作的順利開展，還能提高后勤管理水平。因此，高校后勤的檔案的規(guī)范管理工作，將是今后的一個(gè)重要課題。

1.高校后勤社會化檔案內(nèi)容

改革后的后勤檔案主要分為：（1）文書檔案。在日常管理中形成的如總結(jié)、計(jì)劃、會議記錄、合同協(xié)議等真實(shí)記錄的文件材料；（2）財(cái)會檔案。是指高等學(xué)校在財(cái)務(wù)管理和會計(jì)活動中直接形成的具有保存利用價(jià)值的文字材料、憑據(jù)、賬簿、報(bào)表等材料，均屬財(cái)會檔案；（3）基建檔案。高校在基本建設(shè)管理和基本建設(shè)工程項(xiàng)目活動過程中直接形成的，有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料等，均屬基建檔案；（4）設(shè)備檔案。凡作為學(xué)校固定資產(chǎn)的儀器、設(shè)備，在其購置、驗(yàn)收、調(diào)試、運(yùn)行、管理、維修、改造、報(bào)廢等全部活動過程中直接形成的、巨有保存利用價(jià)值的文字、圖表、聲像載體材料，以及隨即材料均屬儀器設(shè)備檔案，例如設(shè)備的驗(yàn)收報(bào)告、設(shè)備的維修保養(yǎng)記錄等。（5）產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)檔案。學(xué)校設(shè)計(jì)、試制、生產(chǎn)、經(jīng)營和銷售產(chǎn)品過程中直接形成的、有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像載體材料等均屬產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)檔案。

2.高校后勤檔案工作存在的問題

檔案意識薄弱。雖然在經(jīng)過后勤社會化改革后，全員檔案意識得到了相對地提高，但是由于我國還處于改革階段，全員對于后勤檔案在學(xué)校管理中的重要作用認(rèn)識不足，因此頻繁出現(xiàn)變更檔案管理人員、剝削檔案工作的情況，給檔案管理工作帶來了一定的難度。

缺乏有效的管理機(jī)制。隨著高校后勤社會化后檔案管理工作的性質(zhì)和工作范圍的變化，現(xiàn)有的高校檔案管理制度又缺乏一套完整的行之有效的規(guī)章制度，因此造成后勤檔案的監(jiān)督、檢查和保管工作難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化，而頻繁的人員更換卻沒有一套完整的交接手續(xù)，又容易造成重要文件的散失，影響檔案質(zhì)量，難以滿足工作發(fā)展的需要。

缺乏專業(yè)化的后勤人員。后勤社會化改革之后，由于機(jī)構(gòu)發(fā)生了變化，但是后勤企業(yè)中的秘書人員大多都還是原先兼職的檔案員，并未受過任何的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)能力不足，因此在工作中容易出現(xiàn)紕漏，對工作造成影響。

3.加強(qiáng)后勤檔案工作的思考

（一）努力提高各級領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，建立健全后勤檔案管理制度。領(lǐng)導(dǎo)的重視是搞好檔案工作的基礎(chǔ)，完善的管理制度是做好后勤檔案工作的基本保障。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識后勤社會化檔案管理工作的重要性，根據(jù)本單位后勤工作的實(shí)際情況，制定、完善后勤檔案管理工作規(guī)章制度，健全檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，明確有關(guān)人員的職責(zé)范圍；積極探索行之有效的管理方法，做好檔案管理的檢查以及驗(yàn)收工作。

（二）建立一支高質(zhì)量的檔案管理隊(duì)伍

隨著后勤社會化集團(tuán)的增多，檔案數(shù)量也隨之增加，對于檔案管理的科學(xué)性要求也越來越高，因此建立一支高質(zhì)量的檔案管理隊(duì)伍已成為當(dāng)務(wù)之急。第一，高校可通過組織相關(guān)的檔案管理人員參加相關(guān)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。第二，聘請一些年輕有為、敢于創(chuàng)新的信息化專業(yè)人才，保證管理知識和技術(shù)的與時(shí)俱進(jìn)，推動檔案管理工作的進(jìn)步和創(chuàng)新。第三，加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)和思想政治教育，培養(yǎng)綜合素質(zhì)全面發(fā)展的復(fù)合型檔案管理人員。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理

要想真正實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，必須要做到：（1）建立數(shù)字化的檔案館，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上歸檔和檢索。將學(xué)校檔案館中所儲存的檔案、錄像等資料，通過現(xiàn)代化的技術(shù)手段進(jìn)行數(shù)字化處理，上傳到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫之中，提高檔案信息的管理和利用效率。（2）做好檔案管理信息安全化工作。例如設(shè)立防火墻、不斷強(qiáng)化管理人員的安全防范技能和安全保密意識、重要信息分開存檔多備份等。（3）加強(qiáng)對檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)，保證其具備較好的計(jì)算機(jī)實(shí)際應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等專業(yè)水平。

總之，隨著高校后勤社會化的深入，如何做好高校的檔案管理工作，更好地為高校的科研教學(xué)進(jìn)行服務(wù)，已經(jīng)成為了后勤管理工作的新課題。

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