我國貿易類企業出口業務流程優化探究

張蓓

[摘要]通過概述流程優化的基本原則以及我國貿易類企業的業務流程和內部組織架構，從出口貿易企業出口接單流程、現行信用證獲取流程、現行備貨流程和現行制單結匯流程等方面分析現存的主要問題。在此基礎上，分別對出口貿易企業出口的接單流程、現行信用證獲取流程、現行備貨流程和現行制單結匯流程提出優化對策，為我國貿易類企業出口業務流程優化提供一定的參考，促進我國貿易類企業出口流程的優化發展。

[關鍵詞]貿易類企業；非貿易；業務流程；優化原則

[DOI]1013939/jcnkizgsc201533050

業務流程優化，是指對企業的業務流程進行調整、改變甚至重建，使其更好地適應經濟社會發展需求。業務流程優化有利于降低公司的直接成本與間接成本，提高公司的市場競爭力，尤其是在當下信息透明化的時代，更加能幫助公司提高核心競爭力，最大化地利用公司資源、滿足客戶的需求，提高貿易類企業出口業務的效率，有利于公司的長期穩定的發展。隨著經濟全球化的深入發展，國與國之間的經濟合作日益深化，各類貿易壁壘的出現和更新層出不窮，這對從事進出口貿易業務的企業提出了更高的發展要求。在能滿足客戶基本業務需求的基礎上，企業內部管理的優化意識逐漸提升。如何改進工作方法、創新工作手段、提升服務意識已經成為國際貿易類企業的管理者必須面對的問題。通過企業內部進出口業務流程的優化以及全新業務模式的探究，來尋求提高工作效率以及資源的使用率，是當下企業不斷發展的必然需求，也是增強自身競爭力的戰略選擇，保證企業在激烈的市場競爭中始終保持旺盛的生命力，鞏固企業在市場中的地位。

1流程優化的基本原則

11符合市場需求

貿易類企業出口業務的發展離不開市場需求的導向作用，為了更快更好地發展出口業務，須根據市場的需求情況不斷調整公司的戰略方針，以市場需求為基礎，做到公司利潤最大化，才能用利潤進行產品設備的更新，更好地滿足客戶的需求，使公司長期穩定的發展。

12制定明確目標

根據公司實際發展情況，制定相應的戰略目標并堅定不移地實行。例如，公司目標是降低管理費用10%，那么實際目標需要大于10%，按照實際情況將費用合理分配到個人。總體上，需要取消非增值活動，合并重復活動，不斷簡化煩瑣活動但是深化活動意義，從而降低相應的開支，促進公司的發展，達到貿易類企業出口業務優化的目標。

13持續改進

在貿易類企業出口業務優化后，需要制定相應的評估反思制度，保證優化過程的順利進行，此外，優化制度需要不斷改進創新，適應時代的發展，據相關數據分析，優化制度的實行過程只是一個開始，在實行過程中需要不斷對出現的問題進行反思解決，不斷適應公司實際的發展情況。

14以人為本

公司的運營始終還是靠每個人的共同努力，人是公司運轉的核心，因此，必須始終堅持以人為本的原則，需要不斷提高和增強員工工作的積極性以及相應的業務優化意識，提高相應的監察力度，并將其與個人績效以及個人獎金相掛鉤，從根本上提高員工工作的工作熱情。

15統一信息資源

利用現代化技術，對公司各個地區資源進行整合更新，避免因為信息方面的不統一而造成的失誤；此外，利用信息的便捷性，代替以往傳統的人員溝通，做到更加快速高效，降低相應的成本，并且在一定程度上減少因為人員溝通不當而造成的損失。

流程優化的順利進行離不開這些基本原則，原則是發展的向導，只有遵循這些原則，并在此基礎上加上企業的獨特管理模式，才能保證企業貿易類企業出口業務不斷優化，提高貿易類企業的工作效率，提升資源的有效使用率，增強企業的市場競爭力，從而保證企業長久穩定的發展，鞏固并提升其在全球價值鏈中的地位。

2我國貿易類企業的出口業務流程與內部組織架構

出口業務流程涉及客戶詢盤、報價、簽訂合同、業務審批、下達生產通知、驗貨、備制基本文件單證、商檢、租船訂艙、安排拖柜、委托報關、獲得運輸文件及其他文件、交單等環節。進口業務流程涉及開立信用證、租船訂艙、接運貨物、辦理貨運保險、審單付款、報關提貨、驗收和撥交貨物等環節。目前，國內貿易類企業的進出口業務流程是基本參照企業內部組織架構來實現的，換言之，企業內部組織架構是決定貿易類企業進出口業務流程的結構和運行效率的重要因素之一，是企業發展的生命線，關系到企業未來發展情況。

我國貿易類企業的內部組織架構包括如下幾個方面：客戶關系拓寬部、市場營銷部、財務管理部、行政辦、品質管理部、客戶服務部、供應鏈管理部、人資部等。部門按照公司規章制度，履行本部門工作職能，同時，與其他部門相互聯系、相互配合。例如，客戶關系拓展部對掌握的市場信息進行分類，并根據其他部門需求予以傳遞，與市場營銷部、品質管理部以及供應鏈管理部建立聯系。而市場營銷部無論是在物資采集還是產品銷售環節，都會與供應鏈管理部門產生直接聯系。供應鏈管理部也依賴于品質管理部提供技術支持，對采購標準予以量化。各個部門之間相互配合，保證公司的順利發展。

因此，研究、梳理、理順企業的出口業務流程，不斷優化貿易類企業出口業務對于企業提高工作效率，降低運營成本，減少運營風險，實現公司資源最大化的利用，具有極其重大的意義。

3我國貿易類企業出口業務流程存在的問題

當前我國貿易類企業出口業務流程存在的問題主要表現如下。

31出口貿易企業出口接單流程的問題

這一流程主要包括售價管理、客戶管理與合同審核。具體問題表現為：

第一，產品售價管理混亂。通常而言，企業沒有相應的價格體系，因此售價主要依據訂購產品的種類與數量，由業務員與客戶來共同決定，由此造成了公司產品管理混亂。甚至會出現相同型號的產品在不同等級數量的訂單中的價格表現出較大的差異。即使是在同等級數量的訂單中同一型號的產品訂單售價也存在超過12%以上的差價。此外，重新報價的過程十分的煩瑣，造成了業務效率極其的低下，嚴重影響了企業工作的效率。

第二，企業訂單的審核周期太長。出口訂單的審核一般采用線性審核，即從業務組審核到財務部審核，再到生產部門審核，最終到業務副總經理審核，層層審核下來最短也需要3～4個工作日。漫長的審核時間嚴重降低了公司的運行效率，在一定程度上也會減少公司收益，不利于公司的長期發展。

32出口貿易企業現行信用證獲取流程的問題

信用證進出口貿易中的作用顯而易見。信用證支付通常是將進口方履行付款責任，由銀行付款，進而可能確保出口人能夠安全迅速地收到款項。由此可見，該種付款方式既可以有效地消除進出口方之間的不信任現象，又可以作為一種有效的資金通融方式。

在這一信用的獲取流程中主要包括催證審證和改證，當前存在的主要問題如下：

第一，催證的時間過長。通常而言，當國外進口商知曉市場發生了巨大的變化，或是該企業的資金出現了問題時，他們通常就會拖延開證，相應地，大大增加公司在此訂單上所花費的時間，降低了公司的實際效益。這時就需要企業加強對客戶的選擇評定，確保其能夠按照合同規定的時間開立信用證，以催促對方可以快速地開具手續，避免此類情況的發生。

第二，審證的過程十分的混亂，大量存在多次改證的情況。在現實的交易中，企業往往會出現改證的情況，有可能是最初開具的信用證條款與合同規定的條款不一致，也有可能是其他情況。而一旦企業發生改證現象，勢必會造成一定費用的增加，而且也會造成該訂單出現拖延狀況。為了保障企業簽訂合同能夠順利執行，就需要企業對收到的信用證進行準確的審查。

33出口貿易企業現行備貨流程的問題

備貨流程通常包括生產通知單生產流程、生產流程、商檢流程。當企業的業務員收到訂單后，應將其迅速轉化成企業的生產通知單，而在轉化之前就需要對生產通知單的內容進行一一落實，如要熟知訂單上產品的名稱是什么、需要的規格型號是什么、需要多少數量、以何種形式進行包裝及什么時候需要出貨。然后，再將其轉化為生產部門所需要的生產通知單。然而，在這一過程中存在的主要問題為：

第一，通常而言，部門與部門之間缺乏密切的聯系，雖然公司的運轉需要各個部門的相互配合，但是在實際操作中，部門之間還是相對較為獨立，缺乏相應的共同協作。業務員與生產部門之間的聯系也是相當的少，因此，業務員可能不能及時知曉生產車間所缺少的原材料，現有的技術是否能夠滿足訂單上所有產品的生產技術要求，產品的生產現狀如何等，不能在最短的時間內解決此類問題，給后期工作增加了一定的負擔，延長了工作的周期。這種問題的根源在于生產部門的相關管理人員未能將生產中遇到的問題及時反饋給業務員。

第二，質檢職責模糊。當生產部門生產某一批產品后，業務員對此批產品進行質量檢查，借以判斷該產品是否能夠有效地滿足訂單合同的要求。然而，業務員通常不具有專業的技術與知識，往往容易造成紕漏。因此，這種由業務員來檢查產品質量做法的直接后果時，一旦商家檢測出產品存在問題，就會直接反饋給業務員，而業務員又會將出現的問題及時反饋給企業的生產部門，這種不必要的流程就造成了大量的等待時間，顯然會大大降低工作效率。此外，在進行各種業務過程中，對部門以及業務員的責任界定不夠明確，時常會出現有問題彼此互相踢皮球的情況，相同的錯誤多次發生，使客戶對公司產生不好的印象，造成公司的損失。

第三，流程散落，目的性差。備貨流程通常包括生產通知單生產流程、生產流程、商檢流程等，需要各個部門的共同配合，然而，公司的運行模式較為零散，各個部門只是關注自己部門的工作，只是關注自己部門的效益卻忽略了公司整體的運營發展，各自為政，許多流程接口較多，降低了工作的效率，不利于公司的長期發展。

34貿易企業現行制單結匯流程的問題

通常而言，制單結匯流程包括兩個流程，即制單和結匯。而在這兩個流程中存在的主要問題如下：

第一，企業從申請付款到實際獲取款項的時間較長。一般而言，客戶會遵守訂單的規定，在規定期限內付款，企業會在信用證規定的截止期限之內獲取貨款。然而，仍有相當大一部分訂單會出現拖延付款的情況，部分訂單甚至會超出最后期限半個月左右，又將耗費公司大量時間催款，給公司發展制造一定的麻煩。

第二，單證管理非常的混亂。企業在發展過程中，各種單證數量極多，然而卻缺少相應的規范管理措施，缺乏專人專門負責對信用證進行審核，如由單證部的單證員對發貨地、裝運期限等信息進行一一審核，仔細核對信用證中有關的條款等，導致部分單證找不到甚至遺失，為實際工作帶來巨大的麻煩。比如當要求提供全套的單據時，往往會出現某一單據缺失的現象。雖然這種現象并非一種常態，但是一旦這種現象出現，就會給公司帶來巨大的損失。

4我國貿易類企業出口業務流程優化

41貿易類企業出口接單流程優化

第一，刪除重新評定審核報價，這是一種沒有必要的非增值的作業，進而可能有效地增加產品的價格浮動范圍。接單優化后，刪除重新評定審核新報價這一步驟，而是選擇在接單流程之前增加一個事先制定報價價格浮動范圍的流程，這樣一來就可以為業務員提供一份清晰的參考報價單，將工作進一步的明確化、制度化，大大減少相應的報價思考時間。

第二，實施并行的合同審核，一改以往串行的合同審核制度。當業務員起草訂單合同后，同時往業務部經理、相關的財務部和生產部門各送一份合同進行審核，待所有部門都審核后，統一直接交由業務副總經理進行審核。這種將以往串行的合同審核改變為并行的合同審核，可以明顯的縮短合同的審核周期。在審核的過程中，一旦得到某個部門審核不通過的結果及時反饋給業務員，這樣也可以有效地避免其他流程步驟的無效進行。為了有效地解決該流程的無效運行問題，可以將并行模式安裝到公司的信息系統中，當業務經理或生產部門等任何一方審批不通過時，則整個合同審核處于終止狀態，這樣就可以有效地避免資源的浪費。

42貿易類企業信用證獲取流程優化

第一，消除企業中的非增值作業，增加增值業務環節，從而提高公司效益為客戶帶來更高的價值。而企業中的催證和改證其實就是一種非增值的作業。而要想消除催證和改證就必須在確認付款方式前，對將要合作的客戶的信用進行綜合的、系統的、全面的評價。根據對所有潛在客戶的信用額度的評價結果，對于滿足評級的則采用信用證付款方式，而對于不滿足評級的則堅決不要采用信用證付款方式。這樣就可以有效地避免出現催證等為難的局面，大大提高工作效率。

第二，加強單證部的審核管理。設立專人專門負責對信用證進行審核，如由單證部的單證員對發貨地、裝運港口、運輸到達地、裝運期限及結匯的期限進行一一審核，尤其是要對合同中提及的特殊條款進行一一審核，并且要根據實際生產情況，仔細核對信用證中有關的條款，進而對接受或是修改抑或是拒絕做出決定，不斷優化單證的管理制度，避免單證遺失的情況發生。

43貿易類企業備貨流程優化

第一，對備貨流程進行科學的優化，確保優化后的備貨流程增添了專門的業務員，進而對貨物進行跟蹤。這樣一來業務員就可能隨時隨地地掌握生產狀況。而當業務員將訂單轉換為生產通知單之前，必須要全面地、準確地了解和掌握當前生產部門在生產過程中所遇到的困難，評估當前生產部門是否能夠完成客戶提出的要求，并注意與客戶進行密切的溝通，提高客戶的滿意度。

第二，對于由業務員負責產品的質檢這一非增值的作業，需要予以刪除。對此需要指派專業的技術人員對訂單合同中的產品類別、質量、數量等諸多條款一一進行專業的檢驗。待專業人員檢驗通過后，再由業務員進行最后階段的商檢，這樣就可以大大減少后期可能出現的返工、返廠等現象，進而可以有效地縮短備貨周期。

44制單結匯流程優化

第一，當企業向銀行上交全套的單證申請議付時，可以嘗試增加一個步驟，即通知客戶。這一步驟的增加不僅可以增強業務員和客戶之間的關系，還可以切實提醒客戶進行準備工作。

第二，完善單證部的管理，指派專業的單證員協助業務員做好單證業務。一方面，在運輸單據簽發前，將事先已經備好的單據交由銀行預審，若審查出問題可以及時更改。另一方面，在貨物裝運后取到運輸單據后，當天要迅速進行相應處理并將單據寄出，進而縮短交單周期。

5結論

總之，面對世界經濟持續低速增長，風險因素增加，國際競爭日益激烈的錯綜復雜的外貿發展形勢，我國進出口企業的業務流程優化勢在必行，必須加快轉型升級步伐，積極調整商品結構、市場結構，優化進出口業務流程模式，做到接單流程優化、信用證獲取流程優化、備貨流程優化以及制單結匯流程優化，從四個方面著手，使企業更加制度化、高效化，以期提高貿易類企業的工作效率，提升資源的有效使用率，增強企業的市場競爭力，從而提升自己在全球價值鏈中的地位。

參考文獻：

[1]徐筱彧進出口貿易企業內部控制研究[J].經營管理者，2013（25）：179.

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