VMI在醫院醫用耗材管理中的應用

文宏瓊　寧少群

[摘 要]醫用耗材庫存管理是醫院開展醫療活動的基礎，如何提高各類醫用耗材管理的科學性和合理性，優化庫存結構，降低材料庫存量，減少占用資金和損耗風險，有效控制成本，促進醫院發展，提高社會效益和經濟效益，轉變服務模式，改善管理水平，保證產品質量，滿足臨床需求，是醫院探索和待解決的問題。近年來，玉林市第一人民醫院結合自身特點，對現行工作中所遇的問題提出自己創造性的方法與改善，運用VMI在醫用耗材中進行庫存管理，經過半年多的運行醫院經濟效益明顯提高，成本大幅度下降，實現真正零庫存，收到良好效果。

[關鍵詞]VMI；醫用耗材；庫存管理

VMI是Vendor Managed Inventory的縮寫，可以譯為“供應商管理庫存”；VMI是一種以用戶和供應商雙方都獲得最低成本為目的，在一個共同的協議下由供應商管理庫存，并不斷監督協議執行情況和修正協議內容，使庫存管理得到持續地改進的合作性策略。

1 VMI在醫院醫用耗材管理中應用的意義、必要性、國內外發展現狀及趨勢

1.1 VMI在醫院醫用耗材管理中應用的意義、必要性

醫院在為社會提供醫療服務的過程中，具有與企業相同的經濟性質，受社會客觀規律的制約，既有投入也有所得。醫院經濟管理的核心在于流動資金的管理，造成資金緊張有多方面的原因，而其中醫用耗材庫存量大小，影響著流動資金的合理占用和使用效率。醫院經濟管理的核心環節是流動的資金具有占用時間短、周轉快、易變現等特點。在醫用耗材管理中實施VMI模式，有效地減少庫存量，提高庫存管理效率，降低倉儲成本和損耗風險，使流動資金高效地周轉，對減少醫院經營成本有著重要意義。

2012年我院財務總收入6.798億元，同比增長22.89%，2013年財務總收入8.096億元，同比增長19.09%。在物資管理方面，醫用耗材2012年采購量996萬元，2013年采購量1124萬元，隨著醫療業務的不斷增長，采購金額比例呈現逐年增加的趨勢。目前我院高值醫用耗材基本實行零庫存管理，低值醫用耗材仍然占用醫院大量的流動資金。在實施VMI之前，我院與供應商之間交易的流程是由采購部門根據臨床科室申購的品種，參考中標價格，選出最適合自己的供應商后進行相應的采購。供應商憑借連續跟蹤醫院的庫存狀態，快速地響應臨床的需求。為了提高庫存管理的有效性，我院通過實施VMI，降低供應鏈庫存費用，避免醫用耗材缺貨，提高庫存周轉率，實現雙方互贏互利，以最低的采購成本滿足醫療活動經營周轉的需要，創建高效低成本的醫院全面運營管理體系很有必要。

1.2 VMI在醫院醫用耗材管理的國內外發展現狀及趨勢

供應商管理庫存（Vendor Managed Inventory，VMI），是體現集成化管理思想的一種庫存管理方式。這種庫存管理方式改變了傳統的庫存管理模式，其基本思想在于將庫存向供應商開放，供應商在醫院的授權下設立庫存，擁有庫存的控制權，代醫院管理庫存，充分適應市場的需求，是一種新的庫存管理思想。

自從20世紀90年代中期大型超市首次運用VMI模式后，VMI被認為是一種能夠非常成功地減少庫存成本的管理方式，因此在庫存管理中VMI變成最重要的庫存管理方式之一。目前，VMI已經在PHILIP、沃爾瑪、IBM等大型跨國公司得到了廣泛的應用并獲得了極大的收益。最近國內企業也掀起了研究和應用VMI的高潮。然而，VMI在國內的應用還不成熟，仍處于探索階段，并且主要應用于供應商和制造商、供應商和分銷商之間，在醫療行業應用得還很少，但就庫存管理長期發展而言，VMI思想在醫療行業的應用將是必然的趨勢。

目前國內醫用耗材物流管理現狀存在采購流程單一、供應與庫存的矛盾、物流管理技術滯后的特點。在采購流程方面，醫院耗材采購絕大部分通過供應商來完成，中間環節較多，存在相當一部分二級乃至三級經銷商，增加了采購成本；在供應與庫存方面，隨著醫院經營規模不斷擴大，新增耗材種類增多，帶來了管理不便，導致過量庫存增加了倉儲成本占用大量資金，增加了財務風險；在物流管理方面，由于信息化、自動化程度較低，響應時間較長，規模化、專業化程度不高，導致物流成本較高。醫用耗材使用量大、覆蓋面廣、品種多、規格型號復雜、專業性強，造成管理難度大。醫用耗材大體上可以分為低值耗材和高值耗材，由于高值耗材價格高、用量相對少，大部分醫院都采用虛擬采購的形式，按照高值耗材的分類，定期進行集中采購，通過對供應商資質審驗、價格談判、跟標等，統一制定醫院高值耗材供應目錄庫，目錄力爭涵蓋可能使用的多種不同耗材，簽訂采購意向書，確定供貨商和最終價格，作為今后實際采購使用的依據，基本上庫存量少、占用資金小。但低值耗材相對高值耗材而言價格低，使用量大，覆蓋面廣，往往采用集中采購模式，醫院物資庫房在僅局限于財務管理框架下的運行方式，與日益發展的醫療技術和擴張的醫院規模不相適應，倉庫只管賬物相符，普遍出現采購物資的過剩、積壓、淘汰、缺貨等情況，造成占用資金多，物資消耗的運行成本高。在不影響臨床需求的前提下，盡量減少庫存、合理確定經濟批量、降低采購單價、降低醫療成本、加快資金周轉等，必然引起醫院管理人員的高度重視，也是醫療市場競爭下尋求發展的必然趨勢。我院根據VMI已經在PHILIP、沃爾瑪、IBM等大型跨國公司廣泛的應用模式，改變現有的醫用耗材物流管理方式，研發供應商管理庫存（Vendor Managed Inventory，VMI）模塊軟件系統，整合現有的醫用耗材供應源，探索醫用耗材管理新的模式，使供需雙方的成本都獲得減少，滿足醫療活動經營周轉的需要，是醫院物資管理中較好的新模式。

2 目前醫院醫用耗材庫存管理的現狀

2.1 采購管理

醫院采購管理部門采購物資時，重采購，輕管理，往往以經驗管理代替存貨成本管理。對采購的物資可行性和效益分析不夠重視。計劃預測不準，與實際用量相差甚遠，經常補貨、借貨從而造成庫存物資大量積壓，占用了大量的流動資金，影響了資金的周轉速度。在傳統的庫存管理模式下，供應商通過醫院采購計劃來確定自己需要的物資和數量。醫院只有在有需求的條件下，才將采購計劃傳送給供應商，不會和供應商共享其需求和存貨信息。計劃的投放時間和數量大小，以及計劃的需求時間全部由醫院確定，供應商只能被動地接受計劃。

2.2 庫存管理

采購工作與庫存管理權限、職責不夠明確，職能非常分散。采購工作由庫存管理人員直接代辦，有些經辦人員缺乏責任心，易產生走過場現象，致使采購工作和庫存管理環節相當薄弱。醫院內部科室成本核算不夠完善，各領用科室沒能明確專門的物資管理人員；不需要用的部分物資隨意轉移，醫院上下級或同級之間的調入、轉出缺乏必要的劃轉手續，造成醫院物資管理混亂，物資流失責任不明。醫療科室希望多招收醫務人員以減輕工作量，而領用的耗材卻沒有相應完善的內部成本控制，結果耗費了大量的人力、物力卻沒有提高醫院的經濟效益，投入大于產出。實行“以領代支”模式確認科室成本。

2.3 財務管理

財務部門和庫存管理部門各自為政，財務部門管賬不管物，庫存管理部門只管物明細賬卻缺乏必要的財務知識。部門之間信息溝通不夠，影響財務成本核算數據準確率及醫院經營發展分析決策數據。

3 VMI在醫院物資管理中的應用

（1）開發VMI信息管理平臺。研發VMI模塊信息系統，實現財務成本一體化的管理，使醫院的經濟活動信息充分共享。

（2）醫院遴選供應實力大、信譽好的供應商、核定配送物資有關證件及價格，簽訂協議并具體實施VMI。

（3）VMI進行物資計劃、采購、庫存管理。在VMI模式下，供應商負責訂單的投放，醫院只提供需求預測和要貨申請，供應商可以實時地了解醫院的庫存水平，也可以掌握醫院存貨的消耗時間，地點和數量。訂單的投放時間和訂單批量大小由供應商確定，并按照客戶需求日期進行補貨。供應商根據雙方的協議，確定庫存計劃。實現采購過程管理，管理到采購的量、價、質，體現出最優化的采購流程。供應商和醫院雙方都參與到庫存管理中去，使供需雙方共享庫存信息，對物資存儲的高低限進行控制，并實時報警，降低物資存量水平，減少庫存資金占用；進行多級庫房管理，對于供應室、手術室、檢驗科等材料消耗大戶的材料進行有效管理，并監控材料的消耗、使用和收費，體現實耗實銷管理方式，使得成本核算更為準確，符合責權發生制。

（4）醫院實行網上物資請領、統一配送。醫院信息管理部門設定科室網上的局域信息，對各科室消耗材料每天的實際使用量進行審核，對于已使用的材料及時給予補充；臨時急用材料由科室申請。各使用科室通過VMI信息系統物資請領申請物資，倉管員打印出庫單，經物資配送人員審核實發物品，由配送人員將物資配送至各病區，科室物資主管驗收并在出庫單上手工簽名確認。由于無須醫護人員往返倉庫，而統一由配送人員配送，可節省科室大量的時間，使后勤服務工作更加落實到位，真正做到了將“醫護人員還給病人”。

（5）VMI的賬務結算。供應商管理庫存模式，意指供應商與醫院，兩者共享醫院的庫存數據及需求預測，供應商根據需求預測對客戶進行連續補貨，醫院每月以其最終用量對供應商結算并付款，未耗掉的庫存仍算供應商的庫存。加快供應商周轉資金，有利醫院及時開展醫療業務。

4 VMI在醫院物資管理的效果

4.1 形成財務成本一體化

VMI采用財務成本一體化的理念，通過系統集成數據的自動轉賬自動進行分類、分科、分項目的多維度核算，并在會計核算處理直接生成會計憑證的同時，實現對醫院科室成本、項目成本等數據的核算處理，使醫院財務管理系統與成本核算與控制系統實現有機集成，為醫院解決了管理信息“孤島”，提高效率，降低資源耗費，全方位掌握醫院管理信息，為醫院經營發展提供有效的分析決策數據。

4.2 實現了零庫存

通過VMI服務，能夠有效地減少我院醫用耗材庫存量，提高庫存管理效率，降低倉儲成本和損耗風險，實現零庫存、零損耗的目標；同時能夠幫助供應商縮短供貨相應時間，提高資金周轉效率，降低交易風險與交易成本；與供應商建立更為密切的合作關系，提高需求的響應度，增強供應鏈的持續改進能力。這種VMI管理模式在國內同行業內領先，是醫院物資管理中較好的新模式。

4.3 VMI在醫院物資管理中產生的經濟效益

①減少物資庫存量，提高存貨周轉率。②優化業務流程，減少內部作業成本。③降低采購訂單、發票、付款、運輸、收貨等交易成本。④與供應商建立更為密切的合作關系，提高需求的響應度。

4.4 VMI在醫院物資管理中產生的社會效益

醫院能夠以最低的采購成本滿足醫療活動經營周轉的需要，創建高效低成本的醫院全面運營管理體系，增強醫院在醫療市場中的競爭力，將產生良好的社會效益。

總之，醫院物資管理通過VMI的運用，實現了真正零庫存，加快了資金周轉率，降低了管理成本，既減少了占用資金和損耗，又能滿足臨床需求。零庫存物資管理優勢明顯，利大于弊，但是也對操作人員提出更高要求，管理人員必須業務嫻熟，對VMI信息管理掌握熟練，責任心強，才可以化弊為利。