淺談檔案館數字化個性服務

陳亞敏

檔案館在信息技術廣泛運用的今天已經由傳統的封閉型的信息存儲場所轉變成開發型的虛擬化的信息資源管理和傳播中介，這其中便是檔案館數字化信息建設的重要性。在當代，檔案館的信息化建設已初具規模，為順應時代發展的潮流，在社會文化信息系統中確立并穩固檔案館應有的地位，發揮檔案館在社會發展中的積極作用，我們必須在現有的檔案管理數字化、自動化的基礎上，建立具有時代特點的的檔案館。這其中檔案館數字化信息服務體系的建設與運用使用成為當今檔案館與管理的重中之重。

一、檔案管理數字化技術

檔案管理數字化是現代計算機技術、網絡技術、信息技術下出現的一種新型檔案館，我國第一個數字化檔案館已在青島建成。數字化檔案館必須依附于關鍵的數字化技術，諸如：現有館藏檔案的數字化技術，信息的存儲技術，數字信息網絡傳輸技術，知識產權保護技術等等，可以說這些關鍵技術決定了數字化檔案館的生存和發展。因此為了應對數字檔案館建設的重大任務，有必要從源頭上研究這些關鍵技術。館藏檔案的數字化是利用當今先進的數字化技術將傳統檔案館的館藏檔案轉化為數字化信息，并儲存在計算機存儲設備里，以便提供檔案檢索和檔案信息服務。我國的檔案館接收電子檔案是近些年的事，現存的檔案都還是傳統意義上的檔案，這些檔案要應對現代信息社會的利用需求，只有通過館藏檔案的數字化技術，將現存檔案轉化成數字化檔案才行，因此館藏檔案的數字化技術是一項基礎性的技術，沒有這個基礎，就不可能有數字化檔案館。

二、檔案館數字化信息服務的個性化

所謂的數字化信息服務可定義為：通過集成不同變現形式的信息源，向讀者提供一種服務，這信息源是本地的、遠程的、擁有的、許可的、免費的、商業的、數字的、書目的、全文的、鏈接的、多媒體、跨越時空的數據。它注重數字環境下讀者的信息使用行為，為讀者搜索、組織、選擇、推薦等各項服務，從而解決讀者在現實中的信息需求。

隨著數字時代的來臨，檔案館的建設手段也逐漸完善，在數字化信息利用方面，越來越多的檔案用戶使用并習慣于依靠網絡進行信息檢索與瀏覽，習慣于接受檔案館推送的個性化信息，習慣于運用Web2.0手段如博客或虛擬社區傳播已解密的檔案或檔案資料加工品信息，應運用人工智能及模糊工具深入研究客戶，并建立與數字化環境相匹配的人性化服務模式，滿足用戶的信息利用需求。檔案館數字化信息資源的利用尚存在一系列問題：落后的服務方式、利用者知識水平局限、信息的濫傳、誤傳等。服務方式的個性化是指數字檔案館能根據用戶的個人習慣采用不同的方式為用戶提供所需的信息。服務內容的個性化是指數字檔案館為用戶所提供的服務不再是千篇一律，而是各取所需、各得其所，針對每個用戶的興趣愛好為用戶推薦相應的信息資源。檔案館數字化信息服務問題的研究對于電子檔案的的重新分類以及及時數據核對等等非常復雜的問題，它同時與當今先進的網絡技術相關聯，這就更加增加了檔案館數字化信息服務的難度，因此，在這一領域我國目前尚處于起步階段，仍有許多問題亟需解決，但這并不影響我們對于未來檔案數字化信息服務個性化、人性化的探討：

（一）可選文獻層次化分類

信息分類定制是指檔案利用者可以按照自己的特定目的和需求，在某一特定的系統功能和服務形式中，自己設定信息的資源類型、表現形式、系統服務功能等。

在檔案數字化信息服務的過程中，針對不同層次讀者系統可以提供不同的服務，館藏專業性很強的的資料或者較為前沿性、邊沿性的資料將主要服務與某一領域的專業研究人員或是大學教師等高級知識分子；而針對一些大、中學校的學生則首先提供一些普及性質的文獻。根據跟人需要提供必要的信息服務會使檔案館數字化服務更加人性化，同時也減少了檢索信息的雜亂無章的局面。

（二）數字檔案信息的推送服務

數字檔案信息推送服務是運用推送技術來實現個性化服務的一種方式。它是數字檔案館建設的一個熱點，也是檔案館走向主動服務的一個重要標志。推送技術又稱“Web廣播”，它是在網絡上通過特定的標準和協議，按照用戶的需求，定期主動傳送用戶需求信息的一項計算機技術。信息推送分為兩大類：一類是由智能軟件完成的全自動化的信息推送服務；另一類是借助于電子郵箱，并依賴于人工參與的信息推送服務。例如在數字圖書館建設中得到應用的RSS（簡易供稿）系統就屬于信息推送服務。RSS系統通過對圖書館數字資源系統集成，根據用戶個性化需求，生成RSS摘要，用戶只要開通定制服務頻道，就能將用戶關心的最新信息即時送到用戶桌面。數字檔案館信息推送服務的一般過程是：檔案用戶首先向系統輸入自己的信息需求，這包括檔案用戶的個人檔案信息、感興趣的信息主題等，然后由系統或人工在網上進行針對性的搜索，最后定期將有關信息推送至檔案用戶郵箱中或其它特定位置。

（三）數字檔案的智能代理服務

信息智能代理是一種能完成委托任務的智能計算機系統，模仿人的行為執行一定的任務，不需要或很少需要用戶的干預和指導。當用戶在檢索信息時，有時很難清楚地知道自己的興趣愛好和需求，或者用戶知道自己的興趣和需求，但卻不知道如何貼切地表達出來，分類定制的方法讓用戶填寫興趣表單，有時會使用戶不知所措。智能代理技術的運用很好地滿足了用戶的這一需要。智能代理能夠跟蹤用戶在信息空間中的活動，自動捕捉用戶的興趣愛好，主動搜索可能引起用戶興趣的信息并提供給用戶。智能代理一般包括兩層智能體系結構，第一層是個人代理，第二層是系統代理。個人代理存放在用戶計算機上，平時跟蹤用戶的各種行為，如用戶常訪問哪些網站內容、檢索信息時使用哪些關鍵詞等信息，個人代理能夠分析并記憶用戶的興趣取向，并建立個性化的用戶模型。系統代理通過與個人代理進行交互，最終向用戶提供需要的相關檔案信息資源。智能代理的主要功能有：個性化的信息管理，管理用戶個人資料；信息自動通知；瀏覽導航，通過分析用戶的興趣，提供建議性的頁面和鏈接；智能搜索，進行信息過濾，為用戶提供更精準的信息；動態個性化頁面，給用戶提供一個適宜的友好的瀏覽界面。

（四）垂直門戶服務

垂直門戶是指針對某一特定領域、某一特定人群或某一特定需求提供的有一定深度的信息和相關服務，其特點是專、深、精。這是一種相對于綜合性門戶網站的服務方式。它不同于綜合性門戶網站的包羅萬象，它追求的是信息內容的專業、深入，立足于提供某一領域的精品服務。

隨著網絡信息資源的急劇增長，數字檔案館網站上基于個人特定需求的信息深度卻越來越低，消化吸收越來越困難，利用搜索引擎和綜合性門戶網站很難滿足用戶系統地獲取專業相關信息的需求。對此，我們可將垂直門戶的概念引入到數字檔案館的個性化建設中。建成一個更加專業的數字檔案館網站。甚至是更加細分的數字照片檔案館或是專題檔案館網站等。這種服務方式現在已經越來越多的被中外信息服務部門所重視，如化學學科門戶網站、中國工程技術信息網、美國工程數字圖書館等，他們都具有所提供信息精而全的特點。

（五）呼叫中心服務

信息呼叫中心是一種專門提供一對一的用戶個性化服務系統。它是由最初的電話中心發展而來的，這種電話中心主要是利用電話、傳真等方式來為客戶服務，處理簡單的呼叫流程。由于業務需要，信息呼叫中心引入計算機電話集成技術，可以處理復雜的呼叫流程，同時還增加了自動話務處理、交互式應答等多種功能。使用呼叫中心服務方式，用戶可以通過電話、傳真、互聯網等方式訪問數字檔案館，在系統自動導航的幫助下訪問系統數據庫，獲取各種咨詢服務或相應的事務處理。數字檔案館呼叫中心需要建立客戶數據庫，并對信息進行采集、統計、分析、處理，使呼叫中心可以得到每一個客戶的詳細信息，如過去的利用記錄、客戶愛好等，從而實現一對一的個性化服務。

三、檔案數字化信息個性化服務的具體措施

（一）正確處理用戶隱私問題

數字檔案館應該認真對待用戶的隱私問題，積極尋找有效的隱私保護措施。一方面，從管理上保障用戶信息的安全，包括下列幾點：（1）制度上，制定較為詳細的用戶資料保密策略，公示保護用戶隱私的政策、規章；（2）提示，讓用戶知道個人信息被收集和利用的方式；（3）選擇，用戶有權決定個人信息使用的范圍，是否可以二次使用；（4）管理，用戶可以存取、修改和管理個人信息；（5）安全性，保證用戶的個人信息不泄露。另一方面，從技術上保障用戶的信息安全，數字檔案館必須建立有效的用戶隱私保護機制，使用戶的隱私權不被惡意侵犯。隱私問題的解決，還要依賴于良好的用戶信譽的形成，數字檔案館要努力提高個性化信息服務的質量，處處為用戶著想，讓用戶體會到個性化信息服務給他們帶來的切身的方便和實惠，抵消個性化信息服務中用戶提供個人信息的顧慮。

（二）著力解決信息安全問題

著力解決整個個性化信息服務系統的信息安全問題主要應從兩方面入手。一方面，技術上，檔案館可與科研機構、高等院校和IT企業等進行技術合作，開發新的信息安全保護技術，使系統在技術上具有安全性、可靠性和高效的運行性能，使硬件、軟件、數據得到更好的保護；另一方面可通過法律手段，以避免系統中的信息受到惡意的破壞、更改、泄露。

（三）改進服務效果

檔案館可以從以下幾點入手改善服務效果，一是要盡可能的為用戶提供價值量大的信息；二是要注意簡化用戶界面，逐漸實行智能化服務來取代部分的用戶定制行為；三是加強對用戶信息的獲取和分析；四是積極從管理、人員素質等方面入手，切實提高個性化服務水平，使檔案館工作人員真正站在用戶的角度為用戶著想，使用戶得到滿意加驚喜的服務效果。

（四）提高工作人員綜合素質

數字檔案館個性化信息服務要求工作人員，具備較高的政治素養、工作責任心、檔案業務水平、廣博的文化基礎知識及學科背景、熟練的計算機應用能力，善于與用戶溝通。這就要求檔案館員不斷的充實自己，更新知識，提高自身的素質。同時檔案館應建立起一個學習環境，使其適應技術環境的變化，學習新的工作技能，注意培養和引進人才，集中高素質人才向信息服務一線轉移。

（五）深化個性化服務內容

在個性化服務中，我們可以利用數據挖掘，知識發現等技術，對有用的信息內容再進行深層次的分析和挖掘，向用戶提供能夠用于科學研究、解決問題的規則和模式的內容。例如利用網絡的優勢，借助多媒體等信息技術對各種類型的檔案進行編纂加工成相關內容的檔案編研成果。數字檔案館推行個性化服務，將能促進檔案信息資源的利用，充分發揮檔案信息資源的社會效益，真正實現其“服務社會”的宗旨。它是數字檔案館發展的必然趨勢。雖然我國數字檔案館的個性化服務水平還不高，還有很多的缺陷，但隨著社會對它認識的不斷提高，研究的不斷深入，它的發展也將越來越快。為社會和用戶提供更多更有用的信息。

檔案信息數字化是信息化時代對檔案部門的特殊挑戰，也給檔案部門和社會帶來巨大的禮遇，我們將在不斷掌握和運用檔案信息數字化技術的同時，將數字化的檔案與傳統的檔案信息保存方法相結合，使檔案事業更好地服務于社會。

（作者單位：安徽大學）