項目管理在高校學(xué)生事務(wù)管理中的應(yīng)用

陳棟 裘海旋

【摘要】高校學(xué)生事務(wù)是一個龐大且復(fù)雜的系統(tǒng)，且具有多種特點，需要學(xué)校各級部門的通力合作才能進(jìn)行較好的管理。本文主要分析了現(xiàn)階段高校學(xué)生事務(wù)管理中的一些問題，并嘗試著使用項目管理方法進(jìn)行組織管理，時間管理，質(zhì)量管理等。

【關(guān)鍵詞】項目管理；高校學(xué)生事務(wù)；甘特圖

一、高校學(xué)生事務(wù)管理的特點

隨著高校學(xué)生管理工作的日趨成熟，高校學(xué)生事務(wù)管理也逐漸將學(xué)生思政教育、生活服務(wù)、社團實踐等項目慢慢統(tǒng)一，因此如今的高校學(xué)生事務(wù)管理已經(jīng)變得龐大并且復(fù)雜。高校學(xué)生管理就是高校對學(xué)生在校內(nèi)外非學(xué)術(shù)活動進(jìn)行計劃、組織、協(xié)調(diào)、控制的總稱。簡單說來，高校學(xué)生事務(wù)管理就是對學(xué)生除了學(xué)校委派專任教師所教授的所有理論與實踐課程之外，所有校內(nèi)外的生活、興趣活動等事務(wù)的管理。

每所高?；蛘呙總€分院對于高校事務(wù)管理運作方式都會有一些不同，也沒有統(tǒng)一的操作標(biāo)準(zhǔn)，但明確的是每塊內(nèi)容的管理目標(biāo)是確定和統(tǒng)一的。除了目標(biāo)確定統(tǒng)一之外，高校學(xué)生工作還有周期性，唯一性，一次性等特點。例如學(xué)生迎新文藝匯演這樣的活動，每年都會按期舉辦，這是周期性，但每年會有不同的主題與節(jié)目，這是唯一性，而且匯演結(jié)束之后無法再重新炮制，這是一次性，大部分的高校學(xué)生事務(wù)都有類似的特性。

二、高校學(xué)生事務(wù)管理現(xiàn)狀

受到學(xué)校事業(yè)單位工作性質(zhì)的影響，高校學(xué)生事務(wù)管理在很大程度上都是采用職能式管理模式，這種管理模式的特點是以部門與人作為單位，在部門與人下給與配備各種職能來開展與完成各項工作任務(wù)，在高校學(xué)生管理中使用這種管理模式可以極大程度的節(jié)約與利用成本，為學(xué)管工作人員靈活給予職能來進(jìn)行學(xué)生事務(wù)的管理與開展。但是仍然會有一點弊端，比如：（1）模式單一，不夠靈活。長期的職能式管理模式下，管理者容易陷入固定思維模式，處理問題的方式不夠靈活，當(dāng)出現(xiàn)職能之外的新問題時無法及時做出正確的決策。（2）分工不清，權(quán)責(zé)不明。職能式管理中的大部分管理者地位是平等，當(dāng)某一項學(xué)生事務(wù)涉及到多個職能部門和職能負(fù)責(zé)人時，就會出現(xiàn)分工不清，溝通不順，權(quán)責(zé)不明，嚴(yán)重影響該事務(wù)的開展與處理（3）學(xué)生在管理中的地位過于被動。職能式管理的特點是自上而上的制度式管理，大部分的制度由領(lǐng)導(dǎo)層與管理層決策而定，所以被管理者的學(xué)生們在管理中沒有話語權(quán)或者話語權(quán)較弱，學(xué)生無法及時進(jìn)行反饋，導(dǎo)致理念與制度不匹配，理論與實踐有誤差的情況。（4）激勵制度不夠健全。職能式管理中的學(xué)生事務(wù)雖然有周期性，但不同時期的側(cè)重點與管理內(nèi)容還是會有或多或少的改變，還會因為政策等原因出現(xiàn)臨時性的工作內(nèi)容，面對變化的情況，當(dāng)激勵制度不能及時跟上時就會出現(xiàn)“做與不做一個樣，做多做少一個樣”的不良局面，工作倦怠等情況就會出現(xiàn)在管理者身上。

三、項目管理應(yīng)用的可行性

項目管理指在項目活動中運用各種相關(guān)的知識、技能、工具和方法，使項目能夠在有限資源限定條件下，為滿足或者超越項目有關(guān)各方對項目的要求與期望，所開展的各種計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制等方面的活動[1]。它區(qū)別于職能式管理，將項目作為管理的主體與目標(biāo)，以項目運作的進(jìn)度與過程來管理其中需要的各項職能，因此它更具效率與目的性。其中項目的定義，則是在限定的資源及限定的時間內(nèi)需完成的一次性任務(wù)，這與之前提到的高校學(xué)生事務(wù)的定義非常相似，因此大部分高校學(xué)生事務(wù)也可以認(rèn)為是“項目”，那么學(xué)生事務(wù)的目標(biāo)就是項目目標(biāo)，學(xué)生事務(wù)中的管理者學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)工部領(lǐng)導(dǎo)、分院黨總支書記、輔導(dǎo)員等就是項目經(jīng)理，而其中學(xué)生則是項目成員。根據(jù)項目管理的9大內(nèi)容，也可以將高校學(xué)生事務(wù)管理分為項目范圍管理，項目時間管理，項目成本管理，項目質(zhì)量管理，項目人力資源管理，項目溝通管理，項目風(fēng)險管理，項目采購管理，項目集成管理。

四、項目管理在學(xué)生事務(wù)管理中如何應(yīng)用

1.管理組織形式矩陣化

矩陣式組織結(jié)構(gòu)是能夠最大限度發(fā)揮以上兩種組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)勢，盡量避免其弱點而產(chǎn)生的一種組織方式。如今在高校改革進(jìn)程中，學(xué)生管理工作內(nèi)容多樣化，規(guī)?；絹碓蕉嗟膶W(xué)生管理活動要求進(jìn)行多部門協(xié)作處理[2]，因此單一的職能式管理容易出現(xiàn)協(xié)調(diào)困難，進(jìn)度拖沓等問題，但使用項目化管理就可以針對特殊的學(xué)生事務(wù)項目對各職能進(jìn)行統(tǒng)籌管理，確定好項目中的各級關(guān)系以保證效率。因此使用矩陣式組織結(jié)構(gòu)即是整合職能功能與項目功能，既能保證傳統(tǒng)職能部門的職能權(quán)利，又能較好的協(xié)調(diào)項目中的職能關(guān)系，建立通暢的溝通協(xié)調(diào)平臺。

下面是某分院的學(xué)生事務(wù)管理組織矩陣圖，橫向可以看到在該分院學(xué)生事務(wù)管理中各管理者與職能部門的管理范圍與主要職能，縱向則可以看到在各種學(xué)生事務(wù)項目中參與的管理者與職能部門，最重要的是可以在矩陣圖中看到該項目的職能關(guān)系，分清從屬與權(quán)責(zé)。矩陣圖以最直觀的方式表示出職能與項目的關(guān)系，并且當(dāng)有新項目與新管理者加入時也容易修改。

2.使用甘特圖進(jìn)一步完善學(xué)生事務(wù)管理的時間管理

甘特圖是項目管理中經(jīng)常使用的方式之一，即以圖示的方式通過活動列表和時間刻度形象地表示出任何特定項目的活動順序與持續(xù)時間。它可以直觀地表明任務(wù)與計劃在什么時候進(jìn)行，及實際進(jìn)展與計劃要求的對比。管理者由此可便利地弄清一項項目還剩下哪些工作要做，并可評估工作進(jìn)度。高校學(xué)生事務(wù)大部分屬于服務(wù)類，與企業(yè)形式的直接產(chǎn)生利益不同，因此學(xué)生事務(wù)處理的質(zhì)量高低不會直接對管理者與學(xué)校產(chǎn)生影響，學(xué)生工作者容易出現(xiàn)倦怠與拖沓情緒，而甘特圖則是通過圖表直觀的展示學(xué)生事務(wù)工作的完成情況與進(jìn)度，能更好的提醒學(xué)生工作者與管理者，同時提供具體可信的評價結(jié)果。

下圖是以某個學(xué)生事務(wù)為例子所做的甘特圖，可以從該圖中直觀的看到該學(xué)生事務(wù)項目按照內(nèi)容可以分割為6項任務(wù)，而且都標(biāo)明了該任務(wù)的主要管理者，然后根據(jù)橫坐標(biāo)時間軸就可以知道在哪個時間段哪位管理者應(yīng)該完成哪項任務(wù)。

3.使用項目管理來明確學(xué)生事務(wù)管理中的權(quán)責(zé)與獎懲

職能式管理中的管理者雖然看起來分工明確，但在突發(fā)事件與職能重疊事務(wù)面前卻容易出現(xiàn)混亂，而項目式管理的應(yīng)用就可以在突發(fā)事件與職能重疊事務(wù)出現(xiàn)時第一時間確定好參與項目的管理者與管理者的從屬關(guān)系，進(jìn)而分清權(quán)責(zé)與任務(wù)，提高處理效率。學(xué)生事務(wù)管理中甘特圖的引用可以進(jìn)一步明確事務(wù)項目中每個管理者的任務(wù)與責(zé)任，以及最重要的時間控制，杜絕了管理者的“大鍋飯”心理。甘特圖可以清楚的顯示每個的參與管理者的工作時間與工作量，因此作為評價手段，學(xué)生事務(wù)項目的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在項目結(jié)束后公開，公平，公正的對于所有參與者進(jìn)行評價與獎懲，這樣能為高校學(xué)生事務(wù)管理者的成長提供有效的經(jīng)驗，為學(xué)校學(xué)生管理工作的良心循環(huán)提供數(shù)據(jù)與幫助。

4.項目管理理念向?qū)W生組織轉(zhuǎn)變

許多學(xué)者在研究高校學(xué)生工作中引入項目管理時都針對學(xué)生組織或者學(xué)生社團開展，而我個人認(rèn)為應(yīng)該直接從學(xué)生的管理者開始轉(zhuǎn)換管理理念，由學(xué)生管理者的項目化管理進(jìn)而影響與轉(zhuǎn)變學(xué)生組織的管理方式。高校學(xué)生管理中除了直接管理者，還有學(xué)生組織，學(xué)生社團在使用管理技能，他們都是學(xué)校第二課堂的主力軍，在學(xué)校校園文化建設(shè)，學(xué)生服務(wù)工作中有著舉足輕重的作用，他們策劃組織的各種學(xué)生活動都符合項目管理的基本特性，可以使用項目管理方法來進(jìn)行管理。而項目管理的方法與理念則需要專門老師與學(xué)生組織的管理者去教授與培訓(xùn)，教授學(xué)生如何合理安排人力、物力、財力等資源，快速有效的優(yōu)化配置，保證學(xué)生活動的圓滿完成，如何使用矩陣式組織結(jié)構(gòu)與甘特圖來幫助管理。學(xué)生通過在學(xué)校進(jìn)行項目管理的學(xué)習(xí)與體驗，對他們將來的社會工作也有著十分重要的幫助，特別是像我校等工科類院校的學(xué)生畢業(yè)后的工作大部分都在企業(yè)中，提早讓學(xué)生感受企業(yè)般的項目管理制度，可以為學(xué)生的工作技能打下基礎(chǔ)。

可以看到，項目管理在高校學(xué)生事務(wù)管理中的應(yīng)用是可行且有效的，而且其實許多高校的學(xué)生工作已經(jīng)不自覺的使用了項目管理的一些手段，但高校學(xué)生工作畢竟是服務(wù)型工作，也不能完全照搬項目管理的所有內(nèi)容，還需要在實踐與探索中進(jìn)一步完善與創(chuàng)造。

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