檔案管理在省級示范性項目驗收中的提供利用

汪逸樂

摘 要：省級示范性高職院校項目驗收是高職院校利用示范項目建設更新辦學理念、厘清發展思路，科學明晰辦學定位，不斷提高人才培養質量和辦學水平的一項重大舉措。為項目準備提供重要平臺數據和原始資料的檔案管理部門承擔著不可或缺的角色。

關鍵詞：高職院校檔案工作;省級示范性項目;提供利用

中圖分類號：G47 ? 文獻標志碼：A ? 文章編號：1002-2589（2015）17-0205-02

省級示范性高職院校項目驗收是高職院校利用示范項目建設更新辦學理念、厘清發展思路，科學明晰辦學定位，不斷提高人才培養質量和辦學水平的一項重大舉措。學院于2014年12月接受了省教育廳專家組為期三天的考察，通過對學院上報的自評報告、自評材料、評估內容等材料進行審核、分析和現場考察驗收。通過項目驗收，筆者感到高職院校檔案在省級示范性高職院校項目驗收中起著至關重要的提供利用作用。

一、高職院校館藏檔案是省級項目驗收指標的重要支撐材料

安徽省教育廳、財政廳2014年印發的《關于開展省級示范性高等職業院校項目驗收工作的通知》明確把“人才培養目標、培養方案、教學運行、課程評價及畢業鑒定等主要教學環節”及“師資隊伍、課程、教學儀器設備、實踐教學基地、圖書資料等教學資源”作為驗收主要指標，而這些項目驗收需要以各立檔單位的檔案信息來支撐，驗收指標內容都要靠檔案事實來具體體現。學院示范院校建設項目辦公室根據省教育廳、財政廳《關于實施高等學校教學質量與教學改革工程的意見》精神和《關于開展省級示范性高等職業院校項目驗收工作的通知》等有關規定，結合學院實際，完善《安慶職業技術學院人才培養工作狀態數據采集與管理平臺》的最新數據，制定了《安慶職業技術學院迎接省級示范性高職院校建設項目驗收工作方案》、并對照項目建設方案和任務書進行自查，撰寫個性評估《自評報告》等一系項目驗收指標，明確各部門在每個時間節點要完成的具體任務。為此，各指標分解部門主動與院檔案館聯系，運用檢索工具，查找調閱檔案，三個多月，查閱檔案二百余人次，調卷二千三百多卷，復印檔案材料三千余張，其中示范院校建設項目辦準備的支撐材料就達到22盒，還有其他各系部準備的支撐材料都來源于學院綜合檔案館。省教育廳專家組三天現場考察評估期間，在審核學院提交的各項材料基礎上，除了深入訪談、聽課、開座談會外，用一整天時間對照《自評報告》來查閱項目驗收材料，重點是師資隊伍建設、人才培養目標、教學儀器設備、實踐教學基地、圖書資料等指標，而這些驗收項目正是高職院校檔案管理部門日常工作中依照國家教育部、國家檔案局制定的《高等學校檔案管理辦法》第十五條中的（三）學生類、（四）教學類、（五）科研類、（七）儀器設備類、（九）出版物類等分類標準所收集立卷的檔案材料。檔案因其獨有的真實性、原始性、系統性而成為專家組了解學校項目建設和自評情況的重要佐證材料，專家組通過這些原始翔實材料，掌握實際情況，對學院示范性項目建設情況進行評定。通過此次項目驗收，檔案提供利用功不可沒，檔案管理部門深受院、系領導的好評，也向專家組很好地展示出學校信息窗口。

二、省級示范性項目驗收推動高職院校檔案管理工作

（一）省級示范性高職院校項目驗收增強高校領導和教職工的檔案意識

省級示范性高職院校項目驗收既是一次檔案工作成果的驗收，又是一次對高職院校領導層面的檔案意識教育。檔案在這次示范性項目驗收中充分展示提供利用，贏得領導的高度關注和重視。目前，高職院校雖在辦學過程中存在資金緊張困境，但在檔案管理上舍得追加資金投入，添置設備，更新應用軟件，甚至一些條件較好的高職院校投巨資對館藏傳統紙質檔案全文掃描進行數字化處理;在檔案人員培訓方面，通過讓檔案人員參加各種業務交流和參觀學習，進一步提高檔案人員的業務素質。為配合此次省級示范性高職院校項目驗收工作，學院檔案館也新增一臺數碼復印機和一臺高配置電腦，檔案人員還參加了此次項目驗收前的業務培訓。領導的關心和支持，極大地調動了檔案工作者的積極性和主動性。所以，領導者的檔案意識增強，是搞好檔案管理工作的根本。

此次高職院校檔案工作在省級示范性高職院校項目驗收中所發揮的不可替代的作用，深深地影響到每個教師，增加了他們的檔案意識。自覺地將檔案管理意識與自己日常教學工作聯系起來，一些教師把自己多年珍藏的優秀教案、自編教材、教科研成果、學術論文、參與實踐活動的圖片、參加省級技能競賽的獲獎證書等這些平時很難收集到的材料交給院檔案館;院示范建設項目辦將此次驗收中匯編成冊的《安徽省示范性高職院校建設總結暨人才培養工作個性評估自評報告》《安慶職業技術學院專業結構調整與優化等十大整改項目》等整改材料移交給院檔案館，進一步豐富了學院檔案館藏。

（二）省級示范性高職院校項目驗收進一步推進高校檔案管理水平

可以說，省級示范性高職院校項目驗收工作是對高職院校檔案日常管理工作的檢驗，進一步推進高職院校檔案管理部門檔案材料的收集、整理、歸檔以及檔案材料的編研和檔案現代化管理水平的提高。

1.進一步強化歸檔材料的收集工作力度

目前，在高職院校檔案管理工作中，還存在著歸檔文件收集不規范的現象。為此，在迎接此次省級示范性高職院校項目驗收工作中，針對這些較為普遍存在的現象，加強檔案管理人員的業務培訓，完善制度，找出問題，分析問題和解決問題，保證做到檔案材料隨時作為佐證，隨時提供利用特點，顯示出檔案材料在日常收集工作的規范性和及時性。高職院校檔案管理部門及院系兼職檔案人員要注重平時檔案零星材料的收集積累，要深入到材料形成部門或個人中去收集檔案材料，不斷促進材料形成者的檔案自覺歸檔意識;檔案管理部門通過院系兼職檔案員，加強與各檔案形成部門的業務聯系，特別是處在教學一線的教務部門、學生管理部門、教科研等部門，通過業務指導、檢查和督促，使他們對歸檔材料有一個清晰的歸檔范圍;建立科學規范的檔案收集工作機制，健全檔案材料收集工作網絡，做到每個部門配備一名負責本部門檔案材料收集工作的兼職檔案人員，確保材料收集渠道暢通;主動邀請檔案人員參與本部門重大活動和工作部署，以利于他們對部門重大活動所形成的檔案材料能真實、完整、準確地收集，以滿足未來某項示范性驗收工作對檔案信息資源的需求。

2.進一步推進高職院校檔案編研工作

自教育部、國家檔案局《高等學校檔案管理辦法》實施以來，目前高職院校十大類檔案基本上都實現了集中統一管理。辦法第八條把“編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開發檔案信息資源”作為檔案管理工作的管理職責，由此可見，檔案編研在高職院校檔案管理中日益顯示出其重要性。高校的檔案資源全部集中于檔案館或檔案管理部門，使得檔案編研工作變得順暢。但目前因高職院校檔案管理工作在管理體制上還存在客觀和主觀因素，高職院校檔案編研工作的空間還有很大的挖掘潛力。

一是高職院校檔案材料集中統一管理，為編研工作提供充足素材，學校十大類檔案都可以進入編研人員的選材范圍，為此，編研人員要規劃出館藏檔案材料編研目錄，統籌分析各種類編研主題。二是高職院校檔案管理部門要加強與檔案材料的產生部門聯系，定期進行業務指導，定期進行檔案材料的收集，以此，不斷充實館藏檔案，形成豐富的檔案載體，為學校的編研工作提供多種多樣的檔案載體。三是隨著高科技的不斷發展和更新，計算機、多媒體、動漫以及圖像處理等技術也進一步用之于檔案管理和檔案材料的編研工作中，相比過去檔案材料的編研已是不可比似，因此，檔案編研人員必須掌握現代化檔案編研技術和方法。四是目前，高職院校檔案管理工作中信息化程度不斷深化，檔案材料收集手段不斷進步，各檔案源部門都實現無紙化辦公，檔案材料都變成數字化信息，所以，檔案編研人員要充分運用現代化的管理手段對收集的進館標準信息材料進行處理，甄別所需的編研檔案信息材料，在短時間內完成編研任務。

為今后給類似省級示范性項目和高職院校人才培養工作個性評估等驗收工作提供檔案信息服務，高職院校檔案管理部門要加強檔案編研工作，根據上級教育部門的評估方案、評估項目和評估要求編制各種檔案編研資料。高職院校檔案編研主要是自編為主，在檔案編研的準備階段，檔案工作者首先要熟悉本校的庫藏檔案結構、內容，針對上級教育部門的評估方案、評估項目和評估要求精心選擇最佳編研專題，編輯出符合學校教育教學發展的真實性和準確性強的編研成果。當前，高職院校檔案管理部門比較普遍存在人手緊、經費不夠的情況，在檔案編研工作過程中，應積極發揮二級院系基層檔案員的積極主動性，利用他們熟悉本部門各項業務，與他們一起共同探討檔案編研的選題、共同甄別材料的真實性，完成檔案材料的匯編工作，保證編研成果的實用性。我院檔案館結合本校的實際辦學情況，根據檔案檢索的要求，編制幾種簡便易查、切實可行的檢索工具，如總目錄、全引目錄、分類目錄、案卷目錄、文件字號索引等;還編制了《全宗介紹》《檔案室館藏指南》《安慶職業技術學院歷史沿革及現狀》《黨政管理制度匯編》《教科研及建設性項目總覽》《教學管理制度匯編》《安徽省示范性高職院校建設總結暨人才培養工作個性評估報告材料匯編》等等，這些編研成果對各類項目評估和驗收提供有效的利用，也進一步促進了分類檔案專題匯編工作。

3.加強檔案信息化建設

檔案信息化是網絡化、數字化、規范化的總成，涉及檔案管理、電子信息、網絡技術等專業綜合技術。2003年國家檔案局印發了《全國檔案信息化建設實施綱要》，綱要對檔案信息化建設提出了明確的目標和主要任務：“到‘十五末，各省、自治區、直轄市檔案部門要努力建設并投入使用一批內部局域網，基本實現檔案管理現代化和辦公自動化;依托當地電子政務建設工程，建立為各級黨政機關服務的檔案目錄信息中心，為逐步構建中國檔案文獻數據庫創造條件;依托公眾信息網，建立面向社會、服務公眾的檔案網站，逐步構建全國檔案工作信息網”;2004年安徽省檔案局也要求省內各單位檔案館、室盡快建立本單位的檔案主頁，實現檔案信息化、網絡化的管理和服務。學院檔案館于2010年設立自己的校園網，并與市檔案局網相連。高職院校檔案管理部門要利用校園網這個平臺，加快引進、科學使用檔案管理系統軟件，實現檔案的收集、歸檔、利用、統計等基礎工作網絡化管理，針對各項評估驗收項目體系建立與之相匹配的數據庫，最大限度地滿足驗收工作對檔案信息資源的需求。

高職院校檔案管理在省級示范性項目驗收工作中反映了高校檔案管理最終目的是服務于教學項目，教學項目驗收又推動高職院校檔案事業進一步發展。為此，檔案工作者要以項目驗收工作為契機，牢固樹立“檔案為教學提供高效服務”理念，加強自我業務修養，提高檔案管理水平，才能使高校檔案更好地服務各類教學評估驗收，實現檔案管理最終目的。

參考文獻：

[1]國家教委.普通高等學校檔案管理辦法[Z].1989.

[2]安徽省檔案局.檔案專業崗位培訓教程[Z].2007.

[3]安徽省教育廳、財政廳.關于開展省級示范性高等職業院校項目驗收工作的通知[Z].2014.