文秘語言藝術的基本原則

劉敬

文秘工作人員無論是在政府行政部門還是在企事業單位，都發揮著舉足輕重的作用，這是因為文秘工作在整個工作系統中起著承上啟下的作用，其主要任務就是上傳和下達，這就對文秘工作人員的綜合素質提出了很高的要求，其中語言素質極其重要。文秘人員工作過程中在語言藝術方面必須遵循一定的原則，做到善于說話，會說話，才能充分體現文秘工作的藝術性。

隨著改革開放的深入和市場經濟的發展，傳統的“謹言慎行”觀念受到挑戰，“善言敏行”的意識逐漸在人們頭腦中形成。尤其在文秘工作中，書部門素有“門面”、“窗口”之稱，秘書人員要與組織內外、上下、左右的人員互相傳遞信息、交流思想、協調關系；群眾來訪、洽談工作等大都要由秘書部門出面協調，人們從一個單位文秘人員說話的態度、方式等方面可以衡量這個單位的工作水平，文秘人員的語言在一定程度上影響著一個單位在公眾心目中的形象。由此可見，文秘人員掌握一定的說話藝術顯然是非常重要的。然而，說話并不如想象的那樣簡單，說話是一門科學，有其規律和要求；說話也是一門藝術，要把話說得有水平，還要遵循如下原則。

口語表達要規范

秘書在口語表達時如果用自然、和諧、穩重的語調，必將給人留下美好的印象，切忌拿腔作調、盛氣凌人、嘩眾取寵。有的文秘人員喜歡讓別人看到自己的長處，了解自己的優點，在這種心理支配下口若懸河，毫無節制地自我賣弄，這樣輕重倒置，既引起別人的反感，又直接影響了工作的順利開展。

因此，文秘工作人員必須要養成良好的表達習慣，在表達時要注意語言通順、流暢，避免語言障礙。要做到規范表達，首先必須注意詞語的積累，做詞語的“富翁”，要注意防止出現詞語搭配不當的現象。其次，要講普通話，普通話是全民語言，能消除地域障礙，還要做到言簡意達，同時必須去掉口頭上的語病，一些不良的語言習慣往往不同程度地影響語意的表達。最后，還要掌握好語速，如果忽快忽慢，快慢錯位，自然會影響表達效果，適當的語速表達更容易讓人接受，留下良好的印象。秘書在說話時遵循以上口語表達技巧，無疑會增加說話的吸引力，給人穩重、自信、聰穎之感，從而推進工作的順利進行。

表達內容要真實，杜絕虛假奉承

秘書作為領導的參謀、助手，工作在領導身邊，直接為領導服務，無論是提供信息、協調矛盾，還是處理日常事務、輔助決策，必須以辯證唯物主義為思想武器，嚴格講求真實杜絕虛偽。不論情況是好是壞、是喜是憂，都應如實地向組織和領導反映，有時候，壞的信息對領導的決策更為重要，它能幫助領導認清形勢，及時采取應對措施。

例如美國前總統卡特在競選總統時，他的高級參謀就曾提醒他：每三個選民中幾乎有兩個拒絕他當總統，卡特在了解了真實的情況之后及時采取措施，最終當選了美國第三十九屆總統。事實證明，秘書只有處理好報喜與報憂的關系，如實反映情況，才能保證領導決策的正確。另外，當領導工作中出現失誤與缺點時，如何規勸和提醒領導更需講究藝術。這方面古代的幕僚謀士有許多成功的經驗可供借鑒。漢成帝的老師張禹倚仗皇帝的庇護，飛揚跋扈、貪贓枉法，朝廷無人敢彈劾他。諫官朱云冒死向皇上列舉了張禹的幾大罪狀，要求皇上依法處斬，漢成帝不僅沒有責備張禹，反而下令將朱云斬首。朱云手抓殿中的欄桿面對成帝寧死不屈，慷慨陳辭：“我死不足惜，但你圣明的君主為何竟讓這樣的貪官做老師？”漢成帝終于認錯并處斬了張禹。可見，秘書不僅要“敢言”，還要“巧諫”。而在現實生活中有的秘書卻不從實際出發，擅長于說假話，一味地在領導耳邊吹噓奉承，這樣做必然引起群眾反感，不僅沒能給領導減輕負擔，反而給領導幫了倒忙。因此，文秘工作人員必須恪守職責，為領導提供最真實有用的信息。

注重效率，表達要簡明

時間就是金錢，效率就是生命。現代社會生活節奏越來越快，秘書工作比任何時候都講究效率，要提高工作效率必須做到說話簡潔明確。秘書要順應時代潮流講“短話”，把話說得簡潔明確一些，盡可能以少量的話語傳達更豐富的信息，文秘說話要為聽者著想，不能浪費對方的時間。周總理就要求他的秘書在向他口頭匯報工作時，用兩三句話講清一個問題，這樣，一來可為領導節省寶貴的時間，二來不至于讓廢話淹沒主要問題，影響匯報工作的效果。因此，為了提高說話的效率，秘書在說話時還應注意少用修飾語、倒裝句，不用隱晦、艱澀的詞句， 不帶“ 這個” 、“ 那個” 、“然后”等口頭禪，做到通俗易懂、直抒胸臆。快節奏的現代社會生活要求文秘做到長話短說，說話時分清主次詳略。要做到長話短說、簡明表達并非易事，秘書可以通過限制說話時間、創造說短話的語言環境等方法，提高簡明表達的能力，從而提高說話效率和工作水平。

隨機應變

應變能力是文秘人員必備的基本能力，體現在語言表達上即為靈活多變。但是這里的意思絕不是見風使舵、投機取巧、八面玲瓏，而是在特定的語境中，使語言處于優化狀態。文秘工作的被動性和隨機性，決定了文秘說話語境的千變萬化，且經常出現始料未及的情況，這就需要文秘人員能夠根據不同的場合、對象調整自己的說話內容、說話方式，能機敏、靈活、巧妙地應付出現的意外情況。無論在何種情況下，秘書說話時一定注意遵循以下原則：要把握分寸、注重措詞，對重要問題的說明，特別是對人和事的定性，用語一定要慎重；要委婉含蓄、文明禮貌，注意增強語言的親和力，切忌武斷、生硬，以免影響人際關系；要運用恰當的語言，看準語境，當講時必須講，不當講時一定不講。另外，秘書在工作中有時難免會遇到一些修養差、偏激執拗或有意刁難、出言不遜，或自以為是、無事生非、故意添亂的人，接待這些人的時候，文秘工作人員不能自亂陣腳，而應力求做到處變不驚、鎮定自若、沉著，用語言藝術征服對方。

（作者單位：石家莊科技工程職業學院）