Word“樣式與格式”在排版中的妙用

隨著對Word文檔的接觸，我們不會再僅僅滿足于只是把文字敲進文檔，而是會對文檔的樣式和美觀有更多的要求。在不懂得使用專業的排版工具時，我們用最簡單的Word文檔排版，也可以完成這些要求。Word的基本排版功能有樣式、章節編號、圖片和表格、頁碼以及頁眉和頁腳。對它們有一個基本的了解，加以適當的練習，以后排版文章就可以很快搞定了。

很多朋友都見到過Word的“樣式與格式”功能，但是大多數朋友可能還是更習慣于使用格式刷來批量設置文本格式，詢問他們時，都會得到“Word樣式沒有格式刷用起來方便……”這樣的答復。其實這是由于大家對Word樣式的功能了解不深所致。

妙用一：快速同步同級標題的格式

大家對編排長篇文檔比較犯怵，原因大體有兩個，首先是手工在長篇文檔中查找同級標題并設置好標題格式，本身就是個麻煩的事情；再者，如果需要將某一級別的標題字體換一下，如果用格式刷的話，不僅效率低下，而且還容易遺漏。其實，如果我們事先使用了“格式與樣式”功能（如圖1），這些問題就能輕松地迎刃而解了。

一. 快速套用現有標題樣式

1. 編輯完成后套用樣式

這種方法非常類似于平時的格式刷使用，需要先將標題選中，然后再點擊“樣式與格式”窗格中的相應樣式即可。雖然設置好樣式后可以方便地快速修改同級標題格式，但要將所有同級標題從偌大的文章中找出也要花費大量的時間。那么下面要介紹的第二種方法就顯得實用多了。

2. 編寫文件時套用樣式

這種方法可以讓我們一邊編寫文件一邊設置樣式，為了加快操作效率，可以給每個樣式設置一個快捷鍵。

1）點擊“樣式與格式”窗格中第一個樣式后面的菜單按鈕，執行“修改”命令。

2）然后在彈出的“修改樣式”窗口中點擊“格式”按鈕→“快捷鍵”命令（如圖2）。

3）將鼠標定位于“請按新快捷鍵”一欄，為它設置一個快捷鍵后點擊“指定”按鈕即可。

4）以此類推，為其他樣式也設置好相應的快捷鍵。

二. 快速修改同級標題樣式

不過，剛才使用的還都是Word默認的一種比較簡陋的樣式，如果我們對標題格式有著特殊的要求，其實也是可以自定義樣式并同步更新的。

1. 手動更新同級標題

首先，按照自己的要求對標題設置一個新格式，然后再點擊它所屬樣式的菜單鈕，執行“更新以匹配選擇”命令（如圖3）。此時你便會發現，文檔中所有使用了該樣式的標題（同級標題）會馬上同步換成新樣式。

2. 自動更新同級標題

而如果你覺得每次都這樣手動更新太麻煩的話，Word還支持一個自動更新樣式的功能，用起來更加方便。

同樣，先點擊樣式窗格中一個樣式的菜單鈕，執行“修改”命令。然后，在彈出的所示“修改樣式”窗口中勾選“自動更新”一項，點擊“確定”按鈕（如圖4）。

這時，當我們對這個級別的標題進行格式修改時，無須點擊“更新以匹配選擇”即可馬上將樣式同步到其他標題上，操作更加方便。

妙用二：快速在文檔中定位

Word的樣式功能除了能夠快速同步標題格式以外，還能借助“文檔結構圖”功能幫助我們在文檔中迅速定位。

使用方法很簡單，只要點擊“視圖/文檔結構圖”命令，那么一個類似于文章目錄的窗口便出現在了畫面左側。點擊其中的標題即可快速跳轉到相應的內容區，就像使用Web導航頁面一樣方便（如圖5）。

妙用三：方便生成文檔目錄

不過上例的文檔結構圖只能在使用電腦瀏覽文件時方可生效，如果想讓打印出來的文件也能快速查找，恐怕就只能借助于文檔目錄了。值得慶幸的是，如果在Word中設置了樣式以后，繁瑣的目錄制作過程就會變得非常輕松。

一. 快速建立目錄

1. 點擊“引用/插入/插入目錄”命令（如圖6），彈出“目錄”窗口。

2. 確保窗口中“格式”一欄選擇為“來自模板”，然后點擊“確定”按鈕。

3. 此時，文章的開頭便會自動生成一個目錄。而且值得一提的是，這個目錄除了能夠直接打印出來以外，還能在通過電腦瀏覽文件時，用“Ctrl鍵+相關目錄項”來實現內容的快速跳轉，效果類似于上面介紹的“文檔結構圖”。

不過，可能我們也會不滿意Word所默認的目錄級別，這時可以由我們自已定義。點擊“工具/插入目錄”命令，在“目錄”窗口中選擇好新的級別，然后點擊“確定”按鈕即可更新整個目錄了（如圖7）。

二. 快速更新目錄

隨著編輯的深入，有時我們會對文章添加或刪除一些段落，這樣就可能導致目錄的頁碼與實際位置不符，此時就要利用Word的目錄更新功能了。使用方法很簡單，只要先將鼠標定位于目錄之中，然后右擊并執行“更新域”命令，再選中“更新整體目錄”單選項后確定即可，這時Word會僅更新目錄中的內容，達到快速更新目錄的目的（如圖8）。

Tips

有些朋友在自己的電腦上可能找不到“插入目錄”這個命令，這一般是由于用戶沒有默認安裝此功能所致，此時可以點擊“視圖/工具欄/自定義”命令，在彈出的窗口中再選中“插入”類別，然后從右側窗格中找到“插入目錄”菜單項，將其手動拖拽到“插入”菜單中即可。

寫在最后

寫到這里，關于“樣式與格式”在排版中的妙用就給大家介紹完了，不知你有沒有豁然開朗的感覺？其實，在我們的Word之中，還有好多像“樣式與格式”這樣值得學習的好功能，正確地了解并掌握這些功能，可以幫助我們更快更好地完成文檔的編制，提高自己的工作效率。