馬麗
摘 要:隨著網絡信息時代的到來,電子檔案管理的優勢逐漸顯現,能夠更加適應當今時代的檔案管理工作,加強對電子檔案的管理,是目前檔案工作信息化的必然選擇。
關鍵詞:電子檔案;檔案管理;
文章編號:1674-3520(2015)-09-00-01
一、電子檔案的基本要求
(一)完整性。電子檔案與其他文書檔案一樣,由于組織機構不同,制言語主、發文、收文、整理的要求亦有所不同;由于行業不同,規格、形式、期限、組盤的方式亦有所不同;由于專業技術水平不同,有關人員知識、技能、方法的標準亦有所不同。而且在基建、設備、科研、房地產等領域,內部文件、外來文件、審批文件、評審驗收文件,經常處于滾動狀態,如不及時整理歸檔,可能會使信息資料失散,造成檔案不完整。特別是電子管理部門立體交叉,工作人員結構復雜,管理形式多樣,也會導致電子檔案的不完整,針對以上情況,我們必須提高認識,端正態度,采取有效措施,確保電子檔案的完整性。
(二)原始性。電子檔案不同于紙質檔案材料,電子檔案的生成往往是“由實變虛”致使“原始狀態”失真,尤其是在電子檔案的生成、傳輸、接收、儲存的過程中,它既是原始的,又是復制的,它不同于紙質檔案的原始性。各種各類的電子文書檔案,特別是制作磁盤、光盤、磁帶、影像時必須保證電子檔案的原始性。
(三)真實性。電子檔案可被原樣復制,亦可在復印中變質,而且被修改后不會留下痕跡,所以在電子檔案的建立、檢查過程中必須保證其真實性。……