努麗扎·哈不都哈帕爾
摘 要:電子文件的檔案管理工作已經成為國家檔案工作、國家電子政務建設的重要組成部分,做好電子文件的檔案管理工作,有助于從源頭上規范電子文件的形成、管理、歸檔;有利于國家記憶的長久傳承;應為電子文件的檔案管理工作提供更高的使用價值和基本條件。在進行電子文件檔案整理時,首先將電子文件收集好,然后建立數據庫,最后將電子文件按確定范圍、明確時間、制定規范及選擇載體四個環節歸檔。
關鍵詞:電子文件;檔案管理;
文章編號:1674-3520(2015)-09-00-01
一、電子文件的重要性
首先,做好電子文件的檔案管理工作有利于國家信息化建設的健康發展。近二十年來,電子信息技術取得飛速發展。辦公自動化、標準化、網絡化日趨完善,文件從產生至處理結案幾乎可以不使用紙和筆。因此,電子文件的檔案管理工作已經成為國家檔案工作、國家電子政務建設的重要組成部分。其次,電子文件的檔案管理工作做得如何將直接影響電子檔案的真實、完整、長期可讀。電子文件同紙質文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。而電子文件的處置階段即是文件歸檔,應由檔案部門進行集中統一管理歸檔,這是《中華人民共和國檔案法》規定的有關要求,也是電子文件形成的必然選擇,有利于國家記憶的長久傳承。最后,做好電子文件的檔案管理工作,可以更加準確、快捷、安全、完整地向用戶提供各種方式的服務,滿足用戶需求,也可及時發現利用系統中的弱點與不足,調整和改進工作方法或技術措施,使電子文件檔案信息最大程度的被利用起來,為電子文件的檔案管理工作提供更高的使用價值和基本條件。……