電子文件檔案管理之我見

努麗扎·哈不都哈帕爾

摘 要：電子文件的檔案管理工作已經成為國家檔案工作、國家電子政務建設的重要組成部分，做好電子文件的檔案管理工作，有助于從源頭上規范電子文件的形成、管理、歸檔；有利于國家記憶的長久傳承；應為電子文件的檔案管理工作提供更高的使用價值和基本條件。在進行電子文件檔案整理時，首先將電子文件收集好，然后建立數據庫，最后將電子文件按確定范圍、明確時間、制定規范及選擇載體四個環節歸檔。

關鍵詞：電子文件；檔案管理；

文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01

一、電子文件的重要性

首先，做好電子文件的檔案管理工作有利于國家信息化建設的健康發展。近二十年來，電子信息技術取得飛速發展。辦公自動化、標準化、網絡化日趨完善，文件從產生至處理結案幾乎可以不使用紙和筆。因此，電子文件的檔案管理工作已經成為國家檔案工作、國家電子政務建設的重要組成部分。其次，電子文件的檔案管理工作做得如何將直接影響電子檔案的真實、完整、長期可讀。電子文件同紙質文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。而電子文件的處置階段即是文件歸檔，應由檔案部門進行集中統一管理歸檔，這是《中華人民共和國檔案法》規定的有關要求，也是電子文件形成的必然選擇，有利于國家記憶的長久傳承。最后，做好電子文件的檔案管理工作，可以更加準確、快捷、安全、完整地向用戶提供各種方式的服務，滿足用戶需求，也可及時發現利用系統中的弱點與不足，調整和改進工作方法或技術措施，使電子文件檔案信息最大程度的被利用起來，為電子文件的檔案管理工作提供更高的使用價值和基本條件。……