對中小企業采購過程中內部控制的問題分析

劉海云

摘 要：采購在中小企業的運行中占據重要的地位，是各個部門展開運作的前提基礎，也是企業管理中最容易被忽視、調控力度最小的環節。采購往往能夠體現一個企業的綜合能力和企業文化。采購的產品質量低下、價格高會影響企業的生產發展，這是由于缺少內部調控導致的，勢必會給中小企業帶來生存與發展的危機。所以，對企業采購過程中內部控制的問題進行分析以及對問題加強控制具有很大的意義。

關鍵詞：中小企業；采購過程；內部控制

中小企業在運行管理過程中，及其容易減少對其采購過程進行內部控制，這就造成了采購成本過高且物品質量低下，貪污腐敗現象嚴重等弊端，危機企業生存發展。顯然，加強對企業采購環節內部調控具有深刻意義，立足采購環節，分析研究由于疏忽內部調控可能引發的問題就更具有社會意義。通過對企業問題的研究分析，建立一套有效預防問題出現的對策與機制，避免企業危機的爆發。

一、分析采購環節內部控制的意義與背景

1.采購環節內部控制的背景

小企業由于剛剛開始運作，資金技術比較緊張，各個部門的管理都需要投入大量的心思與人力，職員往往兼任多個職位工作，顧此失彼，比較容易忽視對這一環節的內部控制，也理解不了內部控制對企業發展生存的意義。受當前經濟發展局勢的影響，中小企業在運行過程中忽視內部控制的現象越來越突出，尤其在采購環節方面更為嚴峻。如果企業的采購環節缺少內部控制，容易使負責采辦的相關職工心生貪念，私吞部分采購資金，用低質量、低價格的采購品代替原本的高質量產品，造成腐敗現象滋生，給企業的生產與運作帶來空前危機。

2.采購環節內部控制的意義

采購可以說是保證中小企業健康運行的前提條件，它反應一個企業人力資源能力、市場應變能力以及價值轉化能力。它是中小企業對外保持密切聯系，進行資金周轉、社會消息交流和物流運輸的重要體現，是企業血液的重要組成因素。加強采購環節的內部調控，能夠從源頭減少腐敗現象，遏制危機的產生。通過內部調控，有利于明晰職工的職責分工、企業產品質量，提高各部門的工作效率，減少企業投資的風險，促進中小企業的健康成長。

二、采購過程中內部控制的問題分析

1.采購過程中內部控制的問題分析

資金預算、采購、檢驗查收和支出及財政管理等幾個方面構成了一個完整的采購過程。這也是中小企業由于疏忽管理，加強內部控制容易出問題的幾個環節。采購預算是指采購部門根據企業的計劃和實際情況，對相應產品資料的需求列出清單，預算出購買這些資料所需要花費的經費；采購是一個流程，也是采購過程的重點，它主要對采購什么、向誰采購、產品質量價格如何進行思考，然后完成采購任務；檢查驗收是指對采購的成品進行質量產品檢測，然后入庫的一個流程；支出及財政管理是指對采購中的經費進行記錄，生成數據入檔。采購過程中如果沒有加強內部控制，往往容易造成這幾個方面的問題：第一，采購的預算沒有控制好，超出預算控制，或者出現重復購買產品、產品購買數量超額，多花費了一些不必要的經費，造成浪費；第二，采購人員沒有對采購時間、地點和數量做出決定，盲目采購，甚至是鉆忽視內部控制的漏斗，將采購的部分金額收入囊中，滋生腐敗；第三，中小企業驗收環節缺少相關負責人員，驗收工作通常有倉庫人員代勞，對驗收過程中發現的問題沒有及時上報解決，導致原材料質量得不到保證，影響產品質量；第四，這一過程關系到企業資金問題，中小企業及其人員發生沒有單據或者單據缺失就付款，對付出款項賬目不明確以及沒有及時做好登記等問題現象。

2.采購過程中內部控制的對策

針對上述中小企業采購過程中內部控制出現的問題，應對中小企業的各個采購流程進行嚴厲地控制，并建立預算控制、購后退貨、請購控制、質量控制、價格詢問、不相容責任崗位分離以及采購合同等制度進行制約。解決采購過程中出現的問題的有效措施主要有：第一，采購時由有需要的部門列出清單，建立責任制采購預算制度，并將責任追究到個人身上；第二，采購負責人要對采購商家進行多次詢價，做到貨比三家，采用最合適的商家進行采購，這一流程需要建立詢價制度和請購控制制度來保障；第三，產品質量的驗收，要將職員的工作職責分離，需要有相關專業的工作人員來進行，并對驗收的結果做好報告，對于質量不好的產品要制定退貨制度，將責任歸到個人身上，依據制度承擔后果；第四，財政管理部門需要在收到發票和相關單據后，才能對采購人員的支出進行報銷，支出報銷以后要保留采購的單據，并做好歸類，以用于下次采購做產品質量價格比較。中小企業采購過程涉及人員多，因此內部控制的問題也比較繁瑣，要推行責任制將相關控制點落實到每個人身上，及時加強各個部門的溝通與交流，保證采購過程的順利進行，確保采購產品品質。

三、結語

采購環節是中小企業控制意識最薄弱的環節，但它卻關系企業的前程命運。因此，要加強對采購過程的內部控制，來預防企業危機的爆發。加強企業的內部控制主要通過橫向的控制采購流程和縱向的采購制度來進行，將采購流程的每個控制點落實到實處，推行責任制將相關責任追究到每個負責人身上，建立長久、有效的內部控制機制，促進企業文化的健康發展，使中小企業能夠及時防范風險、穩定地成長。

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