淺談加強(qiáng)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作

張玉英

摘 要：水利工程檔案如實(shí)地反映了水利工程建設(shè)管理的全過(guò)程，是水利工程建設(shè)每個(gè)階段中各項(xiàng)計(jì)劃、決策的重要憑證和依據(jù)，對(duì)水利工程的安全運(yùn)行和充分發(fā)揮效益至關(guān)重要，水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案。

關(guān)鍵詞：水利工程；檔案；質(zhì)量問(wèn)題；對(duì)策

水利工程檔案工作是水利工程建設(shè)與管理的重要組成部分。水利工程檔案主要形式有文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。在文件材料的收集、整理中應(yīng)符合《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328—2001）和《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822—2008）等要求。作為水利工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的真實(shí)記錄，項(xiàng)目檔案不僅是全面鑒定工程質(zhì)量，總結(jié)工程建設(shè)工作經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)的重要依據(jù)，也是工程管理、維修的重要依據(jù)。現(xiàn)就如何加強(qiáng)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作談幾點(diǎn)意見(jiàn)。

1 建立健全與企業(yè)相適應(yīng)的管理網(wǎng)絡(luò)和規(guī)章制度，對(duì)工程檔案的質(zhì)量問(wèn)題解決起推進(jìn)作用

合理的檔案管理網(wǎng)絡(luò)是工程檔案事業(yè)發(fā)展的重要條件。現(xiàn)如今我們?cè)谠簝?nèi)部建立起與各企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)有發(fā)展相適應(yīng)的一個(gè)綜合檔案管理網(wǎng)絡(luò)，將各企業(yè)已經(jīng)形成的各類(lèi)檔案資料進(jìn)行分類(lèi)、收集、集中，并把基礎(chǔ)管理工作納入各項(xiàng)目管理程序，實(shí)行同步及協(xié)調(diào)管理，隨著項(xiàng)目建設(shè)的展開(kāi)而開(kāi)展檔案工作，同時(shí)把檔案工作網(wǎng)絡(luò)擴(kuò)展到項(xiàng)目參建的每一個(gè)單位，建立網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系人。

針對(duì)我院各類(lèi)文檔數(shù)量的不斷增多，網(wǎng)絡(luò)媒體的信息化傳播，對(duì)水利工程檔案管理工作中的質(zhì)量問(wèn)題及對(duì)策實(shí)行以下措施：

工程科技檔案如實(shí)的反映了工程建設(shè)管理的全過(guò)程，是工程建設(shè)每個(gè)階段中各項(xiàng)計(jì)劃、決策的重要憑證和依據(jù)，其工程科技檔案的質(zhì)量問(wèn)題和主要原因有：

1.檔案文件原件不齊全。工程勘察設(shè)計(jì)單位的檔案人員不重視管理文件的收集、整理，有些工程文件多數(shù)是復(fù)印件，這很可能導(dǎo)致勞資糾紛。

2.工程質(zhì)量評(píng)定表書(shū)寫(xiě)筆跡不規(guī)范。工程質(zhì)量評(píng)定表書(shū)寫(xiě)筆跡龍飛鳳舞、隨意涂改，簽證筆記混亂（有用純藍(lán)墨水、藍(lán)黑墨水、圓珠筆、鉛筆等），給后期竣工文件編制工作帶來(lái)困難。

3.工程施工質(zhì)量評(píng)定表簽證不規(guī)范。一些分部工程和單位工程的施工質(zhì)量評(píng)定表中項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人與項(xiàng)目經(jīng)理沒(méi)有簽名，監(jiān)理工程師與總監(jiān)也沒(méi)有簽名，沒(méi)有填寫(xiě)工程質(zhì)量評(píng)定意見(jiàn)和評(píng)定時(shí)間。部分質(zhì)量評(píng)定表中的單元、分部、單位工程名稱不統(tǒng)一、樁號(hào)、高程、工程量等與實(shí)際不符。

4.工程驗(yàn)收鑒定書(shū)內(nèi)容描述不清楚，格式不合要求。部分工程驗(yàn)收鑒定書(shū)內(nèi)容描述過(guò)于簡(jiǎn)單，交代不清，存在缺項(xiàng)。此外，A4、16開(kāi)、32開(kāi)等紙張規(guī)格不同程度的混用，頁(yè)面的上下左右邊設(shè)置不合理，無(wú)法統(tǒng)一規(guī)范裝訂組卷。

以上水利工程檔案的質(zhì)量問(wèn)題主要原因是：（1）工程建設(shè)人員檔案意識(shí)薄弱，對(duì)工程檔案質(zhì)量的檢查把關(guān)不嚴(yán)；（2）工程檔案文件標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范學(xué)習(xí)培訓(xùn)不力；（3）檔案管理制度沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行。

因此，對(duì)水利工程檔案管理工作不僅是對(duì)水利工程設(shè)計(jì)、施工質(zhì)量的評(píng)定、驗(yàn)收等方面起著十分現(xiàn)實(shí)作用，而且為工程投產(chǎn)后運(yùn)行、維護(hù)、管理、改擴(kuò)建和技改等方面提供重要的依據(jù)，本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來(lái)著想”的宗旨，我們應(yīng)該大力提高水利工程檔案管理工作質(zhì)量意識(shí)；建立健全水利工程檔案管理工作制度，落實(shí)專(zhuān)人負(fù)責(zé)；提高水利工程檔案編制人員的業(yè)務(wù)水平；把水利工程檔案的質(zhì)量納入工程質(zhì)量管理程序；做到歸檔工程文件立卷符合有關(guān)規(guī)定，資料分類(lèi)科學(xué)化，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。同時(shí)，完善的規(guī)章制度是促進(jìn)企業(yè)檔案管理上等級(jí)的根本保證。

2 堅(jiān)持不斷開(kāi)發(fā)檔案信息資源，提高重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案的利用價(jià)值

隨著社會(huì)的發(fā)展，各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息資源的需求不斷增大，檔案工作已從傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理方式向全面的檔案信息服務(wù)方向轉(zhuǎn)變。它既負(fù)責(zé)工程檔案的收集、保管和提供利用，直接為工程建設(shè)的各項(xiàng)工作提供檔案服務(wù)，又對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目的檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行指導(dǎo)，為項(xiàng)目參建單位檔案管理提供技術(shù)服務(wù)。積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，并與市場(chǎng)流通有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，才能有效地搞好綜合服務(wù)。

檔案事業(yè)作為時(shí)代文獻(xiàn)信息事業(yè)的有機(jī)組成部分，其發(fā)展至今已進(jìn)入檔案信息管理和檔案信息服務(wù)的新階段。我院自60年代起就在瑪納斯河上開(kāi)展水利工程項(xiàng)目工作，70年代建設(shè)開(kāi)發(fā)了瑪河二、三、四、五級(jí)引水式電站，于1995年完成了瑪納斯河山區(qū)河段的流域規(guī)劃工作，2000年完成了《瑪納斯河肯斯瓦特水利樞紐工程地質(zhì)勘察報(bào)告》（項(xiàng)目建議書(shū)階段），2009年完成了《瑪納斯河肯斯瓦特水利樞紐工程地質(zhì)勘察報(bào)告》（初設(shè)階段），2012年瑪納斯河肯斯瓦特水利樞紐工程正式投入施工建設(shè)。在歷經(jīng)40多年的水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)工作，在逐步建立健全水利工程檔案管理工作制度的保證下，使我院幾代設(shè)計(jì)人的理想最終變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。因此，堅(jiān)持不斷開(kāi)發(fā)檔案信息資源，是提高重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案利用價(jià)值的工作途徑。

3 加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、為水利工程項(xiàng)目檔案工作夯實(shí)堅(jiān)固的后盾

為了全面規(guī)劃水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，提高現(xiàn)代管理水平，企業(yè)檔案部門(mén)必須要立足于檔案的基礎(chǔ)建設(shè)，按照業(yè)務(wù)規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)的要求，抓好工程檔案材料的形成、積累、立卷、歸檔、管理和開(kāi)發(fā)利用。根據(jù)檔案整理規(guī)范，組卷必須遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，注重歸檔資料的行為規(guī)范；分類(lèi)科學(xué)，組卷合理，法律文件手續(xù)齊備，符合檔案要求。只有加強(qiáng)項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平，才能為水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作夯實(shí)堅(jiān)固后盾。

4 提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是加強(qiáng)水利工程項(xiàng)目檔案管理的基本要求

檔案工作服務(wù)質(zhì)量的好壞，檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)是關(guān)鍵，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，“以人為本”充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，是加強(qiáng)水利工程項(xiàng)目檔案的基本要求。

一是加強(qiáng)對(duì)工程科技檔案法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的宣傳工作，提高全社會(huì)的檔案意識(shí)和法律意識(shí)。信息社會(huì)對(duì)信息傳播也是迅捷的，我們要充分利用報(bào)刊、廣播、電視等各種宣傳渠道及時(shí)將水利工程檔案的有關(guān)信息在我院進(jìn)行全面?zhèn)鞑ィ貏e是建立安全的院內(nèi)網(wǎng)絡(luò)信息共享平臺(tái)---水利工程檔案專(zhuān)業(yè)網(wǎng)站，通過(guò)人機(jī)互通，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)交流，及時(shí)溝通信息，完善水利工程科技檔案的管理工作。二是培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍。這就要求對(duì)檔案管理人員要定期參加專(zhuān)業(yè)理論學(xué)習(xí)，懂技術(shù)、會(huì)管理、業(yè)務(wù)精，并取得相應(yīng)的管理資質(zhì)、持證上崗；三是定期舉辦水利工程工檔案管理的集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)，做好各種文件、標(biāo)準(zhǔn)的院內(nèi)安全網(wǎng)絡(luò)信息講解、培訓(xùn)工作。

與其他檔案相比較，水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案具有成套性、專(zhuān)業(yè)性和動(dòng)態(tài)性。成套性與專(zhuān)業(yè)性以總體的程序和專(zhuān)業(yè)技術(shù)內(nèi)容相銜接。構(gòu)成一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目檔案的整體性、動(dòng)態(tài)性則體現(xiàn)在反復(fù)利用，反復(fù)修改，只有到了驗(yàn)收，才能相對(duì)穩(wěn)定，這時(shí)作為基本建設(shè)項(xiàng)目檔案工作也就基本完成了。在整個(gè)工程檔案管理過(guò)程中，檔案人員必須及時(shí)做好平時(shí)的資料整理，積累經(jīng)驗(yàn)，豐富自己的專(zhuān)業(yè)水平，為檔案的入室質(zhì)量打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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