Excel財(cái)務(wù)報(bào)表在局域網(wǎng)中協(xié)同應(yīng)用研究

徐偉麗 宋傳磊

摘 要：本文就多人協(xié)同完成同一Excel工作簿的編輯修訂問題，結(jié)合具體案例進(jìn)行了分析探究，并提出了具體的解決方案，力求使財(cái)務(wù)協(xié)同工作更加科學(xué)高效。

關(guān)鍵詞：局域網(wǎng)；Excel工作簿；共享

在日常生產(chǎn)和生活過程中，諸多Excel財(cái)務(wù)類報(bào)表如果需要上級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)審閱或者要批閱他人的工作簿，更甚者報(bào)表中某些數(shù)據(jù)需要相關(guān)部門親自填寫，這就需要在局域網(wǎng)中共享工作薄，以實(shí)現(xiàn)多人協(xié)同辦公。

在局域網(wǎng)中共享文檔的常用方法是將要共享的文檔存放到已在局域網(wǎng)中共享的文件夾中，讓局域網(wǎng)中的其他用戶使用，但如果設(shè)為只讀共享，其他用戶只能以只讀方式打開瀏覽該文檔，如果設(shè)為完全共享，其他用戶雖然可以將所做的修改保存到共享文檔中，但從安全和保密角度來考慮是不可靠的。但通過研究發(fā)現(xiàn)，只要正確合理使用Excel的共享工作簿功能，當(dāng)前問題就可以解決了。合理設(shè)置，其他用戶所做修改信息將保存在共享工作薄中，共享者可以同意或拒絕用戶做出的修改。

本文通過講解在局域網(wǎng)中共享Excel工作簿，來詳細(xì)研究并闡述在局域網(wǎng)中共享與修訂共享工作薄的方法。首先需要將工作簿設(shè)為共享狀態(tài)，再將該工作簿文件存放在局域網(wǎng)中其他用戶可以共享訪問的文件夾中。具體操作設(shè)置如下。

啟動(dòng)Excel 2010應(yīng)用程序并打開共享編輯的工作簿文件。選擇“審閱”選項(xiàng)卡，單擊 “共享工作簿”命令按鈕，打開“共享工作簿”對(duì)話框。選擇“編輯”選項(xiàng)卡，選中“允許多用戶同時(shí)編輯，同時(shí)允許工作簿合并”復(fù)選框。選擇“高級(jí)”選項(xiàng)卡，在“修訂”信息欄中選擇“保存修訂記錄”；在“更新”信息欄中設(shè)置更新工作簿的方式——自動(dòng)更新間隔，保存本人的更改并查看其他用戶的更改；同時(shí)設(shè)置“用戶間的修訂沖突”為“詢問保存哪些修訂信息”，如圖1所示。單擊“確定”按鈕，該工作簿在窗口標(biāo)題欄中將顯示“共享”信息。

圖1 “高級(jí)”選項(xiàng)卡

為了信息的安全，進(jìn)而方便查看修訂者信息，可以設(shè)置將某人的修訂突出顯示或指定突出顯示的項(xiàng)。選擇“突出顯示修訂”命令，打開該對(duì)話框，選擇“編輯時(shí)跟蹤修訂信息，同時(shí)共享工作簿”，“修訂人”項(xiàng)目選擇“除我之外每個(gè)人”，在“位置”項(xiàng)中可以指定突出顯示的單元格區(qū)域，選擇“在屏幕上突出顯示修訂”，如圖2所示。

圖2 “突出顯示修訂”

共享工作簿可以接受或拒絕某處的修訂。對(duì)工作簿經(jīng)過以上的設(shè)置處理，共享該工作簿的用戶對(duì)其他用戶做出的修訂可以接受或拒絕。選擇“接受或拒絕修訂”，打開對(duì)話框，從中可以對(duì)時(shí)間、修訂人、位置等信息做出設(shè)置，如圖3所示。

圖3 “接受或拒絕修訂”

將該工作簿另存到在局域網(wǎng)中設(shè)置的共享文件夾中，這樣同事間就可以通過局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)協(xié)同工作了。如果要撤銷該工作簿的共享，需要讓其他用戶對(duì)該工作簿保存并關(guān)閉（如果其他用戶正在編輯時(shí)就撤銷共享，則數(shù)據(jù)將會(huì)丟失）。打開“共享工作簿”對(duì)話框，取消對(duì)“允許多用戶同時(shí)編輯，同時(shí)允許工作簿合并”的選擇，單擊確定按鈕完成共享工作簿的撤銷。

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