原始數據劃片引用輸入

宋金寶

大家知道，通過表格“數據有效性”功能將已有的數據序列做成下拉列表，輸入時只需從列表中選擇，就可以為今后的字段信息輸入提供極大的方便。但由于這種方法的原始數據一般來源于一行或一列數據，而許多時候我們的原始數據不僅限于單一的行列，很可能是一個多行多列的數據“片區”。那么，如何實現“片區”數據的自動引用輸入？

案例：假設有兩個小組，每個小組各有6個人，這兩個小組的名單位于兩個單獨的列中（圖1）。我們要在這兩個小組中隨機挑出選手，需要在另一個新的列中輸入挑出的人名。我們的任務就是以這兩個小組人員的姓名為數據來源，構造一個可選的下拉菜單。我們以在WPS表格中操作來說明。

1. 嘗試傳統有效性引用的辦法

我們首先按傳統有效性引用的思路，嘗試一次性對兩個數據列進行引用設置。

第一步：選擇輸入區域，點擊“數據”選項卡下的“有效性”按鈕（圖2）。

第二步：在“數據有效性”窗口中，設置有效性條件，“允許”條件選擇為“序列”，“來源”用鼠標框選的辦法選擇為第1列和第2列原始數據（圖3）。

第三步：點擊“確定”之后，WPS表格彈出信息，提示“列表源”必須是劃定分界后的數據列表，或是對但一行或一列的引用（圖4）。

顯然這種辦法行不通。怎么辦？如何劃定分界？

2. 巧用“名稱管理器”突破限制

先給其中的一列原始數據定義區域代碼，然后給這個區域代碼設置有效性條件，最后通過擴大有效性條件范圍的辦法，將數據選擇范圍擴大到兩列。

第一步：從“公式”菜單下點擊“名稱管理器”，在彈出的“定義名稱”窗口中輸入一個名稱代號，如“xz”；在“引用位置”處通過鼠標框選的辦法選中第2列數據，這樣就為第2列人名定義了一個名稱“xz”。“引用位置”處的數據自動變為“=Sheet1！$B$2：$B$7”。點擊“確定”（圖5）。

第二步：選擇“數據→有效性”命令，在有效性條件的“允許”列表中選擇“序列”，“來源”框中輸入“=xz”，實現了用定義的名稱來引用第2組數據（圖6）。

第三步：確定之后，現在從“參會挑選結果”一列下輸入，可看到第2組的人名列表并能對第2組的人名進行選擇輸入了（圖7）。

3. 擴大定義名稱的引用范圍

那么，怎么才能將第1組的人名引入到候選輸入列表中呢？我們可以通過修改引用范圍的辦法來實現。

通過“公式”菜單下的“名稱管理器”按鈕調出“名稱管理器”定義窗口，點擊此前定義的名稱“xz”，接下來把“xz”引用位置擴大到兩列數據的范圍，方法是在“引用位置”處刪除原來的引用字符串，然后用鼠標框選的辦法選擇第1組和第2組人名數據，點擊“確定”（圖8）。

之后，我們再來點擊輸入列表，發現候選人名中出現的已經是兩個小組的人名了（圖9）。

小提示

用Excel 2013也可以實現如上功能。只是在Excel 2013中，“數據有效性”的提法對應于“數據驗證”，位于“數據”選項卡下。這一點要注意，否則若按“數據有效性”查找會無所獲。