如何利用創新服務順應新形勢下的檔案管理工作

李璦含

摘 要：現代科學技術發展快速，以往的紙質檔案管理無法滿足需求，所以電子檔案的地位不斷提升，現在檔案管理以及進入了網絡化管理模式。傳統檔案管理工作經驗和知識無法勝任目前的工作需求，所以，隨著時代的發展，檔案管理工作中也需要提升自己，解放思想，跟上時代的腳步，創新檔案服務，開拓新的領域。目前檔案工作者需要將檔案開發和利用作為自己的工作職責和使命，能夠主動為社會服務，推進全面小康社會進程。使用計算機網絡來為用戶提供檔案服務，做好管理事物，讓檔案管理工作能夠變得現代化。

關鍵詞：檔案管理 創新服務 網絡管理 新形勢

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2015）12（a）-0199-02

新的社會大環境下，信息化是主流旋律，檔案服務為了適應時代的發展，需要對自己的工作進行創新，滿足社會的需求，創新是一個國家發展的基礎，是民族進步的靈魂，是推動社會發展的動力。創新也是檔案服務事業發展的前提和力量來源，特別是在目前的信息化社會環境下，檔案服務工作應該跟上時代的發展腳步，不斷地開拓和創新，以創新思維作為檔案服務管理工作的依據。

檔案服務創新需要有創新的想法、創新的意識，兩者缺一不可。網絡經濟和信息時代是一個全新的時代，創新就是這個時代最重要的內容，尤其是目前檔案工作電子化和網絡化，創新思想和創新理念應該滲透到工作當中。解放自己的思想，建立檔案服務的意識和工作理念，能夠貼近生活，接近社會，滿足大家的需求，這是檔案服務質量的重要決斷指標。創新需要有創新觀念的支持，能夠對檔案工作對社會服務功能的重要性有所認識，能夠注重實體利用，對檔案原始憑證給予關注。由被動服務變成主動服務，讓檔案事業能夠和社會公共文化服務、社會公益、歷史文化傳承等連接在一起。

1 從服務手段上來革新

建立檔案館（室）網頁，開展網上利用服務。檔案部門現在都開始建立了自己的局域網，檔案部門也需要合理的利用單位網站來進行檔案管理網頁制作，將檔案信息上傳，提供檔案網絡服務，讓用戶可以實現檔案信息網絡檢索，滿足不同的需求。國內許多單位檔案館（室）利用互聯網開展的網上服務，已成為為社會和單位提供檔案利用服務的1種重要形式。檔案工作者要以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數據庫，在網上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺（室）與宣傳部門密切配合，可以將該單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數字化并及時歸檔，建立數字化視頻檔案數據庫，以便于宣傳和利用。

建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。檔案館（室）與企事業單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。該中心設在企事業單位檔案館（室），是企事業單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，豐富，利用率高。

電子文件的自動上傳收集。電子檔案的產生過程和紙質檔案產生過程存在很大的差異性，電子檔案的產生需要由上傳和下載兩個部分組成，在單機上進行電子文件的收集工作是現代檔案管理中非常重要的內容。檔案部門如果按照傳統的工作模式來進行，就很難完成，需要對現有的工作模式進行調整，提供網頁工作窗口，能夠使用網絡來進行檔案的上傳，進行檔案的收集，在檔案館的服務器進行檔案的歸檔。例如：為了方便下級或管理部門、互聯網上用戶通過網站傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案館（室）自行開發了“電子文件全文自動上傳歸檔系統”。使用軟件就能夠通過計算機網絡來將電子文件上傳，在服務器進行歸檔，不需要往返檔案館進行檔案的交接，也不需要將檔案以光盤的形式進行交接。

提供在線服務。傳統檔案利用需要到檔案館或者展覽館去閱讀復制或原文件，需要使用者到檔案部門去利用，信息化社會中，這項過程能夠簡化。社會的全面信息化讓工作、生活和學習變得更加便利，人們對信息的時效性非常關注，希望能夠使用信息系統和網絡來及時獲取信息。所以被動和手工的檔案利用無法滿足需求。

檔案部門能夠通過開設網頁專題、數據查詢窗口以及電子信箱服務等內容，給檔案利用者提供便利性，快速地進行信息交互，對服務對象的問題和咨詢提供解答。

開展現行文件閱覽服務。隨著改革開放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機關及有關部門制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國加入WTO后，公民出于維護自身合法權益、投資興業等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關政策信息。為了能夠滿足新形勢下的需求，加快工作職能轉變，提升工作效率，加強黨和人民大的聯系，為人民群眾提供切實可靠的幫助，應該要建立服務中心，提供現行文件的服務工作，要求全省各部門、各單位率先向各級檔案館（室）送交現行文件資料，并要求各級檔案館（室）做好現行文件資料的接收工作，搞好現行文件資料的閱覽服務。

2 服務領域上的擴展

信息化和多主體服務。從對企事業單位服務轉為提供社會全面服務，這是現代檔案管理者的共識。因為檔案部門除了需要和黨政機關以及企事業單位有交互之外，還會需要和社會活動相聯系，為他們提供檔案信息，這些群體可能是個人或者組織，需要根據他們的需求來提供不同的服務。信息化社會人們對信息的渴求度非常高，信息技術發展后，科學研究、生產建設、行政管理等等都變得錯綜復雜，和信息服務的聯系密不可分。檔案信息的單一需求被打破，更多的是需要提供綜合的檔案信息服務。

提供實體服務，開發檔案產業。目前信息資源開發中，檔案工作者除了是檔案的保存著和管理者之外，更是檔案的開發利用者，檔案管理也是檔案的開發利用集散地，作為信息的聚集地和交流中心，為用戶提供檔案服務的窗口。知識檔案館的改革應該向信息化道路發展，給社會提供檔案信息，建立檔案信息服務產業，將信息收集、加工、保存和服務進行統一化，成為工作實體。檔案信息開發要求檔案工作者有服務意識和產業意識，能夠順應市場經濟的發展趨勢，主動提供服務。在信息編輯上，應該引入先進技術產品指引，為企業的結構調整提供信息服務，為企業的營銷提供市場信息資料等等。

信息資源共同分享。現代化信息資源增長快速，每天都有大量的信息產生，單一的文獻部門無法完成所有的收集和整理工作，所有應該報實現橫向聯合，將信息資源共享，打破各自為政的局面，建立統一的信息系統，建立聯合目錄，這是社會信息系統的核心內容。

聯合目錄是為了能夠實現著錄格式和編排的統一，將兩個以上的檔案館館藏目錄聯合報道。讓資源可以共享，為使用者提供更加豐富的信息資源，建立聯合目錄能夠完成資源共享，對文獻部門深挖資料利用價值具有很大的幫助，也能夠作為資源互補的一種方式，讓館藏資源的利用度提升，防止資源被重復收集，造成人力物力的浪費，也能夠有效地緩解館藏的空間不足問題，對檔案館的人力資源分配以及資金緊張情況都有很好的改善效果，還可以讓檔案館或圖書館能夠發揮自己的特色，提供特色化服務，更加系統的提供專一方向的服務，對社會的需求提供更加有針對性的服務。

3 檔案服務創新的主要任務

檔案服務創新不能夠單純的依賴其他政府部門或社會的幫助，需要自己進行改革發展，解決前進道路上的各種難題。

（1）合理檔案資源建設，穩固檔案服務創新基礎，加強檔案收集、保存和利用工作，這是檔案事業的基礎。所以檔案管理應該在檔案資源建設上多努力，檔案服務是基于檔案資源提供的服務，沒有檔案資源也就服務提供檔案服務。檔案資源建設在檔案服務創新工作中的基礎地位不可取代，所以應該要抓好這一源頭，對重大活動、重大事件、重要會議、重要科研項目等內容進行多載體的檔案監管，將常規歸檔和即時歸檔相結合，多征集各方面的社會報道，為檔案服務提供基礎條件。

（2）數字化館藏。檔案服務創新需要以數字化館藏作為基礎，館藏檔案數字化一方面能夠讓利用者更加的便捷；另一方面對于檔案的保存也比較方便，能夠保存更長的時間。檔案館藏數字化是目前正在建設和完善的一項工作，需要創造條件，把握機會，爭取社會和其他部門的支持，為檔案創新服務提供基礎條件建設。很多大的檔案館都已經能夠完成數字化管理模式，而一些中小檔案館因為經費等問題導致其發展緩慢，停滯不前，所以應該爭取到更多部門的幫助，為數字化館藏提供基礎。

（3）培養高素質的檔案管理人才，建立高水平檔案管理隊伍。檔案管理工作者是檔案管理工作的主要實施者，他們的水平和能力直接影響了檔案服務的質量高低。我國檔案管理人才稀缺，特別是復合型的人才，需要對優秀的年輕檔案管理工作者給予重點培養，增加他們的知識面，提供更加的工作機會，豐富他們的檔案管理經驗，可以選擇優秀人才進行培訓深造，掌握先進檔案管理技術，學會先進設備的使用方法，聘請高新技術人才，壯大檔案管理隊伍。

總而言之，檔案管理服務工作的創新是檔案管理發展的基礎和動力，需要解決發展過程的難題，富有創新精神，推動檔案管理事業的穩定發展。

參考文獻

[1] 李雙.淺析新形勢下檔案管理工作的規范化[J].現代國企研究，2015（14）：63.

[2] 趙思.淺析黨員檔案管理存在的問題及解決對策[J].楊凌職業技術學院學報，2015（4）：88-90.

[3] 畢偉華.對新聞宣傳檔案管理的思考[J].科技傳播，2015（23）：17，34.

[4] 賈銳.淺談加強檔案管理促進企業發展[J].現代經濟信息，2015（24）：75.