醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理方法探討

黃燕

(青島大學(xué)附屬醫(yī)院資產(chǎn)與招標(biāo)管理辦公室,山東 青島 266003)

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醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理方法探討

黃燕

(青島大學(xué)附屬醫(yī)院資產(chǎn)與招標(biāo)管理辦公室,山東 青島 266003)

醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)療設(shè)備運(yùn)行過程的全記錄，設(shè)備檔案的規(guī)范化管理及有效利用，將有助于醫(yī)療設(shè)備布局、更新與購置的合理決策，有助于設(shè)備的維護(hù)與使用，有助于設(shè)備的經(jīng)濟(jì)核算與效益分析。大型現(xiàn)代化綜合醫(yī)院設(shè)備種類、數(shù)量繁多，傳統(tǒng)設(shè)備檔案管理困難，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息檔案管理系統(tǒng)將是設(shè)備檔案管理的有效辦法。

醫(yī)院；醫(yī)療設(shè)備;檔案管理

現(xiàn)代化大型綜合性醫(yī)院，不僅有精湛的醫(yī)療、教學(xué)和科研水平，還擁有眾多先進(jìn)的醫(yī)療和科研設(shè)備。醫(yī)療設(shè)備是衡量醫(yī)院發(fā)展水平的一個(gè)重要標(biāo)志，醫(yī)療設(shè)備不斷增加與更新，以及醫(yī)療設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)是保證醫(yī)院正常運(yùn)行的必要條件。醫(yī)療設(shè)備檔案管理是對(duì)醫(yī)療設(shè)備資料收集、記錄、整理、鑒定、分析統(tǒng)計(jì)、歸檔、保存、利用的全過程。衛(wèi)生部《三級(jí)綜合醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施細(xì)則(2011年版)》要求[1]，醫(yī)療機(jī)構(gòu)必須有健全的醫(yī)學(xué)設(shè)備檔案管理制度與完整的檔案資料，單價(jià)在5萬元及以上的醫(yī)學(xué)設(shè)備按照集中統(tǒng)一管理的原則，做到檔案齊全、賬目明晰、完整準(zhǔn)確，凸顯了醫(yī)療設(shè)備使用與管理體系的重要性。一般三級(jí)甲等綜合性醫(yī)院單價(jià)5萬元以上的設(shè)備數(shù)目龐大，又分布于臨床各科室。因此，醫(yī)療設(shè)備管理部門在如何有效管理與合理配置眾多設(shè)備、管理部門內(nèi)部控制、與臨床溝通和協(xié)作以滿足臨床及病人需求等方面面臨著眾多挑戰(zhàn)。本文對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理及面臨的挑戰(zhàn)進(jìn)行探討。

1 醫(yī)療設(shè)備檔案管理組織架構(gòu)

為了做好醫(yī)療設(shè)備檔案管理，醫(yī)院必須建立相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)，實(shí)行醫(yī)院、科室、檔案管理人員三級(jí)管理，責(zé)任到人，明確工作目標(biāo)，修訂和完善醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度，堅(jiān)持集中統(tǒng)一分類、命名的管理原則，以確保醫(yī)療設(shè)備檔案信息的準(zhǔn)確、完整、安全和系統(tǒng)。醫(yī)療設(shè)備管理部門應(yīng)確定專人分管設(shè)備檔案工作，明確工作管理目標(biāo)和職責(zé)。同時(shí)，還需定期進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)和技能培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變管理理念，以提升管理業(yè)務(wù)水平。

2 醫(yī)療設(shè)備檔案管理的范疇及流程

2.1醫(yī)療設(shè)備檔案的基本要求

根據(jù)衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì)(衛(wèi)計(jì)委)醫(yī)院等級(jí)評(píng)審要求，單價(jià)在5萬元及以上的醫(yī)學(xué)設(shè)備按照集中統(tǒng)一管理的原則[1]，從設(shè)備申購到報(bào)廢都需經(jīng)過規(guī)劃調(diào)研、前期立項(xiàng)論證、評(píng)估、申報(bào)、審批、采購、到貨安裝驗(yàn)收、保養(yǎng)維修、使用與質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)控制、應(yīng)用評(píng)價(jià)分析、不良事件監(jiān)測與報(bào)告、計(jì)量管理、報(bào)廢等各個(gè)階段。設(shè)備檔案管理人員應(yīng)對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行跟蹤，收集相關(guān)信息并按要求登記。一般要求5萬元及以上

醫(yī)療設(shè)備檔案每年定期整理、審核，交醫(yī)院檔案科集中統(tǒng)一存檔和管理[2]；1～5萬元的醫(yī)療設(shè)備檔案由設(shè)備管理部門自行保管，應(yīng)實(shí)行“一機(jī)一檔”的管理原則(圖1)。

圖1 醫(yī)療設(shè)備檔案管理流程

2.2設(shè)備申購流程

2.2.1醫(yī)療設(shè)備購置申請(qǐng) 醫(yī)療設(shè)備購置按要求需列入醫(yī)院年度預(yù)算計(jì)劃管理。各科室按照醫(yī)院預(yù)算計(jì)劃通知，根據(jù)學(xué)科建設(shè)需要及擬開展的醫(yī)療技術(shù)和項(xiàng)目等多方面因素綜合考慮，提出設(shè)備需求計(jì)劃，上報(bào)醫(yī)院進(jìn)行統(tǒng)一配置。按照衛(wèi)計(jì)委《大型醫(yī)用設(shè)備配置與使用管理辦法》規(guī)定，醫(yī)院購置大型(甲、乙類)醫(yī)療設(shè)備還必須事先編寫可行性報(bào)告及大型醫(yī)療設(shè)備配置申請(qǐng)表，上報(bào)上級(jí)行政主管部門批準(zhǔn)后方可列入預(yù)算執(zhí)行，如達(dá)芬奇機(jī)器人手術(shù)系統(tǒng)、PET/CT等需經(jīng)衛(wèi)計(jì)委批準(zhǔn)[1]。各使用科室應(yīng)使用專用表格對(duì)擬購置的醫(yī)療設(shè)備提出申請(qǐng)，經(jīng)醫(yī)院相應(yīng)職能部門、分管院長確認(rèn)后，交設(shè)備管理部門匯總。超過5萬元的設(shè)備，還須同時(shí)提交該設(shè)備的可行性論證報(bào)告。設(shè)備管理部門匯總后，對(duì)醫(yī)院現(xiàn)有同類設(shè)備的數(shù)量、使用率、維修費(fèi)用、社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益等各方面進(jìn)行充分調(diào)研評(píng)估，提出初步意見，由醫(yī)院醫(yī)學(xué)裝備管理委員會(huì)確定下年度醫(yī)療設(shè)備預(yù)算編制草案，最后經(jīng)院長辦公會(huì)確定下年度設(shè)備預(yù)算計(jì)劃。

2.2.2醫(yī)療設(shè)備的購置 設(shè)備管理部門按照年度預(yù)算計(jì)劃，做好醫(yī)療設(shè)備的分批購置計(jì)劃[3]。由使用科室制定擬購設(shè)備的技術(shù)參數(shù)及配置要求，由醫(yī)院資產(chǎn)與招標(biāo)管理部門組織論證后執(zhí)行購買。資產(chǎn)與招標(biāo)管理部門根據(jù)要求委托具有資質(zhì)的招標(biāo)公司組織招標(biāo)，正式進(jìn)入招標(biāo)流程。招標(biāo)結(jié)束后，設(shè)備管理部門需針對(duì)配置清單、各種技術(shù)與商務(wù)條款、付款方式、售后服務(wù)時(shí)間等進(jìn)行核實(shí)，與供應(yīng)商簽訂合同。合同文本經(jīng)審計(jì)處、財(cái)務(wù)處確認(rèn)無誤后，提請(qǐng)分管院領(lǐng)導(dǎo)簽字，執(zhí)行合同。

2.3設(shè)備到貨、驗(yàn)收與檔案建立

設(shè)備管理部門會(huì)同其他相關(guān)部門、設(shè)備中標(biāo)方事先做好設(shè)備機(jī)房配套工程的準(zhǔn)備、到貨安裝事宜。設(shè)備管理部門及時(shí)按照合同與相關(guān)要求開箱、清點(diǎn)貨物并記錄，對(duì)設(shè)備的各項(xiàng)商務(wù)、技術(shù)條款進(jìn)行驗(yàn)收并出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，全部材料檔案交管理員存檔，包括設(shè)備合同、合格證、安裝報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、考核培訓(xùn)表、會(huì)議紀(jì)要及設(shè)備操作手冊(cè)、維修手冊(cè)、免稅資料、科室購置論證報(bào)告等。凡屬國家計(jì)量強(qiáng)制檢定范圍內(nèi)的醫(yī)療設(shè)備，需提供計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)出具的檢定合格證書[3]。每臺(tái)設(shè)備需建立完整的計(jì)量檢測臺(tái)賬，將設(shè)備計(jì)量檔案與檢測臺(tái)賬結(jié)合，并根據(jù)工作要求調(diào)整下一年度的計(jì)量周期檢定安排表。計(jì)量檢測臺(tái)賬根據(jù)資產(chǎn)臺(tái)賬定期更新，特別是新進(jìn)設(shè)備的信息如固定資產(chǎn)編號(hào)、出廠編號(hào)、規(guī)格型號(hào)、在用科室等，確保不漏檢。逐臺(tái)存檔，存檔順序與設(shè)備的計(jì)量臺(tái)賬順序一致，并在收到檢定證書后將檢定證書編號(hào)標(biāo)注在臺(tái)賬上，方便計(jì)算機(jī)查找。至此，設(shè)備初步檔案已建立，成為該設(shè)備管理的基礎(chǔ)。

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2.4醫(yī)療設(shè)備應(yīng)用評(píng)價(jià)分析記錄

為規(guī)范和加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備應(yīng)用管理，保證在用設(shè)備的安全性與有效性，提高設(shè)備的完好率和利用率，充分發(fā)揮其效益并合理調(diào)整使設(shè)備資源共享，需對(duì)所有可收費(fèi)項(xiàng)目的醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行應(yīng)用效果分析，對(duì)大型醫(yī)療設(shè)備的使用情況進(jìn)行監(jiān)控，以利于醫(yī)院或衛(wèi)生主管部門合理配置設(shè)備，為大型設(shè)備的配置決策提供依據(jù)[4]。

每月需安排專人對(duì)擬調(diào)查的醫(yī)療設(shè)備使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、匯總并作詳細(xì)分析，內(nèi)容包括：醫(yī)療設(shè)備的工作量、月收入、累計(jì)收入、開機(jī)率、故障頻次、設(shè)備存在問題等。每月報(bào)送，每年匯總分析。

2.5報(bào)廢或調(diào)撥記錄

醫(yī)療設(shè)備報(bào)廢都需要由使用科室填寫報(bào)廢申請(qǐng)表，內(nèi)容包括設(shè)備名稱、編號(hào)、數(shù)量、價(jià)值、報(bào)廢的原因、對(duì)設(shè)備實(shí)物鑒定意見等，由維修工程師填寫鑒定意見，主管部門批復(fù)，現(xiàn)場處理資產(chǎn)殘值收入等詳細(xì)記錄。

因?qū)W科調(diào)整或其他原因不能發(fā)揮設(shè)備最大效益或使用率偏低等現(xiàn)象存在時(shí)，設(shè)備管理部門可根據(jù)具體情況，對(duì)醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)撥，以發(fā)揮設(shè)備最大效益。設(shè)備調(diào)出科室負(fù)責(zé)人領(lǐng)取并填寫設(shè)備調(diào)撥單，填寫設(shè)備名稱、型號(hào)、編號(hào)、原值、數(shù)量、使用日期等信息；設(shè)備調(diào)入科室會(huì)同醫(yī)療設(shè)備管理人員對(duì)原有科室銷賬，在調(diào)撥科室建賬。醫(yī)療設(shè)備調(diào)出、調(diào)入科室的工程師負(fù)責(zé)該調(diào)撥設(shè)備的拆解、安裝工作，并保證醫(yī)療設(shè)備轉(zhuǎn)移后的安全、有效運(yùn)行。

3 醫(yī)療設(shè)備檔案管理的意義

醫(yī)療設(shè)備檔案的建立、完善與管理對(duì)于醫(yī)院管理、設(shè)備有效使用、設(shè)備更新與購置等具有重要意義[5]。建立完善的醫(yī)療設(shè)備檔案，可以為醫(yī)療設(shè)備的布局、購置與引進(jìn)計(jì)劃、設(shè)備類型的選擇提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)信息，為同類設(shè)備的報(bào)廢、更新提供參考依據(jù)，避免盲目和重復(fù)購置，造成醫(yī)療設(shè)備資源浪費(fèi)。引進(jìn)高精尖醫(yī)療設(shè)備是現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展的必備條件，加強(qiáng)設(shè)備檔案建立和管理，將有利于設(shè)備使用人員、管理人員等及時(shí)掌握設(shè)備操作方法，熟練操作流程和設(shè)備性能。

完善的醫(yī)療設(shè)備檔案還有助于綜合分析設(shè)備的運(yùn)行狀況，維修工程師可以通過查閱設(shè)備檔案材料，提前做好維護(hù)、保養(yǎng)、維修的準(zhǔn)備工作，制定維修計(jì)劃，及時(shí)發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，以提高設(shè)備的使用率、開機(jī)率，避免設(shè)備閑置和浪費(fèi)。還可以通過查閱檔案合同中的保修期和維修期限，定期維護(hù)保養(yǎng)的優(yōu)惠條款，保障醫(yī)院的合法權(quán)益?？s短停機(jī)時(shí)間，減少維修費(fèi)用，避免不必要的支出，為醫(yī)院節(jié)約維修資金。通過查閱設(shè)備檔案，可了解設(shè)備的引進(jìn)、安裝、使用、維修與維護(hù)整體狀況，為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益分析提供依據(jù)。

4 設(shè)備檔案管理存在的問題與對(duì)策

4.1存在的問題

管理制度欠完善，責(zé)任不明確，隨意性大，致使材料不規(guī)范，缺少標(biāo)準(zhǔn)化管理[6]。醫(yī)療設(shè)備檔案的形成環(huán)節(jié)多、參與部門多、形成周期長、中間環(huán)節(jié)多，任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會(huì)造成檔案資料不完整，如設(shè)備驗(yàn)收時(shí)，設(shè)備檔案管理人員不在現(xiàn)場，設(shè)備開箱后原始資料流失；設(shè)備安裝驗(yàn)收結(jié)束后，使用科室不上報(bào)有關(guān)資料等，均將造成設(shè)備檔案的殘缺；設(shè)備使用、維護(hù)、維修記錄不詳細(xì)或漏記，導(dǎo)致設(shè)備信息不全；醫(yī)院規(guī)模大，設(shè)備類型、數(shù)量繁多，增加了設(shè)備檔案建立與完善的難度[3-4 ]。

醫(yī)療設(shè)備檔案管理缺乏專業(yè)人員，從管理部門到設(shè)備使用部門檔案管理員均為兼職，分布在設(shè)備購置、維修、使用等多個(gè)環(huán)節(jié)，沒有檔案管理經(jīng)驗(yàn)，缺乏檔案管理知識(shí)，不能按照檔案管理要求完成檔案的收集、保管和再利用工作。

4.2新時(shí)期醫(yī)療設(shè)備檔案管理的對(duì)策

強(qiáng)化管理意識(shí)，建立完善的醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，配備專職檔案管理人員。積極做好宣傳工作，使得臨床使用人員和設(shè)備維修人員了解設(shè)備檔案資料的重要意義，積極配合檔案管理人員的工作。采取信息化管理，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)，建立電子檔案，信息共享，如對(duì)全院每臺(tái)設(shè)備逐一編號(hào)登記，張貼條形碼，從設(shè)備購進(jìn)到報(bào)廢整個(gè)過程中所形成的材料和設(shè)備隨機(jī)資料收集整理歸檔，建立一套完善的賬、物、卡電子檔案系統(tǒng)。

醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)療設(shè)備運(yùn)行過程的全記錄，設(shè)備檔案的規(guī)范化管理及有效利用，將有助于醫(yī)療設(shè)備布局、更新與購置的合理決策，有助于設(shè)備的維護(hù)與使用，有助于設(shè)備的經(jīng)濟(jì)核算與效益分析。大型現(xiàn)代化綜合醫(yī)院設(shè)備種類、數(shù)量繁多，傳統(tǒng)設(shè)備檔案管理困難，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息檔案管理系統(tǒng)將是設(shè)備檔案管理的有效方法。

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(本文編輯 黃建鄉(xiāng))

2014-11-03；

2015-02-31

黃燕(1974-)，女，館員。

R197.3

A

1008-0341(2015)03-0365-03