論我國企業(yè)改制后的人事檔案管理和存放問題

譚鑫

摘 要：針對(duì)目前國有企業(yè)改制后職工檔案查尋困難的狀況，就國有企業(yè)人事部門管理檔案的方法與手段進(jìn)行了分析，詳細(xì)闡述了人事檔案存放與管理時(shí)存在的問題，并提出解決這些問題的辦法，僅供相關(guān)部門人員參考、借鑒。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè)；人事檔案；管理和存放

國有企業(yè)在經(jīng)過制度調(diào)整，產(chǎn)權(quán)變更，改組兼并，股份制改造等一系列改革后，原企業(yè)的職工檔案常常出現(xiàn)散失、流向不明以及歸屬錯(cuò)亂等情況。一直以來，國有企業(yè)的人事部門沒有充分重視檔案資源管理這一事項(xiàng)，而僅僅將檔案資料作為內(nèi)部文件鎖在箱子或柜子里，等到需要時(shí)才翻出來拷貝，忽略了其價(jià)值的可利用性，封閉的管理手段使人事檔案的開發(fā)利用受到了極大的限制。企業(yè)改制后衍生出很多新的實(shí)體與機(jī)構(gòu)，這些機(jī)構(gòu)每年都將產(chǎn)生各種各樣的業(yè)務(wù)檔案，對(duì)這些檔案的管理與存放會(huì)大大增加人事部門的工作量，為適應(yīng)企業(yè)改制后的要求，必須改變檔案管理模式。

一、國有企業(yè)人事檔案管理的難題

1.檔案數(shù)量多，占用空間大

國有企業(yè)改制后，企業(yè)以往存留的檔案問題應(yīng)按照《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的處理，尤其是針對(duì)保密檔案、具有社會(huì)價(jià)值的檔案應(yīng)給予妥善的保管。那么檔案集中堆積起來難免就會(huì)出現(xiàn)雜亂難點(diǎn)，欲歸無章的情況。而事實(shí)上專職處理檔案的企業(yè)相關(guān)部門人手是非常緊張的，一般存放檔案的庫房也十分有限，無法有條不紊地處理接收和寄存檔案的工作。最終這項(xiàng)工作將不得不轉(zhuǎn)交給檔案館，檔案館在接收和寄存改制企業(yè)的檔案時(shí)必須進(jìn)行有選擇地篩選，否則若干年后，庫房將出現(xiàn)爆滿、癱瘓的局面。所以如何處理這些改制國企寄存的檔案，是值得檔案存放部門深入探討、研究并解決的難題。

2.人事檔案所有權(quán)不明確

根據(jù)我國《檔案法》規(guī)定，檔案的所有權(quán)可視為財(cái)產(chǎn)所有權(quán)歸所屬企業(yè)所有，而企業(yè)將檔案寄存在檔案館的行為只能算是暫時(shí)存放，檔案館作為保管方有時(shí)不得不接受企業(yè)提出的特殊要求，例如要求專柜存放，并將檔案柜鑰匙交由企業(yè)保管等，如果一味的應(yīng)允這些要求，企業(yè)一一效仿，那么檔案館就只能僅僅成為一個(gè)倉儲(chǔ)機(jī)構(gòu)了。所以檔案館在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候一定要遵循相應(yīng)原則，對(duì)檔案進(jìn)行編目、整理、加工及是否有權(quán)鑒定與銷毀檔案，從而為社會(huì)提供有用的信息，體現(xiàn)檔案館的功能，這是眼下需要重點(diǎn)解決的難題。

3.檔案存放費(fèi)用無法解決

國企在產(chǎn)權(quán)變動(dòng)和資產(chǎn)變動(dòng)期間，在對(duì)國企檔案進(jìn)行整理、鑒定、移交等工作中所用到的費(fèi)用由接受單位進(jìn)行支付，需向地方國家檔案館寄存檔案的費(fèi)用則由原企業(yè)進(jìn)行費(fèi)用支付。破產(chǎn)企業(yè)則需要一次性支付全部的寄存檔案費(fèi)用。但檔案相關(guān)費(fèi)用的計(jì)算仍然沒有確切的方法和標(biāo)準(zhǔn)，這也是我國國企改制后面臨困難問題。

二、解決國有企業(yè)人事檔案存在問題的對(duì)策

為解決檔案管理中存在的隱患與難題，應(yīng)積極選擇相應(yīng)的對(duì)策實(shí)施。

1.檔案管理制度不健全

破產(chǎn)、倒閉企業(yè)的檔案根據(jù)產(chǎn)權(quán)變化的方式不同，應(yīng)該進(jìn)行不用方式的處置，對(duì)一些沒有去處的檔案，必須要按照要求移交到檔案館；一些企業(yè)轉(zhuǎn)為私營或者變?yōu)楹腺Y、出售中外臺(tái)資的企業(yè)檔案也應(yīng)該及時(shí)的移交到檔案館保管，防止檔案的丟失。嚴(yán)格按照進(jìn)館要求，對(duì)具有長期或永久保存價(jià)值的檔案，在移交時(shí)必須保證其完整性，仔細(xì)做好分門別類工作，裝訂上架后標(biāo)簽清楚。對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真審核，根據(jù)移交清冊，逐卷清點(diǎn)，防止企業(yè)別有用心地為圖永久保存而寄存不重要的閑雜檔案，有效的提高檔案館管理檔案質(zhì)量。

2.允許連續(xù)性的企業(yè)檔案進(jìn)寄存

對(duì)企業(yè)以股份有限公司、有限責(zé)任公司、股份合作制、委托經(jīng)營、租賃經(jīng)營、出售產(chǎn)權(quán)、負(fù)資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、兼并形式產(chǎn)生的資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)，企業(yè)會(huì)有一定的連續(xù)性，這時(shí)檔案應(yīng)該以保存在改制后企業(yè)為主。除非受保管條件的限制，或者由其它一時(shí)難以克服的客觀因素影響，將可能導(dǎo)致檔案損害的，可以移送檔案館暫時(shí)寄存。

3.對(duì)寄存檔案要加以選擇，充分利用檔案館有限的庫容量

對(duì)企業(yè)要求寄存的各類檔案，檔案館工作人員必須適當(dāng)?shù)貙?duì)其信息內(nèi)容稍作了解，以判斷是否值得和可以入館保存。改制國有企業(yè)必須尊重檔案工作，自覺遵守檔案轉(zhuǎn)交制度，切勿使檔案館成為一個(gè)僅僅用來堆放紙張的場地，從而避免日后出現(xiàn)庫滿為患的現(xiàn)象。

三、結(jié)束語

國有企業(yè)制度改革是企業(yè)生存和發(fā)展的客觀需求與必然趨勢。隨著國有企業(yè)改革的推進(jìn)以及集體經(jīng)濟(jì)與非公經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，國有企業(yè)制度不斷完善的同時(shí)，也面臨著新環(huán)境下的各種摸索與挑戰(zhàn)，格局的變換必然帶來人事分布的調(diào)整，人事檔案作為企業(yè)改制前的“遺產(chǎn)”，不應(yīng)被忽視和拋棄。檔案館與檔案行政管理部門作為國家集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，不應(yīng)被動(dòng)地行使職能，正確的做法是依照法律法規(guī)，合理配置管理資源，認(rèn)真有效地對(duì)其管轄范圍內(nèi)的檔案進(jìn)行整理、保管，將檔案資源充分的利用，并為社會(huì)提供價(jià)值，在行使權(quán)力的同時(shí)，也必須充分的承擔(dān)起改制企業(yè)檔案流向。除此之外檔案館中管理的檔案可視為是檔案管理改革中的過渡期。

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