促使疾控機構檔案利用最大化的思考

米東榮

摘 要：針對如何使疾控機構檔案利用率最大化進行了思考，闡述了對檔案管理現代化的理解認識，并在分析了疾控檔案信息管理現代化作用的基礎上，提出了幾點現代化管理使疾控檔案利用最大化的建議，以期能為有關方面的需要提供參考和借鑒。

關鍵詞：疾控檔案；利用率；現代化管理；資源分類

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.07.056

檔案收集、管理的目的是為了利用，只有利用才能充分顯示檔案的價值。而疾控機構的檔案具有著很大的利用價值和保存意義，它對創造健康的生存環境、促進人們的健康有極大的幫助。因此，如何使疾控機構檔案的利用率最大化是目前急需解決的問題。基于此，本文就促使疾控機構檔案利用率最大化展開了探討，以期為相關工作提供一定的幫助。

1 檔案管理現代化

1.1 概念

檔案管理現代化就是用科學的思想、現代化的方法和手段有效地管理檔案，并獲得最佳的工作效率、經濟效益和社會效益的一種工作方法。隨著科學技術的發展，以計算機為核心的現代信息處理技術逐漸深入到檔案管理中，這是一個優化檔案管理的過程。顯然，計算機技術在檔案管理中的應用是檔案現代化的主要內容和核心。目前，傳統的手工檔案管理方法早已不能適應和滿足新時期的發展需求，它已被現代化的管理技術所代替。檔案管理現代化不僅涉及新的技術裝備、新的技術手段的運用，還涉及到檔案事業管理思想、管理方法的現代化等很多問題。

1.2 主要內容

檔案管理現代化關系著檔案工作的方方面面，其基本內容主要包括檔案工作管理技術手段的現代化。檔案管理現代化涉及檔案的收集、整理、儲存和保管、現代化庫房、檔案保護技術、計算機管理檔案、檔案信息開發利用、電子文件歸檔和電子檔案管理等領域，主要是指計算機技術的運用。除此以外，它還包括音像技術、縮微技術、激光學盤技術、多媒技術和自動監控技術等。隨著科學技術的發展，還將會增加和改進一些新的內容，其目的就是構建“快捷、便利、全面、直觀”的網絡平臺，保護好各類檔案的實體，最大限度地延長檔案的壽命，確保檔案的安全，統籌兼顧檔案信息資源的“橫向”與“縱向”、“廣度”與“深度”和開發和利用，使之更好地為新時期改革開放和社會發展服務。

2 疾控檔案信息管理現代化的作用

在疾控中心實現檔案管理信息化，不僅能夠提高檔案的查準率、查全率、快捷率和方便率，還能充分發揮疾控檔案的作用，主要包括以下幾點：①不僅能夠更好地避免檔案管理人員因為手工操作不當而引發的差錯，還能夠讓檔案管理人員在錄入信息和資料的過程中了解檔案的案卷屬性，為用戶提供更加滿意的服務；②檔案管理信息化能夠方便用戶查找，為用戶提供更健全的信息資料，而且管理員還能為用戶提供更加快速的服務，為管理員和用戶節省大量的時間；③實現檔案信息化管理能夠節省大量的可利用空間，儲存更多的信息資料；④在疾控中心內部建立局域網的檔案信息化管理系統，為疾控中心內部員工所用，以方便大家相互交流、溝通；⑤采取現代化管理技術和手段，用檔案數字化、網絡化、智能化來滿足社會各界對檔案工作的需求，將檔案信息轉化為推動社會前進的動力，使其為信息時代服務。

3 建議

3.1 將檔案信息資源分類

疾控檔案的管理應該依照檔案資源的具體情況，將檔案信息資源分類整理，并規劃目錄。疾控中心的主要職責是：為傳染病、寄生蟲病、慢性非傳染性疾病、公害病、學生常見病及意外傷害、中毒等發生、分布和發展的規律進行流行病學監測，制訂預防控制方案并進行質量和效果評估；為傳染病發生、流行和中毒、污染等突發事件做調查、處理；為救災防病和解決重大公共問題提供技術支持；實施預防接種、負責預防用生物制品的使用和管理；負責人員培訓、指導技術規范和技術措施的實施；開展健康教育和健康促進，參與社區衛生服務工作；承擔疾病預防控制和有關公共衛生信息的報告、管理和預測；開展衛生防病檢驗和實驗室質量控制，承擔衛生監督監測檢驗，預防性健康檢查，相關產品的衛生質量檢驗、鑒定等。檔案工作者的首要任務就是收集、整理、鑒定、保管好本單位的各類檔案，按照現代化管理手段科學分型、分類地管理和整合資料檔案，這樣不僅能夠減少疾控中心資料信息易丟失的情況，還能夠為利用者快速查詢、有效利用提供方便。

3.2 開展疾控檔案管理部門的組織建設工作

對于疾控中心檔案信息化建設工作的開展，還需要加大對其整個部門組織建設工作的力度，在部門內將人員定義為一個三角形，最上面是部門的最高領導，下面的需要按照上層領導的指示辦事，并且1個季度針對部門工作的開展情況開1次例會，及時發現問題，解決問題。

經常組織工作人員到省（市）檔案局學習，邀請省（市）檔案局的工作人員到單位內部視察，現場指導工作，同時，還要組織檔案人員開展計算機等現代化辦公軟件的學習和實際操作培訓。另外，要建立健全完整的推進檔案信息資料規范的規章制度，讓工作人員嚴格按照規章制度辦事，用規章制度來約束工作人員的行為，不斷提升員工的工作積極性和工作效率。要讓每一位員工都掌握相關的法律知識，知法、懂法、用法，做好檔案服務利用工作。疾控中心的檔案經過整理后，其目的就是為了更好地利用，但是，管理人員還應該拿捏得當，處理好部分檔案信息資料的保密性、安全性，妥善處理二者之間的關系。

3.3 落實好資源利用反饋信息工作

在利用現代化信息技術管理疾控檔案時，還應該落實好疾控檔案中的資源利用反饋信息工作，及時統計和反饋相關信息，就能夠及時發現疾控檔案利用過程中出現的問題，進而找出解決問題的辦法，增強疾控檔案的利用率。全面落實疾控檔案中信息資源利用率的方法有以下3點：①當疾控中心的檔案信息資料被利用時，管理員應該將利用者的相關信息詳細記錄下來，統計和分析其被利用后取得的成果，并將這些成果反饋給相關部門和領導，為檔案信息資源的有效利用奠定基礎；②對于已經利用過檔案信息資料的人員，還應該及時向他們了解檔案在錄入等工作方面存在的不足之處，并給出相關建議，以便吸取經驗，提升檔案管理的質量，增強檔案的利用率；③針對當前衛生事業發展的方向和趨勢，發掘市場需求與其的偏差，并將這些偏差降到最小，使疾控檔案信息資源得到最大程度的利用。

3.4 做好檔案信息資料的編研、利用工作

檔案管理人員應做好檔案信息資料的歸納、總結等工作，并為每一篇信息檔案資料總結出一個題目，以方便檔案利用者查找和搜尋。同時，要多研究和開發多樣化的檢索工具，保證利用者能夠檢索到更多的資料和信息，進而提高疾控檔案信息的利用率。

在具體的工作中，一方面，要拓寬疾控中心檔案的利用渠道。疾控檔案不僅能夠記載一些傳染病和非傳染病等預防控制情況，還能夠將治療和預防疾病所取得的成果保存起來。目前，很多衛生部門在研究疾病時都離不開疾病檔案資料；再加上很多醫學院在授課時也需要用到這些資料信息，所以，疾控檔案管理員需要利用多樣化的渠道宣傳檔案信息，例如，報刊、雜志、網絡等，并定期到社會、學校宣傳，讓更多的人和單位了解這一衛生管理系統，以此推動疾控檔案信息資源利用最大化。另一方面，強化檔案編制系統的建設，提升檔案信息資料的利用率。在編制檔案信息時，還應該開發一個完善的、信息準確的、高質量的計算機信息管理系統，將信息資料中的圖片、聲音等儲存起來，并利用現代化信息技術做好資料的目錄、摘要等，保證資料整齊有序。同時，要定期查詢檔案信息資源，確保其準確、無誤。

3.5 加大現代化信息設備的投資力度

要想增強疾控中心的檔案管理工作，就要消除其在計算機操作上的盲目性，加大在疾控中心的投資力度，同時，疾控中心也應該為檔案管理部門配備質量較好的計算機硬件設施。只有將信息化軟硬件的配備工作做好，才能將檔案信息化工作落到實處，同時，做好疾控中心的軟硬件配備工作還應該做好各類存儲設備、網絡設備、操作設備、數據庫管理系統和信息安全系統等。在疾控中心內部，挖掘出1個適合信息利用和流通的計算機網絡體系，并將其充分利用起來，這樣才能完全發揮出檔案信息化的功效和作用。

4 結束語

綜上所述，疾控機構檔案利用最大化取決于很多方面的因素，也只有創造良好的條件才能夠滿足檔案管理的要求，才能更好地發揮檔案的利用價值，推動疾病預防控制事業的發展。

參考文獻

[1]趙林紅.疾控檔案資源的開發與利用[J].海峽預防醫學雜志，2013（04）.

[2]辛占舉.信息技術在疾控中心檔案管理中的應用[J].中外企業家，2013（22）.

〔編輯：白潔〕

Abstract： How to make the disease control agency for maximizing the utilization of archives were thinking， elaborated on the modern understandings records management and archival information CDC analyzed on the basis of modern management role， so that gives some modern management illness maximize the use of the control file proposals with a view to provide reference for the needs of the parties concerned.

Key words： disease control archives； utilization； modern management； resource classification