關(guān)于單位內(nèi)部合同管理的風(fēng)險(xiǎn)防控探究

摘 要：本文針對(duì)我國(guó)一支龐大行政事業(yè)單位隊(duì)伍，其經(jīng)濟(jì)交往中的合同管理雖然只是經(jīng)濟(jì)管理中一小部分內(nèi)容，但對(duì)于行政事業(yè)單位的發(fā)展、穩(wěn)定，尤其是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)尤為重要。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；合同管理；風(fēng)險(xiǎn)防控

合同作為保障交易雙方利益的一種法律手段，在經(jīng)濟(jì)交往中起到了至關(guān)重要的作用。行政事業(yè)單位屬于中國(guó)特有的組織機(jī)構(gòu)，因其特殊性，致使管理上的責(zé)任模糊，失職追究不嚴(yán)格。就合同管理而言，少數(shù)行政事業(yè)單位因簽訂合同對(duì)內(nèi)容條款的疏忽、用詞不嚴(yán)謹(jǐn)或?qū)贤芾聿粐?yán)格，產(chǎn)生單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。因此，合同管理有必要成為行政事業(yè)單位風(fēng)險(xiǎn)防控需要關(guān)注的重點(diǎn)。

公司合同管理中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及其控制為規(guī)范公司合同在簽訂、履行過(guò)程中的管理，防范與控制合同風(fēng)險(xiǎn)，依法維護(hù)公司的合法權(quán)益，現(xiàn)對(duì)公司合同管理中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)作以下提示：

一、合同的簽訂

1.對(duì)方主體資格的審查

訂立合同前，應(yīng)當(dāng)對(duì)對(duì)方單位的主體資格、相關(guān)業(yè)務(wù)資質(zhì)、資信能力、履約能力進(jìn)行調(diào)查，不得與不能獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的單位（如項(xiàng)目部、業(yè)務(wù)部、分支機(jī)構(gòu)等）簽訂合同，不得與不具備履行合同必須具備相應(yīng)資質(zhì)（如房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)資質(zhì)、建筑施工資質(zhì)、廣告經(jīng)營(yíng)資質(zhì)等）的單位簽訂合同。為此，公司應(yīng)在合同談判前取得對(duì)方的經(jīng)年審合格的營(yíng)業(yè)執(zhí)照和資質(zhì)證書(shū)復(fù)印件（加蓋對(duì)方公章）。公司一般不得與自然人簽訂經(jīng)濟(jì)合同，確有必要簽訂經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)經(jīng)公司法務(wù)部門(mén)同意。

2.對(duì)方履約能力的審查

公司不得與對(duì)方單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的經(jīng)濟(jì)合同。根據(jù)合同的性質(zhì)，可以從對(duì)方單位的注冊(cè)資本和實(shí)收資本、最近一期經(jīng)審計(jì)的財(cái)務(wù)報(bào)表、對(duì)方單位的員工總數(shù)、榮譽(yù)證書(shū)等方面，對(duì)其履約能力做出綜合判斷。

3.本方履約主體資格和履約能力的審查

簽約前公司應(yīng)審查自身作為相關(guān)合同方的主體資格是否符合，是否具備相關(guān)經(jīng)營(yíng)資質(zhì)，是否具備相應(yīng)的履約能力。需要相關(guān)部門(mén)配合的是否已經(jīng)協(xié)調(diào)妥善，如，合同擬約定的資金支付計(jì)劃，是否已由財(cái)務(wù)部門(mén)認(rèn)可可行。

4.合同的形式

公司訂立合同，均應(yīng)當(dāng)采用書(shū)面形式，并訂立正式的合同書(shū)。由于傳真件的證據(jù)效力在法律上存在不確定性，有關(guān)書(shū)面合同簽署后必須取得合同原件，并妥善保存。

5.簽訂合同前的批準(zhǔn)和授權(quán)

按規(guī)定須經(jīng)上級(jí)有關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)才能簽訂的合同，必須經(jīng)批準(zhǔn)后才能簽訂。按公司章程和法律規(guī)定必須由公司股東會(huì)（股東大會(huì)）或董事會(huì)決定才能簽署的合同，必須取得相關(guān)決議后才能簽訂。比如，《公司法》規(guī)定，公司向其他企業(yè)投資或者為他人提供擔(dān)保，按照公司章程的規(guī)定由董事會(huì)或者股東會(huì)、股東大會(huì)決議；公司章程對(duì)投資或者擔(dān)保的總額及單項(xiàng)投資或者擔(dān)保的數(shù)額有限額規(guī)定的，不得超過(guò)規(guī)定的限額。公司為公司股東或者實(shí)際控制人提供擔(dān)保的，必須經(jīng)股東會(huì)或者股東大會(huì)決議。

二、行政事業(yè)單位合同管理的風(fēng)險(xiǎn)

合同是隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展而產(chǎn)生的一種必然產(chǎn)物，是現(xiàn)代化交易進(jìn)行的一種重要方法和手段。合同管理是指合同參與的雙方根據(jù)所簽訂合同自覺(jué)地履行其職責(zé)和義務(wù)，為實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)而努力。合同可以有效地對(duì)雙方進(jìn)行約束，但與此同時(shí)，合同也具有潛在的風(fēng)險(xiǎn)，簽訂合同就勢(shì)必要承擔(dān)相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)。行政事業(yè)單位合同管理風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)主要是由于單位在制定和履行合同時(shí)沒(méi)有進(jìn)行細(xì)致的規(guī)劃和管理，沒(méi)有風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，以致出現(xiàn)的結(jié)果與預(yù)期目標(biāo)產(chǎn)生區(qū)別，導(dǎo)致承擔(dān)責(zé)任，造成經(jīng)濟(jì)損失。

三、行政事業(yè)單位合同管理的風(fēng)險(xiǎn)原因

1.在簽訂合同時(shí)，行政事業(yè)單位的法律意識(shí)缺失

行政事業(yè)單位的法律意識(shí)不強(qiáng)，在簽訂合同時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)使用不規(guī)范格式的合同書(shū)、合同未注明具體的簽訂日期、未明確標(biāo)出合同簽訂雙方，或者出現(xiàn)口頭合同。在這種情況下就會(huì)增加合同管理的風(fēng)險(xiǎn)，造成單位經(jīng)濟(jì)損失。

2.行政事業(yè)單位簽訂的合同不規(guī)范、條例不明確

在行政事業(yè)單位簽訂合同的過(guò)程中合同的條例不夠明確，容易產(chǎn)生歧義；合同的相關(guān)條款不夠全面，有漏項(xiàng)；合同的付款方式未明確，或簽訂的合同的付款方式不利于單位資金的支付，不利于財(cái)務(wù)籌措和使用資金；合同的條款表述不夠明確等現(xiàn)象的出現(xiàn)。一旦發(fā)生糾紛，就會(huì)難以判斷雙方的責(zé)任。

四、建立行政事業(yè)單位內(nèi)部合同管理的風(fēng)險(xiǎn)防控

1.樹(shù)立法律意識(shí)，熟悉簽訂合同的流程

（1）在簽訂合同之前，要對(duì)對(duì)方主體資格進(jìn)行審查。在簽訂合同之前，應(yīng)對(duì)簽合同的另一方單位的主體權(quán)限、業(yè)務(wù)資質(zhì)、企業(yè)性質(zhì)、履行能力和信譽(yù)進(jìn)行關(guān)注和調(diào)查。確認(rèn)對(duì)方有營(yíng)業(yè)資格證等相關(guān)證件。一般情況下，公司不能與自然人簽訂經(jīng)濟(jì)合同。

（2）比較對(duì)方履行合同的能力。調(diào)查合同簽署方是否有履行責(zé)任和義務(wù)的能力非常的重要，不能與無(wú)法承擔(dān)民事責(zé)任的公司進(jìn)行合同的簽訂。

（3）簽訂前做好自身主體資格的審查和承擔(dān)能力。在與對(duì)方簽訂合同前，行政事業(yè)單位要審查自身的主體資格是否符合合同簽訂的相關(guān)法律、本單位是否具有償還能力以及合同簽訂的資金是否得到財(cái)務(wù)部門(mén)的批準(zhǔn)，是否有資金保障。

（4）簽訂書(shū)面形式合同。首先，在簽訂合同前要對(duì)合同上所有的條款進(jìn)行仔細(xì)的檢查，確保無(wú)誤后再簽訂合同；其次，在簽訂正式的合同時(shí)，要關(guān)注空白處，以免給其他人加入其他不合理?xiàng)l款的機(jī)會(huì)；再次，在簽訂前期合同時(shí)，應(yīng)要求對(duì)方先加蓋公司公章；為了減少風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率，雙方都應(yīng)采用鋼印章；最后，要在合同正式簽訂后，對(duì)簽訂的合同進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)鑒證，以免日后由乙方自行改動(dòng)合同，以此保障單位的財(cái)產(chǎn)安全。

2.明確應(yīng)簽訂合同的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)范圍和條件

行政事業(yè)單位合同中應(yīng)以明確的條款界定經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的范圍，如對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)有特殊要求，應(yīng)在格式合同的基礎(chǔ)上加以補(bǔ)充。

3.實(shí)現(xiàn)合同歸口管理

合同簽訂后應(yīng)及時(shí)交合同管理部門(mén)、監(jiān)督部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)。

（1）應(yīng)指定專(zhuān)門(mén)的部門(mén)、專(zhuān)人管理合同；對(duì)合同實(shí)行統(tǒng)一連續(xù)編號(hào)；

（2）建立單位的電子合同，把所有的合同電子化，掃描存檔，編制目錄以利于查閱和比對(duì)。

4.有效監(jiān)控合同履行

行政事業(yè)單位合同的簽訂應(yīng)有單位的監(jiān)審部門(mén)參加。對(duì)大金額的付款合同的履行，監(jiān)審部門(mén)應(yīng)實(shí)行全程跟蹤審計(jì)；對(duì)單位收入合同，建立合同抽查比對(duì)制度，了解合同款入賬情況，減少單位呆賬的發(fā)生。

5.建立合同糾紛協(xié)調(diào)機(jī)制

在合同中要有條款，明確產(chǎn)生糾紛的處理方式。

五、總結(jié)

合同管理作為行政事業(yè)單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)業(yè)務(wù)層面的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估觀注重點(diǎn)之一，也是行政事業(yè)單位加強(qiáng)管理的重點(diǎn)，合同的管理工作直接影響到單位的正常發(fā)展，同時(shí)也是保障單位正常運(yùn)作的一個(gè)重要手段。