檔案管理現代化過程中存在的問題和改進措施

摘要：檔案管理現代化過程中存在檔案管理標準化程度非常低、檔案管理人員素質較低和較低的經費投入等問題，這不利于檔案管理現代化工作的順利開展。這要求各單位要根據自身存在的問題，重視檔案管理的規范化和標準化建設，采取各種手段不斷提高檔案管理人員的素質，強化管理意識，加大檔案管理現代化經費的投入，完善檔案管理現代化手段，實現檔案管理現代化，滿足檔案管理的需要，不斷提高檔案管理質量，為經濟社會發展奠定基礎。

關鍵詞：檔案管理 現代化 存在問題 改進措施

中圖分類號： G271 文獻標識碼：A 文章編號1672-3791（2015）05（a）-0000-00

隨著科學技術的發展和計算機的普及應用，在開展各項工作時自動化程度得到不斷的提高。檔案管理工作應該根據實際的需要，更好地運用新的手段和方法，實現檔案管理現代化，滿足檔案管理的需要，為經濟社會發展奠定基礎。

1檔案管理現代化過程中存在的問題

1.1檔案管理標準化程度非常低

檔案管理實現現代化的一個重要條件便是檔案工作標準化的實現。在進行檔案管理時，具有比較復雜的體系，比較松散的管理等問題。由于歷史等方面的原因，在進行檔案管理時，各個基層單位各自為政，管理水平有比較大的差異。現在的檔案管理軟件沒有統一的標準，導致檔案管理的標準化程度比較低，數據不夠完整，不利于實現檔案管理現代化，導致較低水平的檔案管理。甚至各地不斷地出現重復建設的情況，檔案管理現代化水平提高非常緩慢。

1.2檔案管理人員素質較低

檔案管理現代化的實現是離不開現代化設備的，而在應用現代化設備的過程中，必須提高相關人員的素質，不斷更新管理理念。只有檔案管理人員具有較高的技術水平和相關前瞻性知識，才能滿足檔案現代化管理的需求，才會活得比較明顯的效果。但目前很多檔案管理人員在進行檔案管理時依舊采用以往落后的知識和方法，這些人員沒有掌握先進的管理知識和技術，自身的技能水平較差，無法滿足現代化操作的需要。

1.3較低的經費投入

在檔案管理現代化的過程中，最大的問題便是經費問題，這是一個老大難問題，因為經費投入多少是由領導對檔案管理現代化的認識決定的。很多單位領導對檔案管理重要性認識不足，投入的資金較少，這些資金根本不足以購買那些現代化的設備。尤其是一些基層單位，進行檔案室建設時，條件較差，安全設施不到位，檔案室的建設本身不夠規范和標準，而檔案室建設的自動化和數字化更是不可能的事情，這也給檔案管理現代化發展造成了不良影響。相當一部分單位檔案基礎設施不完善，保管條件差，檔案室不僅面積小，而且在空的地方堆放其他物品，不是單獨的檔案室，根本不具備檔案“八防”的要求，不利于檔案的管理、利用。檔案現代化管理就是一句空話，尤如紙上談兵。

2檔案管理現代化的改進措施

2.1重視檔案管理的規范化和標準化建設

在進行檔案管理實踐中，想要真正地確保實現檔案工作的標準化，必須根據需要制定一系列的切實可行的實施標準，確保檔案管理的秩序，達到最佳效益，這是實現檔案管理現代化的一個重要手段和前提。若在檔案管理時僅僅有技術方面的保證，專業化和標準化的程度不夠，那么很難真正提高檔案管理的質量和速度。所以，在進行檔案管理現代化的過程中，必須先進行檔案管理標準化以及規范化的建設，這樣才能給檔案管理現代化奠定一個好的基礎。

2.2提高檔案管理人員的素質

在檔案管理現代化建設中，人的作用是非常重要的。想要現代化管理真正的實現，必須改變人的思想觀念。檔案管理人員必須真正認識到檔案管理現代化是檔案管理的發展趨勢，在新的形勢下各種新的檔案不斷形成，想要保存好這些新檔案和以往的檔案，必須利用先進的技術和手段來進行管理。管理人員必須認識到自身工作的重要性，不斷地提高對自己的要求，不斷地接受各種培訓，提高自己的知識水平和專業技能。

與傳統的檔案管理人員所需要的簡單技能不同，現代化的檔案管理人員需要掌握豐富的理論知識，擁有較強的技術水平和管理水平，最好還能具備較強的開拓創新意識，進而加快檔案管理的現代化進程。在這種情況下，首先要建立嚴格的選拔制度，選拔合適的檔案管理人才，這些管理人才要擁有較高的道德水平和職業素養。其次要通過各種有用的形式加強對人才的培訓，如聘請專門老師教授檔案管理人員計算機方面的相關知識，以講座形式教給其檔案管理方面的前瞻性知識和技能等。通過教育培訓，使管理人員逐漸擁有全方位的能力，能夠應對現代化檔案管理中存在的任何問題，不斷提高管理人員的整體素質。達到提高檔案現代化管理的質量，確保檔案管理現代化建設的順利進行的目的。

檔案業務培訓是檔案工作的一個重要組成部分，在檔案現代化管理中有著舉足輕重的作用。根據檔案工作新的規定和要求，檔案管理者需要不斷地再學習，再提高，這就要求在指導和培訓時，需要探討和摸索新形勢下基層檔案工作變化的特點，根據不同時期檔案工作新的要求，新的標準來制定培訓內容，培訓中用理論聯系實際，看示范，有針對性，能使檔案人員聽得懂、學得會，能獨立完成單位歸檔文件整理工作，認真貫徹執行檔案工作的法律、法規，規范檔案工作業務建設。

2.3強化管理意識，加大檔案管理現代化經費的投入

想要真正實現檔案管理現代化，必須將大量的資金以及先進設備投入進來。各級領導必須真正地意識到檔案管理的地位和重要性，積極推動檔案管理現代化工作的順利開展。要加大對檔案管理現代化資金、設備方面的投入，在建設檔案室時，必須做好通風、采光、安全以及防潮方面的措施，根據實際的需要要充分運用和發揮將電腦、監視設備、空調等設備的作用，這不但能保證檔案的安全，還能確保不出現資料丟失的情況。

現代化的檔案管理與傳統的檔案管理不同，對于設備和技術的依賴性較強。為檔案管理部門及時配備相關的辦公設備，加強現代技術在檔案管理中的應用，能夠有效提高檔案管理的現代化水平。為此，各級政府應加大財政投入的力度，給檔案管理部門提供更多的經費支持，幫助他們引進先進的技術和設備。而現代化技術及手段在檔案部門的廣泛運用，在很大程度上有利于提高檔案利用水平，從而創造出一定的經濟效益和較高的社會效益。

在新的時期，做好檔案管理現代化建設是檔案管理發展的必然。在推動檔案管理現代化建設的時，必須真正地認識到其中存在的問題，并根據實際的需要采取措施，完善檔案管理現代化手段，不斷提高檔案管理質量。

參考文獻

[1]張長河.檔案管理原理在檔案管理現代化中應用的分析[J].蘭臺世界，2013（20）：53-54.

[2]楊虹.論事業單位檔案管理中現代化方式的利用[J].科技創新導報，2011（4）：202，204.

[3]夏勁松，王樹恩.現代科技革命與檔案管理的現代化[J].科學管理研究，2003，21（5）：86-88，93.

[4]陳麗蓮，黃建峰.檔案管理的現代化[J].辦公室業務，2012（9）：4，6.

[5]李新梅.現代化檔案管理中檔案管理原理的應用[J].科技經濟市場，2014（9）：75-76.

[6]楊麗萍.現代化檔案管理的研究[J].辦公室業務，2014（7）：124-125.

[7]羅彬彬.醫院現代化檔案管理的創新思考[J].辦公室業務，2014（21）：179-180.