檔案管理中存在的問題及解決對策

摘要：高校檔案是高校重要的信息資源，在高校管理工作中扮演著極其重要的角色，對高校管理水平與教育質(zhì)量具有重要意義，隨著高校的不斷發(fā)展以及信息技術(shù)的普及，使高校檔案管理工作難度大大增加， 因此，積極分析高校檔案管理中存在的問題，針對性地提出相應(yīng)對策，以全面促進高校充分利用與檔案管理工作有效開展尤為重要。本文主要分析了當前高校檔案管理工作中存在的常見問題，并且提出了相應(yīng)的解決對策， 以期能對高校檔案管理工作有所裨益。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；對策

中圖分類號： G271文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）01（a）-0000-00

高校檔案是重要的信息資料，真實的記載著高校在教學、招生、教學管理、科研等各種活動中形成的文字、圖表、聲像等具有保存價值的資料，是高校發(fā)展的歷史見證，當然也真實的記錄了全校學生、教職工的業(yè)績、工作能力、道德品行，因此，高校檔案管理對于高校內(nèi)部各項教學活動以及管理業(yè)務(wù)的順利、高效開展具有極其重要的作用。但是隨著時代的不斷發(fā)展，我國高校發(fā)展也上升到了另一個階段，高校檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)。為了促進高校檔案管理工作的進一步發(fā)展，我們有必要對于檔案管理中的問題進行深入研究，及時找出有效的解決對策。

1.當前高校檔案管理工作中存在的常見問題

1.1檔案管理思想較為陳舊

現(xiàn)階段，我國很多高校對于檔案管理工作的認識不足，并沒有完全意識到檔案管理的真正意義，對于檔案管理工作抱著隨便應(yīng)付的態(tài)度。有的檔案管理人員甚至會錯誤的認為檔案管理工作就是簡單的收集、整理、分類、匯總相關(guān)的資料。有的檔案管理人員在實際管理工作中一味的強調(diào)檔案的安全保密性，并沒有充分體現(xiàn)檔案的作用，導(dǎo)致檔案利用率較低。

1.2檔案管理手段相對落后，管理程序缺乏規(guī)范性

雖然隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，檔案管理的方式、內(nèi)容及手段相對于以前來說都有了很大的變化，但是部分高校檔案管理人員對于文書工作以及檔案處理等仍然采用的是傳統(tǒng)的手工操作方式，現(xiàn)代化、信息化應(yīng)用程度較低。從檔案立卷、卷內(nèi)文件檢查、審核、調(diào)整、編制卷名、編排序號、編寫目錄、裝訂、裝封等一系列工作程序非常繁瑣，對于手動操作工作人員而言工作量非常大，工作效率也非常低。重要的是由于立卷人的素質(zhì)、觀念差異，同一個檔案的存檔方式也會存在一定差異，這樣導(dǎo)致在實際利用的過程中會出現(xiàn)很多困難。

1.3檔案管理制度并不完善

目前多數(shù)高校尚未建立完善的管理制度，在不同的時期，關(guān)于檔案管理的標準、規(guī)范也會存在一定差異，導(dǎo)致檔案管理比較混亂。比如，由于缺乏統(tǒng)一的組卷、案卷標準，導(dǎo)致很多案卷的內(nèi)容并不符合案卷的標題，沒有突出重點內(nèi)容，甚至有的案卷的標題都不完整。有比如，由于缺乏標準的案卷外觀規(guī)格規(guī)定，導(dǎo)致很多案卷的頁數(shù)不一，少的只有幾頁，厚的多達100多頁。有的檔案人員由于粗心大意，在編制的過程中都沒有編制頁碼。這些問題都不利于檔案管理工作的順利開展。

2.進一步完善高校檔案管理工作的對策

2.1增強檔案管理意識

作為高校領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)充分意識到檔案管理的重要性，樹立強烈的檔案管理意識，并且加大對檔案管理工作的宣傳力度，引導(dǎo)廣大教職工全面認識檔案管理工作，積極參與到檔案管理工作中。而且領(lǐng)導(dǎo)者以及檔案管理部門應(yīng)明確提出檔案時限、規(guī)格、質(zhì)量等方面的要求，有效協(xié)調(diào)、組織各部門共同參與檔案管理工作，盡可能體現(xiàn)檔案的價值和作用。作為檔案管理人員，應(yīng)不斷豐富自身的檔案管理知識，時刻保持著對工作的熱情，認真對待檔案管理工作，在實際工作中應(yīng)嚴格按照相關(guān)的規(guī)定、要求辦事，做好檔案收集、整理、分類、核對、歸檔、移交、保存等工作，確保檔案資料的真實性、全面性、完整性。

2.2積極創(chuàng)新檔案管理手段

檔案管理工作人員應(yīng)時刻關(guān)注學校的需求和社會需求，深入挖掘檔案信息，不斷拓寬檔案利用渠道，使檔案為高校、社會提供更加全面、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。這就需要引入現(xiàn)代化先進的信息技術(shù)，建立完善的信息檢索體系，使社會人員、高校師生能夠快速檢索到相應(yīng)的信息。同時應(yīng)在檔案立卷、卷內(nèi)文件檢查、審核、調(diào)整、編制卷名、編排序號、編寫目錄、裝訂、裝封等一系列工作環(huán)節(jié)中引入信息技術(shù)，通過計算機檔案信息系統(tǒng)對檔案信息進行整理、加工、儲存，這樣可有效減少人力、精力的投入，工作效率也會大大提高。

2.3建立完善、系統(tǒng)的檔案管理機制

科學、完善的規(guī)章制度是有效保證檔案管理活動順利、高效開展的重要基礎(chǔ)，也是原則性的指導(dǎo)，正所謂“無規(guī)矩不成方圓。”只有建立硬性的規(guī)章制度才可以有效約束人的行為，實現(xiàn)各項工作的科學化、有序化、規(guī)范化。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)學校實際情況以及國家出臺的關(guān)于檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，制定具體的檔案管理制度。包括案卷、組卷的標準、案卷題名制定標準、著錄標準等，嚴格要求檔案管理人員根據(jù)統(tǒng)一的標準收集、整理、分類、保管檔案。其次，應(yīng)執(zhí)行檔案管理目標責任制，也即是明確相關(guān)部門以及相關(guān)人員的工作職責和任務(wù)，確保在規(guī)定的時間內(nèi)完成目標任務(wù)。

綜上所述，檔案管理工作在現(xiàn)代高校教育改革中的作用越來越突出，已經(jīng)成為高校管理工作中非常重要的組成部分，但是目前很多高校對于檔案管理工作的意識不足，檔案管理制度不完善，整體工作較為混亂。新時期下，高校應(yīng)充分意識到檔案管理工作的價值，立足于本校實際情況制定完善的管理機制，不斷創(chuàng)新管理手段，全面提高檔案管理水平。

參考文獻：

[1]呂光.淺議高校檔案管理工作存在的問題及改進措施[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2012，（3）.

[2]馬新.淺談我國高等學校的檔案管理工作[J].黑龍江科技信息，2010，（5）.

[3] 蔡麗明，陸小宇. 醫(yī)學院校教學檔案管理存在問題及解決對策[J]. 廣東醫(yī)學院學報. 2002（05）