公司員工自助報銷流程設計

摘 要：近年來公司財務集約化管控優勢日趨明顯，但隨著集中管控而帶來的管理效率問題也凸顯出來，本文將以公司省級財務集中管理中的中支公司日常費用報銷流程為例，提出公司切實可行的自助報銷流程，為公司全面落實省級財務集中管理拋磚引玉。

關鍵詞：財務集中；自助報銷；流程

近年來，公司財務集約化在預算管控、會計核算、資產購置等分支機構管控方面的優勢愈加明顯，財務集中管理的理念已深入人心。但在集約化深入推廣的實際過程中，傳統分權式報銷轉為集中式報銷模式突顯了報銷流程過長、原始單據保管等具體操作性問題，很可能影響基層單位對集中管理理念的認識和投入，因此切實可行的流程設計迫在眉睫。

一、日常費用報銷的現狀分析

1.現行費用報銷的現狀

中支公司報銷流程：中支內勤人員填寫紙質報銷單據，經中支機構負責人審批后，將紙質報銷單據郵寄至分公司財務進行票據審核、預算審核和財務領導審批，分公司財務人員負責將紙質報銷單據送至相應歸口管理部門審批，經分公司財務負責人和總經理審批同意后，進行賬務處理和付款。

中支內勤崗負責機構費用報銷的票據驗真和單據初審，同時做好臺賬登記；分公司財務負責費用報銷單據的復核、流轉、賬務處理、款項支付與歸檔等；分公司歸口管理部門負責審核報銷的合理性及合規性；費用報銷的最終審批人是分公司總經理。

2.現行費用報銷流程的優劣

（1）集中報銷模式相比傳統分權式報銷模式優勢如下：①降低運營成本，各分支機構僅需配備機構財務一名。②降低財務風險，減少分支機構為追求規模導致違法違規行為的可能性。③提高財務數據真實性，各分支機構費用審批流程的統一、完整，核算口徑的準確、一致。

（2）集中報銷模式也產生了新的問題：①報銷流程繁瑣導致效率低下。在使用傳統的紙質報銷流程的基礎下，實行集中報銷不僅增加了審批流程，全人工處理的過程更是延長了報銷時間周期。②人工管控導致預算管控相對滯后。預算系統與費用報銷仍處于脫節狀態，財務人員無法實時掌控費用預算的執行情況，造成預算余額數據和預算支出數據出現偏差。③郵寄形式傳送報銷單據增加憑證遺失風險。省級分公司與中支公司多分隔兩地，中支公司集中報銷多需要以快件形式寄送原始報銷單據，使得原始報銷單據遺失和財務信息泄露的風險不斷增加。

相對于原有的分權式管控，集中管控符合公司強化分支機構管控和加強財務管理的總體需求，但凸顯的問題很可能影響基層單位對集中式管控的積極性與能動性，因此加強費用管理改造財務流程已刻不容緩。

二、員工自助報銷的運用和流程設計

1.員工自助報銷的簡介

員工自助報銷是基于互聯網絡的在線報銷流程，公司員工可以在任何時間、任何地點提交費用報銷申請，相關審批權限人僅通過報銷系統進行網上業務審批，財務人員在報銷系統內確認后可自動生成記賬憑證，并實現網上銀行直接支付。員工自助報銷具有如下優勢：①實現報銷流程的標準化和規范化，提高審批工作效率。②強化費用預算的控制手段，使預算管控落到實處。③提高公司無紙化辦公效率，對于異地報銷而言更是減少了票據遺失的風險，提高費用報銷程序的透明度。

2.自助報銷的集中化報銷流程設計

（1）集中化報銷流程的管理組織結構

在集中化報銷流程下，省級分公司的費用管理組織架構主要分為四層：第一層是預算和費用報銷的申請單位；第二層是預算及費用審批人，主要包括費用歸口部門及省級財務共享服務中心；第三層是系統運維與保障部門，主要為信息技術部門；第四層是審計部門，包括總公司或區域公司審計部門；第五層是省級分公司領導管理層。

（2）集中化費用報銷的流程再造

①申請單位初始流程

費用報銷經辦人負責紙質費用報銷單據的填制，同時在員工自助報銷系統中完成初始錄入，主要包括：一是經辦人應對原始單據報銷事項及報銷票據的真實性、完整性負責，系統錄入報銷事項應與紙質原始單據保持一致；二是注重報銷費用項目的預算支出提示，如已超出預算或預算不足，則應終止報銷，嚴禁串用預算項目；三是相應的佐證材料務必齊全無誤，票據及相關佐證材料應完整無遮擋的平鋪粘貼并完整無誤地掃描進入自助報銷系統。四是收款人信息及費用屬性等信息應完整無誤，確保審批完成后自助報銷系統自動準確完成資金支付并進行費用分攤。

機構財務對紙質原始單據進行初審，并在員工自助報銷系統中完成初審。主要包括：一是機構財務應對費用報銷的準確性、規范性負責；二是做好報銷原始票據的真偽復核和佐證材料的復核工作，確保系統內數據與紙質原始單據一致；三是對自助報銷系統內的費用預算情況及輔助核算情況進行初審，確保費用項目性質和預算動支準確無誤；四是紙質原始單據的編號與保管工作，確保審批完成后附上完整的簽批頁并對原始單據歸檔。

機構審批權限人在自助報銷系統內完成費用報銷的審批工作。

②省級公司審批流程

分公司機構會計等審核人員負責在自助報銷系統中審核費用報銷項目、費用險種性質及預算項目等信息是否符合要求，對于需要相關權限部門會簽的報銷事項提請相關部門審批；相關權限部門以及省級分公司領導管理層依據歸口費用職責在自助報銷系統內進行審批。

③審批結束的財務處理

分公司共享中心主管會計對自助報銷系統內報銷數據的財務處理結果復核，并對報銷費用會計科目使用的準確性、賬務處理的及時性以及輔助核算的合理性負責；分公司共享中心資金崗對自助報銷系統內經主管會計制單確認后的報銷單進行電子支付；支付成功后由機構財務在自助報銷系統內打印費用報銷審批頁，并在財務系統中打印憑證頁，與紙質原始單據整理歸檔。

3.集中化報銷流程的管控重點

（1）預算的管控。自助報銷系統須事先導入預算數據，因此預算的編制與配置顯得尤為重要。當前公司推行全面預算，以成本控制為基礎，以現金流量控制為核心。在費用預算在制定并下達后，各成本中心在預算動支時，應嚴格要求實際費用支出不得超出預算使用，不得跨費用類型使用，同時通過做好事前審批、事中控制、事后監督的方式不斷加強預算管理。

（2）報銷過程的管控。自助報銷系統均為自定義審批流程，自動將費用報銷人的報銷申請傳遞至下一環節的審批人審批，報銷過程亦可進行一定調整，如增加會簽人員等，但原則性的報銷流程不得隨意更改，例如省略關鍵崗位審批；相關的審批人員應隨時查詢上級審批人員的意見和建議，以便對該項費用動支作出獨立判斷，確保費用支出真實、合規。

（3）信息化的管控。為確保集中化報銷流程的順利實施，需要建立強大的自助報銷系統，該系統起著信息收集平臺的作用，實現數據的收集、規范、共享和集成，同時為公司的網銀支付、財務系統對接提供有效的手段。為此，除了開發完整的自助報銷系統，配套的掃描儀、服務器及數據庫等均不可少，其穩定性、開放性、易用性、安全性也至關重要。

三、總結

財務集約化是一項長期復雜的工作，集中化報銷流程僅僅是其中之一，公司應結合自身的實際情況，按照財務業務集中的程度逐步實施或設計，從省級或區域集中模式逐步實現全國集中模式；通過費用報銷的集中管控，逐步改造實現人力成本集中管理、固定資產集中管理等等，以全面改善公司的經營管理水平，為現代化公司經營目標而努力。

參考文獻：

[1]趙亞娟.財務共享服務中心模式下我國保險業費用集中報銷問題研究[J].經營管理者，2013，（08）：239.

[2]劉艷英.對保險企業省級財務集中后的幾點思考[J].現代商業，2014，（06）：249.