工程項目綜合辦公室業務效率提升路徑淺析

呂娜

中鐵二十局集團三公司 重慶 400000

摘要：本文就工程項目綜合辦公室面臨的諸多問題、矛盾及其原因進行分析，并針對這些問題提出了一些對策和建議。

關鍵詞：工程項目管理；問題；矛盾；對策

隨著企業管控能力的增強，工程項目綜合辦公室在保障后勤供給、加強黨建思想政治工作和推進施工生產等方面的積極作用越來越大，同時給業務人員帶來了新挑戰，必須認真思考如何制定更高的工作標準和要求，靈活機動處理好繁重復雜的各項事務，快速提升業務效率，更好發揮工程項目綜合辦公室應有的監督、協調和服務職能。

一、工程項目綜合辦公室面臨的突出矛盾和問題

當前，工程項目管理面臨著許多新情況和新命題，綜合辦公室也面臨著諸多新矛盾和新問題。主要表現在：

一是日常業務多工作人員少。項目綜合辦公室業務對接著機關黨群行政多個業務部門，工作量比較大。從調查結果看，目前許多工程項目綜合辦公室工作人員基本配備在2至3名之間，在完成公司部署的各項工作任務之外，還要承擔項目本級日常黨群行政事務，還要完成業主和監理等單位安排的具體業務工作，日常業務多而工作人員少是不爭事實。

二是后勤服務多宏觀管理少。項目部后勤服務范圍涵蓋日常事務、對外接待、宣傳、文秘、檔案、信訪、綜合管理等多個方面。大多數項目綜合辦公室人員往往將重心放在一些零散雜碎的工作中，而忽略了綜合辦公室的主要管理職能，影響到了綜合辦公室應有職能的正常發揮。

三是關注行政事務多關注黨群業務少。國企工程項目部綜合辦公室負責著幾大塊日常管理職能，只有把這些業務都落實好才能最大限度發揮部門作用。由于急功近利和認識偏差，一些項目綜合辦公室在日常履職過程中，把主要精力放在能看得見、摸得著的行政管理事務中，而對打基礎、練硬功的黨群業務關注少。

四是兼職人員多專業人才少。由于工程項目主要負責完成一定的施工生產任務，對綜合辦公室業務的考核和監督杠桿失效，導致一些工程項目綜合辦公室出現業務干多干少一個樣、干好干壞一個樣，甚至出現干與不干一個樣，長此以往形成惡性循環。有的項目還把其他崗位暫時閑置的員工安排負責辦公室工作，這些沒有經驗的“新人”在工作過程中沒有受過專業業務培訓，無人指點，也使綜合辦公室工作效率大大降低。

二、工程項目綜合辦公室面臨矛盾和問題的原因分析

一是以生產經營為主造成的“假象”。工程項目承擔著一定的施工生產任務，一切管理都要圍繞如何又好又快的完成施工生產任務統籌安排，綜合辦公室也要把項目日常行政事務作為主要工作內容。由于項目主要管理者認識不到位不深刻，被項目只要完成生產經營的“假象”迷惑，從而產生重事務輕管理、重生產輕黨建等矛盾和問題。

二是主要領導重視不夠的“誤區”。項目主要領導將工作重心放在施工生產上是正確的，但對綜合辦公室業務重視和落實不夠。主要表現在工作主題不明顯，業績考核指標不明確，平時忙于打雜、做零碎的事務，專業缺失職責失位，導致項目行政與黨群工作流于形式，往往做些應付檢查的表面文章，也直接影響了業務人員的工作積極性不能充分發揮。

三是黨群工作基礎薄弱的“短板”。項目黨群工作涉及發展黨員、廉潔教育、勞動競賽、團青工作等各個方面，對綜合辦公室和工作人員的綜合協調能力提出了很高的要求，也無形中增加了黨群工作的難度。業務人員在推進黨群工作過程中，不能結合項目施工生產實際做出科學的計劃安排，甚至于被動應付，導致黨群工作與施工生產工作兩張皮，不能有效發揮為施工生產加油鼓勁、凝力聚氣的良好推動作用，甚至造成與施工生產沖突矛盾的尷尬局面。

四是考核力度不夠的“軟肋”。項目綜合辦公室業務人員工作態度散漫，積極性不高，效率低下，與自身業務素質差有直接關系，但主要是因為項目領導不重視，項目管理、監督機制和考核力度不夠造成的。由于有的項目考核制度特別是黨群工作考核制度為空白或成為擺設，沒有充分發揮約束效力，自然而然對綜合辦公室工作效率提升帶來消極影響。

三、解決工程項目綜合辦公室矛盾和問題的對策及建議

要妥善有效解決當前工程項目綜合辦公室存在的突出矛盾和問題，筆者以為應該從以下幾個方面著手。

一是加強人才隊伍建設。首先企業在每年接受大中專畢業生時，要有針對性地接受與行政或企業管理專業相關的大學生，在強化培訓后安排上崗，為企業持續發展奠定科學的人才基礎。其次要對目前已在崗的項目綜合辦公室業務人員加大“教、幫、帶”培養力度，把“自學”和“培訓”結合起來，提高他們的綜合素質。再次是綜合辦公室業務人員應積極主動參加一些重要的專業會議，加大高層次、強專業的資料閱讀量，關注領導所關注的重點問題，努力使綜合辦公室的參謀視野與領導的決策范疇相適應。

二是加強規章制度建設。要進一步完善相應的管理制度和監督機制，首先要確保制度規范可行。制定的規章制度既要符合上級單位的規定要求，又要切合項目實際，確保各項制度行得通、靠得住，務實管用。其次要加大制度學習力度。定期召開員工大會，對上級單位或是業主的規章制度進行宣貫學習，力求各項規章制度宣貫到位、覆蓋到位。再次要貫徹落實制度到位。規章制度建設重在貫徹落實，加大監督檢查力度，通過自查、抽查、督查督辦等方式，及時發現執行過程中存在的問題，督促落實整改，使管理制度真正成為規范員工行為的準則。

三是加強信息化建設。要充分利用現代化設備及資源，強化工程項目綜合辦公室信息化建設。首先要利用信息網絡作為信息交流的載體，如通過視頻會議系統加快信息交流和反饋速度。其次要利用信息化設備輔助辦公管理，大力推行藍信、OA系統、PM系統、久其系統，實現無紙化辦公。再次要利用信息化實現項目科學統一管理，通過項目進場策劃，對硬件設施進行檢查核驗，辦公室設置PM系統兼職管理員，集中負責上傳下達，充分利用有限的資源，節省人力成本，改善并提高工作效率。

四是加強責任考核制度。首先要將綜合辦公室人員涉及到的工作內容進行明確劃分，將每項工作內容都具體落實到個人，均衡分配，建立統一的責任制，如果哪個環節出現問題，就由哪個人員負責，促進提升綜合辦公室的工作效率。其次要重視并完善績效考核制度，加強對綜合辦公室人員的整體管理，比如簽訂目標責任合同、建立獎罰機制等，激發工作熱情，提高積極性和主動性，讓想做事，能做事，做好事的員工充分發揮自己的才能，確保工作人員的整體素質及能力勝任業務工作需要。

五是加強作風紀律建設。項目綜合辦公室要以落實“八項規定”精神為重點，認真踐行“兩個責任”、“三嚴三實”要求，真正使項目黨風廉政建設各項要求在綜合辦公室落地生根。一方面必須倡導良好的生活作風，著力培養健康高尚的道德情操。項目主管領導以身作則，嚴格控制招待費開支，帶頭反對鋪張浪費和大手大腳，帶頭抵制吃喝送禮、享樂主義和奢靡之風。另一方面必須以完善的制度作保證，形成長效規范的制約機制。項目綜合辦公室必須建立健全責任落實、民主決策、黨風廉政建設等相關制度，堅決制止工作效率低、辦事拖拉和門難進、臉難看、話難聽、事難辦等現象，努力形成依制度履職、照制度行事、靠制度管人的長效機制，打造一支風清氣正、政令暢通、遵守紀律、執行有力、效能卓越的優質團隊，感染和影響全員共同為項目生產任務圓滿完成努力奮斗。

綜合辦公室是工程項目非常重要的一個職能部門，只有全面提升工作效率，才能充分發揮溝通上下、協調左右、聯系四方、的“中樞神經”作用，為項目創造經濟效益、社會效益和人才效益做出應有貢獻。