利用VBA進行管理信息系統間的數據整合

汕頭職業技術學院 廣東汕頭 515041

摘要：許多單位的不同部門采用了不同的管理信息系統，各系統的數據接口不匹配，數據無法在各部門間共享，從而形成了“信息孤島”問題，不少單位為解決這一問題付出了巨大的代價。本文分析總結了一種利用Excel VBA進行系統間數據整合的簡易、經濟的方法。

關鍵字：管理信息系統；信息孤島；VBA；數據整合

A Research of Data Consolidation between Management Information Systems by Using VBA.

Abstract：Different departments in many units have adopted various management information systems.With mismatch of the data interface of each system，the data cannot be shared among different departments，giving rise to a phenomenon of \"Information Isolated Island\"，which causes many units to pay a huge price in order to solve it.This paper analyzes the specific problem and provides a simple and economic method for consolidating data between systems by using Excel VBA.

Keywords：management information system；information isolated island；VBA；data consolidation

1 引言

自上世紀90年代起，我國各行業開始逐步發展MIS（管理信息系統），經過二十多年的發展，目前MIS的應用已逐步普及，各行業、單位都清晰地意識到管理信息化的重要性，但由于在開發使用初期缺乏長期系統規劃，造成同一單位各部門各自采購或開發不同系統的應用軟件，從而在同一單位間的各部門數據無法共享，形成了“信息孤島”問題[1]。如廣州某公司從上世紀80年代開始引入財務電算化，目前公司的材料進出系統、上下傳達系統使用Office辦公軟件，財務系統、人事系統采用專門軟件，公司OA系統采用專門網絡化軟件，公司采用大量互不兼容軟件，軟件間無法直接進行數據交流。又如廣東汕頭某醫院，且不說整個醫院采用各種人事管理系統、醫療收費系統、財務系統各自獨立，就說其統計室采用的“廣東省醫院統計病案管理系統”和“單病種質量監控報告系統”兩個系統就存在著信息不能共享，數據重復填報的問題[2]。要解決“信息孤島”問題，不少單位付出了巨大的人力與財力，但仍未能非常有效的解決這一問題。

2 “信息孤島”產生的問題

“信息孤島”問題逐步成為各信息化應用單位的信息化效率的瓶頸問題，制約了應用單位的信息化持續發展，它的危害主要體現在以下幾方面。

2.1 信息的多重采集影響數據的一致性和正確性

同一單位不同部門采用的軟件相互孤立，數據不能共享，造成相同的數據要在多個軟件系統重復輸入，一個系統中的結果也無法直接導入到另一個系統中，必須重新錄入。這樣不僅僅是增加了重復勞動，而且容易產生數據錄入出錯，從而影響系統數據的正確性，也容易造成不同系統間的數據不一致性。

2.2 數據格式的不一致，影響跨系統查詢統計

由于軟件系統以部門劃分，各部門的軟件相互獨立，開發軟件時的數據格式由不同的開發者定義，造成數據格式不一致，從而無法實現跨系統的查詢、統計、匯總等操作。即使要比對兩個系統的數據是否一致也是困難重重，這就為單位綜合使用數據造成了巨大的障礙，甚至造成計劃失控、庫存過量、采購與銷售環節的暗箱操作等問題[3]。

2.3 數據不統一影響應用單位的決策 [3]

一個單位的決策往往需要綜合多個部門的信息，而孤立的系統只能提供局部的信息，無法有效提供全面的數據，無法綜合全局考慮問題，無法為決策者提供有力的支持。

3 VBA解決“信息孤島”應用案例分析

3.1 某醫院統計室《VBA 病案及單病種集成系統》

該統計室同時使用《廣東省醫院統計病案管理系統》和《單病種質量監控報告系統》兩套軟件分別向上級管理部門上報相關數據，兩套軟件中存在許多重復的數據，但系統相互獨立，數據無法共享，需要重復輸入，存在兩套軟件中的數據不一致的風險，同時，由于軟件是由上級管理部門指定使用，其中的數據及報表不能滿足醫院自身的需要。

《VBA 病案及單病種集成系統》分別從上述兩套系統中抽取了Excel數據表作為數據源，利用VBA實現了數據導入、查詢比對、分析管理、質控圖生成、病案預測等功能。從而實現對兩套軟件系統中數據的一致性進行自動檢測，并且從導出的數據中抽取如例數、療效、平均人費用、平均人日費用、平均住院日等數據項生成醫院自己需要的報表，生成質控圖、病案預測等輔助決策的數據。一定程度上解決了數據重復輸入帶來的不一致的隱患，抽取數據二次使用，提高了數據的使用效率。

3.2 廣州某企業利用VBA技術實現對企業原有系統的數據整合及其應用[1]

廣州某企業二十多年前就開始引進信息化管理，由于缺乏長期的規劃，造成多套軟件系統之間的相互孤立，造成重復勞動、數據潛在錯誤等諸多問題。2008年公司請復旦大學軟件學院為其進行了改造，對公司的財務系統、項目材料系統、人事公布系統進行了數據整合。

利用VBA對公司的財務系統的四個部分：本部的會計系統、本部的出納系統、分公司的會計系統、分公司的出納系統進行了整合，對數據庫進行導出Excel、數據字段的擴容增加安全保護等操作，實現了不同賬目之間可以進行核對、生成撥付審核表等功能。

對項目材料系統則是用同時利用Excel表格和VBA程序 進行處理，實現了將公司材料價格迅速下達到項目部；入倉單和出倉單及時登記，控制公司倉庫內的庫存等功能。

對人事公布系統，則利用VBA讀取數據庫，再把相關資料填入Excel或者Wbrd的模版，再進行打印和上傳到服務器進行發布，減少了原系統中的煩瑣人工工作。

利用VBA對數據進行整合減少了部門之間的數據傳輸難度，對原數據庫進行擴容，減少重復勞動，提高了數據利用的效率和效果。

4 利用VBA進行數據整合的一般方法

利用VBA對多個孤立的軟件系統進行數據整合是一種簡單可行有效的方法，也是是許多單位采用的方法，就其開發過程而言，可以歸結出一般方法，如圖1示，一般可以按如下步驟進行。

4.1 了解原系統的數據結構

要進行數據整合先要對原系統的數據庫格式進行解析，最好的辦法是利用DBMS打開原系統的數據庫，從而能清晰地掌握數據庫各表的結構。有些系統的數據庫經過了加密，如果無法破解，就要通過該系統所能導出的數據進行分析，比如有些系統可以導出Excel表格，則通過導出的Excel表格進行分析，或者從該系統的報表進行數據格式的分析。

4.2 了解客戶需求

客戶需求是系統改造整合的最終目標，通過與用戶溝通，了解用戶對原系統的意見，了解用戶對數據還有哪些利用的需要，形成需求說明，為下一步開發做好準備。

4.3 導出數據

將系統數據導出到一個過渡系統，例如Excel中，分析比較數據項的異同，總結出不同系統間數據變換的規律，可通過VBA程序轉換格式，或是抽取各系統中所需數據進行加工。

4.4 數據的格式的轉換，

有些系統沒有提供數據批量導入功能，但是可獲得其數據庫密碼，則可用VBA程序打開其數據庫，將另一系統導出的數據，轉換成其所定義的數據格式，再將數據寫入其中，從而實現將系統A的數據格式轉換后，通過VBA程序導入系統B，減少重復輸入造成的出錯隱患和人工勞動。

4.5 數據的抽取與利用

各系統的數據導出后，還可根據用戶的需要，從這些數據中抽取數據項，進行深加工，生成新的統計報表，或是進行其它計算，從而擴展原系統不具備的新功能。

5.結束語

要徹底解決“信息孤島”問題，最終還需對單位的信息管理系統進行全面的統籌規劃，全面考慮各部門間、上下級間的數據流往來，進行整體設計開發。但就目前現狀而言，一個單位往往有多頭管理，各管理部門間的數據結構并沒有統一規劃設計，而且重新開發也將耗費巨大的人力和財力，也為日常工作帶來困擾。利用VBA進行各管理信息系統間的數據整合以其簡單、廉價、高效而有著極大的現實價值。

參考文獻：

[1]張思聰.利用VBA技術實現對企業原有系統的數據整合及其應用[D].上海：復旦大學，2008.

[2]陳琳玲.基于VBA的醫療統計信息系統集成應用[J].南方職業教育學刊，2014（01）：97-101.

[3]卞保武.論企業信息化中的“信息孤島”問題[J].中國管理信息化，2007，10（4）：22-25.

作者信息：

黃毅斌（1971——），男，廣東汕頭人，汕頭職業技術學院計算機系講師，主要研究方向為軟件設計、現代教育技術。