基于內部控制的企業采購管理問題及對策分析

摘 要：企業內部控制中的采購管理是企業管理的關鍵環節，它不僅影響到企業的經濟利益，也在不同層面影響著企業的發展。本文圍繞企業內部控制的采購環節，分析了企業采購管理中存在的主要問題及其成因，進而提出了相應的解決措施。

關鍵詞：內部控制；采購管理；對策

一、企業采購管理存在的主要問題

1.采購預算超支

在企業中經常會出現采購預算超支的問題。生產部門需要材料時完全按照現有情況進行采購，而當情況發生變化時，就會產生預算超支的問題，從而造成資金短缺。如果材料有時效性，例如某一個季度采購了過多的材料而下一個季度又不可繼續使用，那么就會造成材料的浪費，從而直接給企業造成不可挽回的經濟損失。尤其是食品類，醫藥類、飲料類等相關企業，采購預算的超支將會更多地減少企業的利潤。

2.采購人員分工不明確

在采購環節出現一人身兼多職的情況。尤其對重要崗位的任職，沒有明確規定相應的制度，沒有適當的約束力，從而間接的給財務舞弊行為制造方便條件。崗位設置忽略了內部潛質這一關鍵點，尤其是財務部門、儲存部門等解除了牽制關系，采購環節容易出現混亂。并且在財務部門，出納與會計為同一人，這樣在采購時發生的經濟業務在記賬時出現的漏洞，也很難在盤點的時候被發現，從而造成不可挽回的隱形損失。

3.采購供應商管理缺位

一是采購環節中的供應商與采購人員有一定的親密關系，導致采購人員不關注材料的質量以及價格從而選定供應商。二是供應商與采購人員有個人經濟往來，發生行賄受賄行為使采購人員不優先考慮企業的得失，從而丟掉最好的采購貨源和供應商而造成一定的損失。三是供應商與采購人員同時對企業隱瞞材料的真實性，并針對其他供應商采用不合理的做法，從而使企業在一定范圍內只能使用某一特定供應商的材料，對企業和其他供應商造成一定得損失，在對供應商的選擇中缺乏一定的公平公正原則。

二、企業采購管理問題的成因

1.缺乏完善的采購計劃

生產部門或者銷售部門沒有制定出完整的采購計劃，企業全年各個季度生產量、銷售量等的不同都會影響材料的采購量。當對采購支出進行預算時也只是敷衍了事，沒有做好對價格的調查以及缺乏對往次采購材料價格的整體總結，在未知的情況下就盲目的確定采購目標，勢必會造成采購材料各項指標的不準確、企業的資金得不到合理有效的規劃和使用從而不能采購到高質量的材料，在一定能夠程度上提高了企業的采購成本，降低了企業的利潤。

2.采購流程監管不力、審批制度不完善

在整體的采購流程中，缺乏相應且必要的采購監管制度。企業高層對內部控制制度的意識薄弱，沒有注重相關嚴格的監管制度的制定，使不同環節的負責人鉆空子，財務賬目與實存數無法查出，對于采購的時效性材料，鑒定其是否可以繼續使用的評定條件不夠完善，廢棄材料的簡單審查和去向的記載等都將使企業得不到真實完整的信息，企業相關結果不夠透明化。在每個環節都缺乏有力的監管，采購的整體流程就不會得到預期的結果。

3.缺乏完善的供應商管理制度

沒有建立完善的額供應商管理制度，對供應商材料質量的考核制度同樣存在不足，在行業內也缺乏對多家供應商的全面考察。在審批時沒有充分了解采購人員與供應商的關系以及嚴格把關從供應商供貨的到采購完善的具體流程。沒有完整的評判標準對合格的供應商進行質量、價格、服務等全方位的評審。

三、企業采購管理的內部控制對策

1.完善內部控制環境

（1）建立完善的內部控制制度，并通過巨白各種戶外活動、講座、宣傳活動以及創建獎勵機制等提高企業全體人員的內部控制意識，建良好的控制環境。設立針對采購檢查小組和專員，加入到日常的工作中，不放過采購流程的每一個環節，逐步查出環節中的各種漏洞。

（2）加強企業的文化道德建設，提高企業人員集體素養，營造和諧的氛圍，使大家在做好本職工作的同時也盡可能的考慮大局，從而提高企業的經濟利益。

2.明確崗位分工

明確崗位的分工，建立嚴格的崗位制度，不可越級管理，不可跨部門管理。采購環節中的各部門人員不能身兼多職，尤其在財務部門，會計與出納要職務分離。采購流程中對各個關鍵環節的負責人加強管理，充分發揮內部牽制的作用，必要時可以采取獎懲機制。實施分級授權且明確規定不可越級。各個部門要職人員之間不得有親密關系，互相制約，各項事物在必要情況下要分別向上級進行匯報。

3.優化采購目標

對采購周期不同的企業做出合理的安排。像采購周期較短的企業要盡可能合理的使用采購材料，對其數量的控制要進行嚴格的預算，及時的制定計劃并根據社會因素、市場因素等對計劃做出調整，尤其是時效性材料，要根據往年度的采購總結做出合理的預算，充分利用企業的采購資金，盡可能的縮短成本達到利潤最大化。采購材料的質量要進行多家對比，采購價格也要進行溝通才能最終決定，并且不要一人獨大，要進行多方比較。

4.制定供應商制度

在多家供應商之間進行對比選擇，除了保證材料的價格和質量，還要根據供應商的評判標準選擇優秀的供應商，并建立長期良好的合作關系。對供應商的實力、信譽度、發貨期、付款方式、服務質量等進行全面考察，還可以建立適當的供應商獎勵機制以方便企業對供應商的選擇。

參考文獻：

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作者簡介：徐倩倩（1992- ），遼寧鐵嶺人，沈陽理工大學碩士研究生，主要研究方向：財務管理