探究電力企業(yè)電子文書檔案管理系統(tǒng)的架構(gòu)

【摘 要】文書檔案管理是電力企業(yè)一項重要的工作，進入信息時代后，文書檔案實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案向電子檔案管理方式的轉(zhuǎn)變，這有利于提高檔案管理的質(zhì)量以及效率。本文對電力企業(yè)電子文書檔案管理系統(tǒng)的架構(gòu)進行了探究，希望對相關(guān)工作人員提供重要的參考依據(jù)。電力企業(yè)的管理者在優(yōu)化與完善電子文書檔案管理系統(tǒng)時，一定要做到紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合，還要利用數(shù)字化技術(shù)、信息化技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，提高目錄檢索的效率，這樣才能提高文書檔案的利用率。

【關(guān)鍵詞】電力企業(yè)；電子文書檔案；管理；系統(tǒng)；架構(gòu)

電力企業(yè)是我國重要的能源企業(yè)，電力企業(yè)的穩(wěn)定運行可以保證當(dāng)?shù)鼐用竦恼Ｓ秒姟Ｎ臅鴻n案管理系統(tǒng)是電力企業(yè)管理系統(tǒng)的重要組成，隨著科技的不斷發(fā)展，電力企業(yè)文書檔案實現(xiàn)了電子化的管理方式，電子文件逐漸成為了電力企業(yè)文件的主導(dǎo)形式，為了提高電子文書檔案的管理水平，一定要合理應(yīng)用計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，還要重視文書檔案收集、整理、保管這項工作，這也有助于提高電力企業(yè)的服務(wù)水平。在優(yōu)化電子檔案管理系統(tǒng)時，需要確定檔案管理的架構(gòu)，這樣才能提高管理的效率。

1.電子文書檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的關(guān)系

電子文書檔案是一種新型的檔案管理形式，由于電子文書檔案應(yīng)用的時間不長，相關(guān)制度還不夠完善，而且還不具備法律效力，所以，在應(yīng)用這一管理措施時，需要與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式結(jié)合，這樣才能保證文書檔案的法律效力，還可以提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，有利于檔案的查找、目錄的檢索以及文件的借閱。電子文書檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有著緊密的關(guān)系，只有將二者緊密的結(jié)合在一起，才能保證文書檔案管理的有效性。

2.電力企業(yè)電子文書檔案規(guī)范化管理的作用

2.1有利于檔案目錄信息的管理

文書檔案管理系統(tǒng)與文件處理系統(tǒng)連接后，檔案目錄信息可以自動生成，實現(xiàn)對電子文書檔案的規(guī)范化管理，可以減輕工作人員的工作量，還可以提高檔案目錄管理的水平。

2.2可以實現(xiàn)文書檔案的全文儲存以及檢索

電子文書檔案的規(guī)范化管理，可以實現(xiàn)對文書檔案的全文儲存，可以實現(xiàn)全文目錄檢索，這有利于提高檔案文件的利用率，在對全文進行存儲后，可以實現(xiàn)遠距離檔案信息傳輸，實現(xiàn)了資源的共享。

2.3有利于實現(xiàn)多媒體檔案的統(tǒng)一管理

在現(xiàn)代化的電力企業(yè)中，文書檔案的種類越來越豐富，規(guī)范化管理可以實現(xiàn)對多樣化信息的集中管理，利用計算機技術(shù)，可以提高檔案檢索的效率，其不但可以對文字圖像進行歸類管理，還可以對動態(tài)影像、聲音媒介等檔案信息進行集中管理。

2.4可以實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的計算機輔助管理

檔案業(yè)務(wù)的種類越來越繁多，檔案管理可分為多項環(huán)節(jié)，在進入信息時代后，利用計算機輔助技術(shù)，可以實現(xiàn)對檔案的收集、整理以及存儲，規(guī)范化管理可以實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的計算機輔助管理，可以及時掌握檔案信息的動態(tài)變化情況，這有利于提高檔案管理的預(yù)測能力，可以促進電力企業(yè)電子文書檔案管理工作效率不斷的提高。借助計算機技術(shù)，可以了解文書檔案的借閱情況，可以掌握檔案機構(gòu)以及檔案管理系統(tǒng)的架構(gòu)，還可以了解檔案動態(tài)變化情況，實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的計算機輔助管理，提高電力企業(yè)電子文書檔案管理的水平。

總之，加強電力企業(yè)電子文書檔案的規(guī)范化管理，可以有效提高檔案業(yè)務(wù)的管理質(zhì)量以及工作效率，可以減輕檔案工作人員的工作量以及勞動強度，降低檔案管理的成本，實現(xiàn)現(xiàn)代化、電子化、自動化化的檔案管理，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以隨時隨地的對檔案進行檢索、借閱，還能減少檔案丟失、泄密的危險。

3.電力企業(yè)電子文書檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備的原則

（1）開放性。基于業(yè)界開放式標準，并為未來的業(yè)務(wù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（2）規(guī)范性。系統(tǒng)要符合中華人民共和國檔案行業(yè)標準（DAT/22-2000）《歸檔文件整理規(guī)則》和《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》及集團公司制定的檔案管理辦法。

（3）靈活性與可擴展性。方便擴展設(shè)備容量和提升設(shè)備性能，具備支持業(yè)務(wù)處理的靈活配置、業(yè)務(wù)功能的重組與更新的靈活性。

（4）安全可靠性。提供良好的安全可靠性策略，支持多種安全可靠性技術(shù)手段，制定嚴格的安全可靠性管理措施。

（5）先進性和前瞻性。采用先進成熟的設(shè)備和技術(shù)，確保系統(tǒng)的技術(shù)先進性，保證投資的有效性和延續(xù)性。

4.電子文書檔案管理系統(tǒng)的特點

4.1安全性

因為是網(wǎng)上檔案室，所以安全性是極為重要的要求。系統(tǒng)必須確保只有經(jīng)過授權(quán)、認證的用戶才能使用本系統(tǒng)，而且普通用戶不能修改、刪除檔案庫里的歸檔文件。用戶能直接查看符合用戶查閱權(quán)限的檔案的內(nèi)容，超過用戶查閱權(quán)限的檔案，只能查看檔案的索引信息，如需查閱檔案的內(nèi)容，經(jīng)過授權(quán)流程后，方能查閱檔案內(nèi)容。絕密文件，系統(tǒng)不提供網(wǎng)上檢索、查閱功能，用戶可以在網(wǎng)上提出查詢申請，由檔案管理員審批后，在指定地點和時間由機要員陪同觀看。

4.2易用性

檔案管理系統(tǒng)的主要使用者并不是計算機專業(yè)人員，因此，系統(tǒng)的用戶界面必須確保盡可能方便用戶的使用，尤其在檔案的錄入部分，應(yīng)該提供統(tǒng)一的界面，使檔案管理員能方便的錄入，減少文本轉(zhuǎn)換的次數(shù)，用最少的操作完成最多的功能。

4.3高效性

系統(tǒng)應(yīng)提供更多的功能，盡量的減少檔案管理員的工作量。發(fā)表論文。另外，系統(tǒng)還需具備良好的提示幫助功能，減少用戶的學(xué)習(xí)時間。

4.4和紙質(zhì)文檔管理充分結(jié)合

在現(xiàn)行條件下，電子文檔仍然代替不了紙質(zhì)文檔。紙質(zhì)文檔仍然需要精心保管，妥善維護。紙制檔案的管理方法應(yīng)該在電子檔案的管理方法中得到充分的體現(xiàn)，電子檔案的管理方法應(yīng)該盡量的減少手工管理檔案的工作量。其次，系統(tǒng)管理主要目的是保證文書檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定、可靠運行；減輕系統(tǒng)維護人員的工作負擔(dān)，提高工作效率；實時掌握各級節(jié)點系統(tǒng)資源的利用情況，為升級擴容提供數(shù)據(jù)依據(jù)。系統(tǒng)管理主要包括：主機系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)管理、數(shù)據(jù)庫管理、應(yīng)用系統(tǒng)管理、安全管理等。而且要支持集團公司的系統(tǒng)管理能夠與各省的系統(tǒng)管理實現(xiàn)互聯(lián)，即可實現(xiàn)部分垂直管理。

5.結(jié)束語

綜上所述，電子文書檔案已經(jīng)成為當(dāng)前社會電力企業(yè)文件管理的主要形式，隨著科技的不斷發(fā)展，電力企業(yè)的管理者一定要做好電子文書檔案管理系統(tǒng)的完善與優(yōu)化工作，建立文書、檔案一體化的管理系統(tǒng)，這樣可以提高目錄檢索的效率，可以節(jié)省檢索的時間，提高資源的利用率。電力企業(yè)在不斷發(fā)展的過程中，需要先確立電子文書檔案管理系統(tǒng)架構(gòu)，這樣才能實現(xiàn)文書檔案的規(guī)范化管理，才能促進電力企業(yè)更加長遠、健康的發(fā)展。

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