如何進一步加強檔案基礎業務管理

指導、監督各部門立卷歸檔工作，科學管理、積極開發利用檔案，為本單位各項工作服務，這是檔案室的兩項主要職能。顯而易見，后者才是其工作重心所在。然而，現實中多數檔案室卻主次顛倒，工作的主要內容局限于繁瑣的檔案收集、整理等基礎工作中；工作的方法長期處于傳統、被動、消極的手工操作階段，遠落后于檔案開發利用工作的需要和時代的步伐。這兩年我在農場檔案室工作期間，發現存在上述的情況，鑒于此，針對這一工作現狀，談談自己的看法。

1.現狀

1.1收集難

部門歸檔不夠及時、主動和完整。據調查，農場中能夠主動歸檔且按時按質按量的部門僅為少數；大多數部門都是你催他才交，你要什么他才給你什么，不少部門都要三請四催，個別部門還一拖再拖，甚至不了了之。如此一來，常常影響檔案室正常的組卷、編號的整理工作，甚至拖延整個檔案室工作計劃的完成。

1.2整理繁雜

許多文件材料的形成和部門立卷不夠規范和標準，有些部門甚至不組卷。具體表現為：載體不夠標準統一，紙張規格大小不一，書寫不規范，字跡耐久性差，圖紙疊放不符合要求，組卷混亂或不組卷等。這樣，檔案室的工作人員必須花大量時間和精力于繁瑣的收集、整理等環節中，甚至完全兼任了某些部門的立卷工作。日復一日，年復一年，除了整理還是整理，整個檔案室就是一個整理、加工的車間，忙忙碌碌、零零碎碎，檔案室工作的重心和開發利用檔案的職能也就在這忙碌和瑣碎中逐漸地偏離、淡化了。

2.原因

究其原因主要在于檔案室開展工作時，其監督、指導職能得不到充分發揮，而導致文件材料的形成不規范，部門立卷工作的不到位，不標準等，從而大大增加了自身的工作量，以致沒有精力去發揮其最重要的職能——檔案信息資源的開發利用。具體分析如下：

2.1檔案意識及檔案法制意識薄弱

由于檔案室工作大多長期處于自我封閉的被動狀態，宣傳又少，造成實際上許多人對檔案、檔案法、檔案工作的認識甚淺，對檔案的性質和價值，檔案工作的諸多環節更是知之甚少，所以也就談不上積極和主動，守法和執法了。再加上許多農場的工作重心和領導的主要精力皆集中于農業生產工作中，起間接和輔助作用的檔案工作的地位相應地也就較低，從而其監督、指導職能的發揮也就沒有什么力度，整個檔案室工作既消極又被動。領導不重視，檔案員又消極被動，其他人員就更加不引以為重了。

2.2相關人員檔案知識缺乏，業務生疏

我場許多部門的檔案員都是兼任的，非檔案專業的人員對有關檔案知識和業務在無任何培訓和學習的情況下，是不可能有深入詳細的了解，因此在文件材料的形成和積累，立卷歸檔等具體工作中出現一些不符合檔案工作規范的現象是不可避免的，專、兼職檔案人員的學習和培訓不到位，以及流動頻繁，致使工作更加生疏，根本無法開展監督和指導職能。

2.3檔案工作的有關規章制度不夠健全

檔案人員尤其兼職檔案員的職責不明確，工作考核不合理，都在很大程度上影響和制約了檔案工作的開展。

3.如何改變現狀

簡而言之，就是要加強檔案室的監督、指導職能和主觀能動性。

3.1轉變觀念，提高認識

一方面領導帶頭轉變觀念，真正重視檔案，把檔案工作擺到重要議事日程上來。另一方面檔案員要盡快自我轉變，從自身做起，樹立強烈的檔案意識，增強檔案法制觀念，正確認識并擺正檔案及檔案工作的性質、地位和作用，摒棄被動消極的思想，積極發揮主觀能動性，緊緊圍繞檔案室的兩項主要職能要制訂計劃、決定工作重心，并嚴格執行。

再有要加強宣傳，促進全場干部職工的轉變，多渠道多方式的宣傳檔案法及其實施辦法，檔案工作規范，檔案的性質、地位和作用等，如：我場檔案室編制《檔案法》和《檔案法實施辦法》學習材料，組織全場干部職工學習，編制檔案法試題在教工中開展知識競賽，在《農場信息報》上開辟專欄定期介紹檔案知識，大力宣傳檔案工作的作用意義，從而極大地增強了全場干部職工的檔案意識和檔案法制觀念。

3.2完善規章制度，加大執法力度

建立健全農場檔案的各項規章制度，使檔案工作的開展亦“有法可依、執法必嚴、違法必究”。主要有：建立起由分管領導、各部門負責人、專兼職檔案員等組成的全場檔案管理網絡體系，形成由上而下的嚴密的層層監督機制；健全檔案管理制度包括立卷歸檔制度等；明確檔案人員的崗位職責，尤其是建立兼職檔案員的崗位責任制和考核制度，以保證部門立卷工作的實現。如我場制定了《濃江農場檔案管理實施細則》，詳細規定了檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、利用各環節的制度和檔案人員崗位職責，從而保證了檔案材料及時、完整、系統地移交到綜合檔案室。

3.3加強隊伍建設，提高工作水平

自我成才。專職檔案員要努力學習專業知識，不斷參加業務培訓，掌握計算機應用能力，提高辦公自動化程度，使用檔案管理軟件進行檔案管理和輔助立卷，爭取更多的時間從事檔案的信息開發，提高自身各方面素質，成為合格乃至出色的檔案工作監督指導員，現代的科學的檔案管理員和信息的開發者。

促人提高。檔案室要通過各種形式和方法努力幫助兼職檔案員提高業務水平。如我場不但實現了兼職檔案員全部接受業務培訓的目標，而且還在《濃江農場檔案工作發展五年規劃》中專門制訂了“加強檔案隊伍建設，對專、兼職檔案員定期進行業務培訓更新知識，加強計算機能力的培訓，造就一支掌握現代化技術的面向新世紀的檔案工作隊伍”的長期培訓規劃。

3.4著重業務指導和監督，充分發揮檔案室在文件形成、積累和立卷歸檔中的作用

（1）以“早”爭主動，超前指導。即在文件材料形成前或中時的指導，盡量使許多問題和錯誤杜絕于萌芽階段，取得事半功倍之功效。如：我場檔案室在每個建筑工程竣工之前，就親自向基建科的內業工作人員詳細交待有關建設檔案的書寫規范、歸檔要求等，這樣既提高了案卷質量，又減少了歸檔后的許多不必要的再勞動。

（2）以“嚴”求質量，層層把關。分管領導和部門負責人要給予支持和監督，如：我場的照片檔案歸檔，爭取到辦公室和財務室的把關，農場各部門拍攝的活動照片、底片和說明，做到不向檔案室移交歸檔的一律不給簽字報銷。檔案室自身也要嚴格把關，堅決要求按時歸檔，堅持部門立卷，不符合要求的一律退回改正。

通過以上的監督和指導方法，最大限度的發揮眾人之力和檔案員的主觀能動性，使其從大量繁瑣的基礎工作中解脫出來，從消極、被動的思想中走出來，逐步實現現代化和科學化的檔案管理，爭取大量的時間從事編研等深層次的檔案信息開發工作，積極主動提供多途徑、高效率的服務，充分發揮檔案應有的作用，做到在利用中提高檔案地位，從而進一步加強整個農場的檔案意識，取得農場領導和全體干部職工在思想上更高度的認識和重視，又藉此來促進檔案工作，形成良性循環。