淺談檔案管理中存在的問題及對策

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，各級管理部門要充分認識到該項管理工作的重要性。加強對檔案的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持；同時，檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對資源開發起著重要作用。現代社會建立系統、科學、民主的管理制度，對其生存與發展極為重要。在一個單位中，檔案管理無疑是單位協調、有序、高效運行的有效保證。

1.檔案管理工作中存在的問題

1.1對檔案的重視程度不夠

長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應現在的管理需求。

1.2管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

大部分人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實和準確。

1.3檔案室硬件環境設施不齊全

對檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統一的檔案夾，都無法購置齊備。

1.4人檔分離、棄檔不用的人員數量不斷增加

隨著社會的發展，特別是隨著人才資源配置市場化，人才流動日益頻繁，越來越多的“單位人”變為“社會人”，人才的流動造成人檔分離，棄檔不用的人員越來越多。

1.5檔案材料制作不規范

干部檔案材料，須統一使用16開規格的辦公用紙，大于或小于16開規格的檔案材料以及對那些不規則、破損、卷角、折皺的材料都要進行技術加工，折疊、剪裁及裱糊。但近幾年來，時常有A4紙規格的材料歸檔，如《大專院校畢業生登記表》《晉升職稱審批表》《先進工作者呈報表》等等，這些材料裁剪非常困難，裁剪后四邊的文字往往“頂天立地、漫無邊際”，這樣人為的重復勞動，不僅造成人力、物力、財力的浪費，同時也使得人事檔案案卷很不美觀。

1.6檔案管理的科學化、信息化程度不高

隨著科學技術手段的不斷更新，檔案信息管理系統已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高，但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮，計算機技術還沒有在檔案管理中廣泛運用，有的單位是把個人信息、檔案目錄輸入計算機，資料檢索、調閱檔案等仍習慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施。這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

2.檔案管理工作的對策

2.1提高認識，加強領導

進一步做好檔案管理工作。單位領導應高度重視檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設的高度來對待，并將其納入到議事日程。要建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決，要建立檔案管理達標升級考核機制，對檔案工作實行定性定量考核，分級分類指導，等級升降動態管理，進一步推進檔案工作制度化、規范化和科學化建設。

2.2加強檔案工作的基礎建設

檔案管理部門要積極爭取領導的支持，做好檔案管理設施的更新。要建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜；庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備；庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施應經常檢查；檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。要加大資金投入，配備先進計算機管理設備。

2.3提高檔案管理人員素質

要注意加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員從事檔案工作管理工作，注意對他們的教育培養，關心他們工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環節和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的資源。

2.4健全檔案管理制度

建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。第四，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

2.5改進和完善檔案功能

使其記錄內容全面、客觀、動態。對檔案的功能應進行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應該予以保留；二是檔案的內涵要進一步豐富和擴大，以便使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務。

2.6采用信息化管理手段

信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現人事檔案計算機輔助管理勢在必行。

2.7做好檔案管理工作，強化服務意識，提高服務水平是很有必要的

檔案管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念。以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發點和歸宿。要明確服務方向，端正服務態度，樹立創新意識，提高服務質量。服務的好壞是衡量檔案工作者職業道德標準的重要尺度，發揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現代化建設服務，是我們檔案工作者義不容辭的責任。

總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯系時代發展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，促進社會主義和諧社會建設。