淺析疾病預防控制檔案的規范化管理與利用

【摘 要】我國疾病預防控制檔案管理工作量大、面臨的環境較為復雜，實踐中要基礎設施的完善為前提，以檔案管理的創新和檔案利用的創新為導向，積極推動檔案管理的規范化。

【關鍵詞】疾病預防控制檔案；規范化管理；利用

當前，我國疾病預防控制中心數量較多，2012年達到3490個，其中省、市（地）、縣（區、縣級市）分別為31、406、2808個，這些機構需要應對的疾病預防環境較為復雜，且規模總量較大，如2012年，全國甲乙類傳染病共報告發病達到321.69萬例，再如對學校的監督來看，被監督學校數量達到22.4萬所，如此龐大的工作量，必須有完善的疾病預防控制檔案，并規范其管理和利用，只有這樣才能達到既維護公民個人隱私，又輔助政府決策等功能的目標。

1.疾病預防控制檔案的規范化管理與利用的必要性

疾病預防控制檔案所包含的內容較多，既有各種規章制度，也有統計數據、研究報告，還包括衛生監督相關資料，其管理的規范及利用具有重要的現實意義，特別是隨著社會公眾對政府服務信息公開期望的增強，這種規范化管理將為信息的公開和利用奠定堅實的基礎。

1.1疾病預防控制檔案規范化管理有利于推動各種法規制度的執行

疾病預防控制法規制度是檔案管理的重要內容，而規范其管理，既可以便于政府決策者、相關監督機構以及社會公眾查閱，而且這種系統性的存檔可以為執法過程中執法人員提供參考，從而便于制度法規得到執行。

1.2可以為決策者提供參考

疾病預防控制檔案中包含大量的調查報告、統計資料以及疾病材料，這些調查報告與材料既包含對以往數據的一種統計，可以發現各種疾病預防事件的發展規律，從而便于人們從規律中得到啟示，做出有針對性的安排，盡可能的推動疾病預防與控制，也包含當時針對疾病預防控制采取的舉措，取得的成效，可以為類似疾病出現后采取有針對性的措施提供參考。

1.3有利于強化衛生監督與管理

疾病預防控制檔案還包含對學校、對國境口岸的衛生監督資料，截止2012年，全國被監督學校達到22.4萬所，78.2%的學校已建立學生健康檔案，這些檔案的管理對于預防疾病控制，推動衛生監督與管理具有重要的價值。

2.疾病預防控制檔案的規范化管理與利用的基本途徑

要對疾病預防控制檔案進行規范化管理，并推動其應用開發，必須把握好其基本途徑，只有這樣才能提高規范化管理與利用水平。但從實踐來看，目前這種開發應用還處于較為粗放的階段，檔案管理信息化程度不高、管理制度不夠健全，檔案服務決策、服務社會的作用尚未得到全面的發揮，這為未來進一步加強檔案規范化管理與應用提供了方向。

2.1疾病預防控制檔案規范化管理的基本途徑

疾病預防控制檔案包括檔案的建立、檔案的保存、檔案的查閱以及外借管理、檔案的銷毀等內容，其規范化管理的基本途徑主要包括三條。首先，管理制度的規范化，即要針對疾病預防控制的實際情況，制定細化的、針對性的管理制度，真正做到檔案管理的任意一個環節都有制度可依，有制度可執行。其次，管理流程的規范化，在實踐當中，涉及檔案管理的各個流程要規范，如檔案的存檔要有責任人簽字審核后依照一定的規則分類存檔，在檔案的借閱中要有負責人的簽字才能查閱，如果要外借必須履行完善的手續。通過流程的規范化推動管理的規范化。再次，管理服務的信息化，即要充分利用信息技術帶來的便利，利用電子檔案等方式將紙質檔案轉化為電子檔案，做到紙質檔案與電子檔案并存，以更好的保障檔案的完整性。同時這種電子化管理還可以為檔案查詢等提供便利。

2.2疾病預防控制檔案規范化利用的基本途徑

疾病預防控制檔案規范化利用包括供衛生、疾控部門利用，還包括供研究者、統計單位利用，其規范化的利用途徑也包括三個方面。首先，對檔案數據的開發利用，通過統計軟件或者統計手段，挖掘數據中隱藏的信息，通過數據挖掘找出疾病預防控制的內部規律、發展態勢，從而為相關個體提供參考。其次，對疾病預防控制經驗的對比總結，通過對同類疾病不同預防控制方案的比較，對不同疾病應對方案的比較，可以發現各方案的優劣，從而便于形成一套完善的應對方案，以提高疾病預防控制能力。再次，對疾病預防控制問題的查擺，通過對檔案的查詢，可以發現疾病預防控制中存在的突出問題，這就為問題的解決提供了方向。

3.促進疾病預防控制檔案規范化管理與利用的思考

疾病預防控制不僅事關政府部門各項工作，而且與群眾生活密切相關，因而規范其檔案管理是一項影響深遠的工作。實踐當中，要以基礎設施的完善為前提，以檔案管理的創新和檔案利用的創新為導向，積極推動檔案管理的規范化。

3.1完善基礎設施為檔案規范化管理與利用奠定基礎

檔案規范化管理與利用的前提是有完善的基礎設施做為保障，首先，要積極構建檔案管理場所，特別是基層疾病預防控制單位，要積極利用現有的辦公場地開設專門的檔案室，并購買檔案架、檔案袋等配套設施，通過設施的完備推動檔案管理的規范化，為檔案管理和利用提供便利。其次，要積極開發各種軟件設施，疾病預防控制部門要通過與檔案管理軟件供應商合作，開發出符合疾病預防控制部門實際的管理軟件，通過軟件實現檔案數據的查詢與管理。特別是，這一過程中要積極推動檔案的電子化管理，通過將紙質檔案進行編碼，并與電子檔案相對應，做到紙質檔案與電子檔案并存的管理模式。

3.2創新渠道推動疾病預防控制檔案管理規范化水平的提升

首先，要創新性的完善檔案管理制度，在貫徹執行《檔案法》等國家法律法規的前提下，要根據檔案管理信息化等要求，制定出臺適應時代要求的檔案管理制度，如信息化條件下的檔案信息歸檔制度等，以此提高檔案管理水平。其次，要創新性的完善檔案管理模式，在當前疾病預防控制檔案分級管理體系下，要通過規范化的制度明確歸檔信息的收集、整理、存檔工作，避免由于工作銜接失誤導致信息失真。再次，要創新性引入檔案管理新理念，將服務等理念貫穿到檔案管理工作當中，提高檔案管理水平。

3.3創新渠道推動疾病預防控制檔案的規范化利用

首先，要組織力量對疾病預防控制檔案所包含的信息進行研究，疾病預防控制檔案相關部門要通過成立課題組或者領導小組等方式組織研究力量，甚至可以引入高校、研究機構的力量參與到檔案信息的挖掘與開發當中，以此對檔案的歷史信息、檔案信息與疾病預防控制實踐關系等問題展開研究，形成一系列高檔次的研究成果。特別是，這種研究不能是一次性的探討，而應該成為一種常態，在檔案信息更新后即組織展開研究，通過動態的分析推動檔案信息的利用。其次，要積極推動疾病預防控制檔案研究結果的應用，在檔案研究成果完成后，要將相關的成果報送給政府決策者，為政府決策提供參考。此外，部分對社會公眾有關的研究成果還應當選擇合適的方式進行公開，通過信息公開幫助公眾了解疾病預防控制信息。

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