醫(yī)院圖書檔案規(guī)范化管理分析

[摘要]醫(yī)院作為我國治病防治，保障人民健康的社會主義事業(yè)單位，是我國衛(wèi)生事業(yè)的重要組成部分，它的基本功能就是治療那些身體健康出現(xiàn)問題，需要幫助的人群，它的接觸人群廣泛復雜，所以醫(yī)院圖書檔案的建立和管理勢在必行，本文對醫(yī)院圖書檔案的建立和規(guī)范化管理作了仔細的探究和詳細的解答。

[關鍵詞]醫(yī)院；圖書檔案；管理

醫(yī)院圖書檔案工作是醫(yī)院管理的重要組成部分，醫(yī)院圖書檔案的建立和規(guī)范化管理，使這些圖書檔案能夠被充分的利用，發(fā)揮這些圖書檔案的作用和價值，對于醫(yī)院做好醫(yī)療服務，發(fā)展我國的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)都有巨大幫助，但是據(jù)調查我國的醫(yī)院圖書檔案的規(guī)范化管理還存在著一定的問題和挑戰(zhàn)。

一、醫(yī)院圖書檔案規(guī)范化管理面臨的問題

隨著社會的不斷發(fā)展和進步，我國醫(yī)療衛(wèi)生體制和社會醫(yī)療保險體制的改革，促使醫(yī)院圖書檔案管理的改革，一方面現(xiàn)在醫(yī)院圖書檔案管理工作中普遍存在的問題是歸檔資料不夠完整，歸檔資料的分門別類不夠系統(tǒng)，連續(xù)性差。致使醫(yī)院的許多珍貴的資料文件，遭到破壞。醫(yī)院圖書檔案的管理機構不健全，這導致了醫(yī)院的圖書檔案和文件資料被分散到各個部門，科室，在需要用到時，查閱不便，甚至丟失，給醫(yī)院帶來了諸多不利，另一方面醫(yī)院的圖書檔案管理比較混亂，沒有明確的職能劃分，通常來說醫(yī)院需要設立多個檔案管理部門，如綜合檔案室，用于保存管理文書檔案，科技檔案和音像檔案。而像醫(yī)療檔案，病理切片檔案，X線膠片檔案等都應分別保存在各相關部門。還有一點是醫(yī)院過于重視病歷檔案而忽視了其他檔案的管理，現(xiàn)在大多數(shù)醫(yī)院都已建立起病案室用于保存管理病歷檔案，但是其他的的檔案就沒有專門的部門來進行保存管理，最后是由于醫(yī)院過于強調檔案的保密性，造成檔案的查詢與借閱困難，有些甚至僅局限于醫(yī)院的領導及職能科室，對檔案的管理造成自我封閉，這就使醫(yī)院的圖書檔案失去了其教育學習的價值[1]。

二、醫(yī)院圖書檔案管理工作的職能

1、搜集與醫(yī)院任務有關的各種書刊資料。利用多種手段和渠道采購與醫(yī)院有關的相關書籍報刊等資料，充實醫(yī)院圖書檔案室，擴大搜索范圍搜集國內外有參考價值的資料，保證醫(yī)院圖書檔案室資料的多樣性和全面性，同時去掉那些無參考價值與醫(yī)院無關的資料，保證圖書檔案室的結構合理，藏書豐富，適合醫(yī)院。2、妥善保存和管理醫(yī)院的圖書檔案資料。醫(yī)院的圖書檔案管理者需要根據(jù)圖書檔案的不同類別，進行整理和分類，保證圖書檔案資料保存完善，分類有序，方便醫(yī)院工作者的借閱，查詢，能夠準確的為醫(yī)務工作者提供多種文獻資料。3、開展多種形式的文獻情報服務。深入科室、病房，了解臨床，科研和教學的需要，及時主動的提供圖書檔案資料用于查閱，避免被動式服務[2]。

三、醫(yī)院圖書檔案管理工作的重要性

建立圖書檔案管理最主要的就是能夠發(fā)揮醫(yī)院圖書檔案的作用，為醫(yī)院的醫(yī)護人員提供可靠的全面的借閱資料，提升醫(yī)護人員的專業(yè)素質和道德修養(yǎng)，建立醫(yī)院圖書檔案管理也能有效的維護醫(yī)院圖書的合法權益，為醫(yī)院臨床防病治病提供新的情報，促進各專業(yè)技術的發(fā)展，還能為科研人員提供寶貴的文獻資料，提高醫(yī)院的醫(yī)療服務品質，使醫(yī)院能夠真正成為一個治病救人的場所，對醫(yī)院的建設與發(fā)展也有重要作用，醫(yī)院圖書檔案管理工作的好壞，直接體現(xiàn)了醫(yī)院管理工作的水平，對醫(yī)院具有重要意義。所以，做好醫(yī)院的管理工作，先要做好醫(yī)院圖書檔案的規(guī)范化管理，打好基礎，從而進一步推動醫(yī)院的發(fā)展。

四、醫(yī)院圖書檔案的規(guī)范化管理

1、建立圖書案檔案管理一體化機制。建立圖書檔案管理一體化，可以集中力量，減少不必要的人力物力的投入和浪費，節(jié)約資金，便于圖書管理者的工作。設立專門的情報科室，為圖書檔案管理部門提供更多科學有效的文獻資料。建立圖書檔案管理一體化機制，能夠迅速有效的為醫(yī)院的管理服務，因此醫(yī)院有必要建立一個結構合理，功能齊全，運轉高效的信息中心，對醫(yī)院的圖書檔案等信息資源進行統(tǒng)一的規(guī)劃、管理，從而為醫(yī)院圖書檔案的現(xiàn)代化、規(guī)范化管理打下堅實的基礎。2、強化領導的檔案意識。領導的重視是做好每項工作的前提，強化領導層對于醫(yī)院圖書檔案的管理意識，使領導能夠真正重視醫(yī)院圖書檔案管理工作，使領導意識到做好醫(yī)院圖書檔案管理工作是做好醫(yī)院現(xiàn)代化管理工作的基礎，它代表了醫(yī)院的管理水平和文明程度，它為醫(yī)院的醫(yī)療服務，和科研教學提供了有力的依據(jù)，從而提升了醫(yī)院的醫(yī)療服務質量，獲得人民的信任與認可。領導真正重視起來，可以根據(jù)醫(yī)院圖書檔案提供的資料審時度勢，把握全局，從而提出正確的決策，更好的領導建設醫(yī)院，使醫(yī)院快速發(fā)展。3、加強對醫(yī)院圖書檔案建設的投入。加大資金投入加強對于醫(yī)院圖書檔案室軟硬件設備的引進，引進先進的軟硬件設施是實現(xiàn)規(guī)范化管理的基礎，這直接影響到醫(yī)院圖書檔案管理的成效，配備消防報警器、滅火器、自動溫濕度控制設備，建立防火、防盜、防塵、防蟲的現(xiàn)代化圖書檔案庫房。4、建立健全的圖書檔案管理制度。由于醫(yī)院接觸的人群廣泛復雜，工作內容復雜多變，部門眾多，技術性很強，所以對于圖書檔案的保密性比較高，醫(yī)院應結合現(xiàn)代化管理手段，結合醫(yī)院自身實際情況建立一個合理的圖書檔案管理制度，并在實際工作中不斷的發(fā)展和完善，完善檔案的搜集、歸檔，保管、借閱等各個環(huán)節(jié)，明確責任，加強約束，保證圖書檔案的各項工作流程都有據(jù)可查，有章可循，按章辦事。建立單獨的監(jiān)督考核部門，統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考察，避免圖書檔案管理工作者，在工作中懶散懈怠，敷衍了事，保證醫(yī)院圖書檔案的安全性。建立激勵機制，激發(fā)圖書檔案管理工作者的工作熱情，激發(fā)管理工作者的積極性和創(chuàng)造性。建立醫(yī)院的檔案管理網絡，對圖書檔案資料的收集和整理形成一個系統(tǒng)的網絡，便于借閱，學習。5、提高醫(yī)院圖書檔案管理工作者的素質。隨著科技的發(fā)展，醫(yī)院的圖書檔案管理工作更加的現(xiàn)代化、科技化，提高醫(yī)院圖書檔案管理人員的業(yè)務水平，素質和專業(yè)技術是規(guī)范醫(yī)院圖書檔案管理的一項重要舉措，加強對于醫(yī)院圖書檔案管理工作者的教育和培訓，強化管理工作者的服務意識，引進高水平的專業(yè)管理人才，充實醫(yī)院圖書檔案管理的工作隊伍。一般來說一家綜合性的醫(yī)院，圖書檔案管理工作者的人員編制比例應為醫(yī)院工作人員總數(shù)的1%，床位數(shù)的1.2%以及每萬冊藏書2名人員三者的平均數(shù)。另外除了人員的數(shù)量和素質外，醫(yī)院必須根據(jù)圖書檔案管理工作人員的文化層次，年齡結構，專業(yè)所長來合理的分配這些管理工作人員，務必使這些工作人員能夠在自己適合的工作崗位上發(fā)揮自己專長，這樣才能跳動圖書管理工作者的積極性[3]。

結束語

醫(yī)院圖書檔案的規(guī)范化管理手段多樣，最主要的是與時俱進，利用現(xiàn)代化科技手段，在實踐工作中不斷發(fā)展和完善管理方式，做好醫(yī)院圖書檔案管理工作，不斷探索，做到醫(yī)院圖書檔案管理工作的規(guī)范化，制度化和現(xiàn)代化，為醫(yī)院的發(fā)展與壯大做好后勤工作，贏得人民的認可與信任，從而為我國現(xiàn)代醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)做出應有的貢獻。

參考文獻

[1]羅瑩.醫(yī)院圖書檔案規(guī)范化管理建設探討[J].東方企業(yè)文化，2012，15：244-245.

[2]羅瑩.醫(yī)院圖書檔案一體化管理分析探討[J].計算機光盤軟件與應用，2013，12：112-113.

[3]蔡麗潔，曾桃.試論醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理[J].中國醫(yī)藥指南，2009，11：24-26.