強(qiáng)化建筑施工檔案管理工作的方式分析

[摘要]在建筑施工過程中，建筑施工檔案管理工作至關(guān)重要，建筑施工檔案作為建筑工程建設(shè)的重要?dú)v史資料，會在日后工程的后續(xù)施工、運(yùn)行、改建等工作中有著重要的參考價值。所以，強(qiáng)化建筑施工檔案管理工作的進(jìn)行，對我國的工程建筑具有非凡的意義，就建筑施工檔案工作中存在的問題、問題的成因和解決辦法進(jìn)行分析和探討。

[關(guān)鍵詞]建筑施工；檔案管理工作；有效對策

引言

建設(shè)周期較長、投入成本較大是我國建筑工程發(fā)展的主要特點(diǎn)之一，在建筑施工工作中，如何有效的提高建筑工程的質(zhì)量，并為建設(shè)工程未來的使用打下堅實(shí)的基礎(chǔ)，是我國建筑企業(yè)急需解決的問題。本文就強(qiáng)化建筑施工檔案管理工作中存在的幾個問題，提出相關(guān)的分析和簡單解決辦法。

一、當(dāng)今我國建筑施工檔案管理工作中的不足

（一）檔案意識淡薄

近些年來，我國建筑工程項(xiàng)目數(shù)量日益增多，越來越多的企業(yè)工程在質(zhì)量上出現(xiàn)問題。在相對的檔案管理工作上，很多企業(yè)在實(shí)施過程中往往不夠重視，忽視了檔案的重要性，導(dǎo)致了許多極具保存價值的檔案遺失，或者是很多無價值檔案混入檔案管理工作中。這樣一來，許多有歸檔價值的建筑工程在工程驗(yàn)收、結(jié)算等過程中資料嚴(yán)重不全，阻礙了建筑工程檔案的利用和建筑工程的質(zhì)量。工作人員對檔案的淡薄意識間接造成了建筑工程的質(zhì)量問題，錯過了建筑工程檔案最佳的收集整理時期，對建筑工程的資料歸檔過程造成了嚴(yán)重的影響。

（二）檔案管理體系尚未健全

在目前建筑工程檔案管理工作中，因?yàn)槿狈ο鄳?yīng)的管理體系，導(dǎo)致在檔案收集整工作上有所欠缺，并會對檔案管理系統(tǒng)造成嚴(yán)重的影響，從而使施工檔案不能發(fā)揮其根本作用。因此，在建筑工程進(jìn)行的過程中，必須要加強(qiáng)檔案收集整理工作的必要性，力求形成一個完善的檔案管理體系，從而來保證檔案收集整理工作的有效進(jìn)行。

（三）檔案資料缺乏真實(shí)有效性

在建筑工程進(jìn)行過程中，常常因?yàn)楦鞣N各樣原因?qū)е聶n案的丟失或因?yàn)闄n案收集時份數(shù)不夠，在移交建筑工程相關(guān)文件時經(jīng)常使用復(fù)印件代替。還有因?yàn)橄嚓P(guān)管理制度不完善，導(dǎo)致一些審批文件和圖章的簽字工作不規(guī)范，經(jīng)常有無關(guān)人員代簽現(xiàn)象的發(fā)生，造成建筑工程檔案資料的真實(shí)性降低。再或者，部分檔案管理人員沒有形成較強(qiáng)的檔案意識，在檔案轉(zhuǎn)交工作上不及時，或者收集整理檔案不及時，會錯過檔案最佳的整理時機(jī)，都會對建筑工程檔案的最終價值造成巨大的損失。

二、檔案管理工作中問題的成因分析

（一）檔案管理制度沒有得到貫徹落實(shí)

在如今各個建筑工程施工單位中，管理檔案的工作方式和方法存在著交大的差異，因?yàn)楦鲉挝粚n案的實(shí)際需求不同，因此無法對檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一的管理和制度約束，所以在建筑工程的具體建設(shè)過程中，極度缺乏規(guī)范的管理制度。同時也因?yàn)槭┕n案管理制度上的不完善，導(dǎo)致檔案工作在建筑工程施工過程中開展的力度不夠、隨意性較大，從而無法保證檔案管理工作的質(zhì)量。并且隨著建筑工程的進(jìn)行，檔案資料的數(shù)量也在逐漸增多，因?yàn)槿鄙傧鄳?yīng)的管理制度，所以檔案管理的效果無法得到保證。

（二）相關(guān)建筑單位對檔案管理工作不重視

很多建筑單位目前還沒有意識到檔案管理工作的重要性，隨著建筑工程的開展，建筑單位缺乏專職的檔案工作管理人員，將檔案管理工作視為臨時的、應(yīng)付性工作，在單位企業(yè)內(nèi)部也缺乏完善的檔案管理體系，從而不能保證檔案工作的有效進(jìn)行。而且大部分建設(shè)人員和檔案管理人認(rèn)為檔案管理工作相對很辛苦、枯燥，對檔案里管理工作缺乏積極性。所以在收集整理檔案資料時，也沒有按時完成，大大降低了檔案管理工作的效率。

三、強(qiáng)化建筑施工檔案管理工作的方式

（一）提高檔案意識

建筑單位應(yīng)當(dāng)緊跟當(dāng)今社會發(fā)展趨勢，與時俱進(jìn)，改變守舊的管理思路，逐步向信息化管理轉(zhuǎn)變，將以人為本作為核心思想，大力推行人本管理概念。同時建筑單位企業(yè)應(yīng)當(dāng)在內(nèi)部向員工大力宣傳檔案管理的重要性，讓員工充分意識到規(guī)范檔案管理工作的必要，提高檔案意識，進(jìn)而在建筑工程進(jìn)行時有效提高工程質(zhì)量。同時，在檔案管理工作進(jìn)行過程中，會涉及到多個部門，將各個部門應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)起來，形成健全的、完整的體系，加強(qiáng)各部門的溝通交流，將會有效的促進(jìn)管理工作開展。

（二）健全相關(guān)的檔案管理制度

對于如何完善相關(guān)的檔案管理制度，有幾點(diǎn)建議：實(shí)施崗位責(zé)任制，明確建筑單位中每個檔案管理人員的責(zé)任要求，并對管理人員的技能水平進(jìn)行評估考核；建立檔案室，在企業(yè)內(nèi)部宣傳檔案管理的重要性，加強(qiáng)檔案管理意識，對在職員工進(jìn)行相關(guān)的思想教育，進(jìn)而不斷完善相關(guān)的檔案管理制度；確保檔案管理的規(guī)范性，在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行統(tǒng)一要求，制定科學(xué)的管理制度，并安排專人進(jìn)行檔案管理工作的監(jiān)督，在科學(xué)可行的方案下，使檔案管理工作的效率不斷提高。

（三）確保檔案資料的真實(shí)有效

為了保證建筑工程檔案的真實(shí)有效，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在建筑工程進(jìn)行過程中，明確各工作人員的工作職責(zé)，必須依照相關(guān)法律規(guī)定嚴(yán)格監(jiān)察簽字工作，決不允許隨意代簽現(xiàn)象的發(fā)生。若是在因?yàn)椴豢煽沽υ虿荒苡H自簽字，只能找人代簽的情況下，則必須要求項(xiàng)目責(zé)任人出示相關(guān)授權(quán)書，且授權(quán)書必須具有相關(guān)法律效益，并和項(xiàng)目文件保持一致性。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，為了保證檔案資料的準(zhǔn)確性，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必須實(shí)時監(jiān)管檢查檔案內(nèi)容，如果發(fā)現(xiàn)問題，必須立即修改。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)保證在項(xiàng)目進(jìn)行過程中，積極的開展工作，對工地、檔案的實(shí)時考核，時刻關(guān)注檔案的歸檔工作，提升檔案管理的真實(shí)性和相關(guān)法律效益。

（四）對檔案管理專員進(jìn)行培訓(xùn)

在建筑工程進(jìn)行中，檔案管理工作質(zhì)量的好壞由檔案管理專員的業(yè)務(wù)水平直接決定，一個具備高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理員能夠有效的提高檔案管理工作進(jìn)行的效率。因此，提高檔案管理專員的專業(yè)水平極為重要。對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，使檔案管理人員能夠掌握基本的工程狀況和進(jìn)展程度，并對檔案管理工作的進(jìn)展進(jìn)行判斷，不斷的完善自己，提高專業(yè)水平。同時，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合當(dāng)今社會發(fā)展理念，建立并完善高效科學(xué)的管理體制，從而保證檔案管理工作的高效進(jìn)行。

結(jié)語

檔案作為建筑工程過程的全記錄，在實(shí)施建筑工程過程中有著不可替代的作用，各建筑單位應(yīng)當(dāng)樹立正確的觀念，重視施工檔案管理工作的有效進(jìn)行，明確檔案管理給建筑工程帶來的價值，并對檔案管理工作的效率進(jìn)行不斷的提高，完善相關(guān)的管理體制，加強(qiáng)相關(guān)檔案管理人員的專業(yè)水平，進(jìn)而從側(cè)面提高我國建筑工程的總體質(zhì)量。

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