人事檔案功能減弱的成因分析

[摘要]單位的社會職能逐步剝離，由“單位辦社會”回歸到“社會辦單位”，人們可以在單位外尋求滿足自身資源需求的空間與機制。同時，由于勞動用工制度的改革，單位與職工都獲得了一種雙向選擇的權利，人們的擇業模式從單一走向多元，自謀職業成為了重要趨勢，用人單位也越來越注重個人能力，而不是檔案。

[關鍵詞]人事檔案；功能弱化；成因

計劃經濟時代管理模式與市場經濟時代社會環境之間的沖突，不可避免會出現一些管理問題。一方面是人事檔案管理的社會基礎發生了改變；另一方面，檔案管理沒有及時順應時代變化進行變革，仍停留在計劃經濟時期的管理模式，在功能定位上強調單位控制和身份依附。我國的人事檔案制度立基于計劃經濟時期的“單位社會”，單位壟斷人們“從搖籃到墳墓”的一切資源，人們必須依賴單位而生存。在那個時代，可以想象一個沒有檔案的人在一個單位里是何其艱難。社會主義市場經濟的建立改變了我國以單位作為基本單元的社會結構，逐步由“單位社會”過渡到“后單位制社會”。單位的社會職能逐步剝離，由“單位辦社會”回歸到“社會辦單位”，人們可以在單位外尋求滿足自身資源需求的空間與機制。同時，由于勞動用工制度的改革，單位與職工都獲得了一種雙向選擇的權利，人們的擇業模式從單一走向多元，自謀職業成為了重要趨勢，用人單位也越來越注重個人能力，而不是檔案。

一、人事檔案功能弱化

在過去，檔案是組織部門考察了解干部的工具；人才流動環境下，傳統人事檔案的功能正在大大減弱和退化，更多的作用轉變為提供相關的人事服務，如出國政審、婚育證明、職稱評定、辦理社會保險等。而這些人事服務如今也與人事檔案逐漸分離了，前些年婚姻登記中的單位證明取消了；這兩年報考研究生的單位證明也取消了；在廣州因私出境已經開始不用政審了，持戶口本和身份證就能辦理；再如職稱，目前社會化的資格考試越來越多，職稱已不成為證明人才能力的唯一標準，據報道，在北京人才服務機構存檔的6萬多專業技術人才中，申報職稱評審的人數逐年在減少，每年只有不到1%要求評職稱。 鄒云是四川大學九四屆畢業生，畢業后把檔案放在了四川省人才交流中心，在四川華聯酒店呆了半年，然后去了深圳，成了自由職業者，在深圳一家酒店做部門經理，鄒云對自己的檔案交了一年的代理費后就一直沒有理會過。他向記者講述了棄檔的經過，“畢業那會兒，大中專畢業生在學校所在城市只要找到接收單位，不論事業單位、國營還是私營企業，便可落下戶口，那時候戶口在人們心目中還看得很重。于是先落下戶口，放好檔案?！编u云說，“但后來逐漸覺得檔案對自己沒什么用，商業社會誰看你的檔案，考察檔案不如考察現實的人，只要你有完成某項工作的能力，誰管你檔案里得多少分，是優是良?！痹谏钲?，像鄒云這樣認為檔案沒什么用而遺棄檔案者還不是少數?！吧钲谑鞘澜缟蠒鹤∪丝谧疃嗟某鞘?，”一位不愿暴露姓名的深圳市公安局警官向記者透露：“深圳的暫住人口已經超過千萬，這還是警方可以掌握的數字?！睋{查，深圳市的戶籍人口，只有200萬左右，流動人口與戶籍人口處于“嚴重倒掛”狀態。這些流動人口是被深圳社會經濟迅速發展的巨大張力吸引過來的，他們并沒有發生戶口遷移，記錄著他們從中學開始的不同時期工作軌跡的檔案也被塵封在內地的某個角落，并不被人記起。因此，被遺棄檔案的增加與檔案的功能越來越弱化密切相關。

二、人事檔案獲取較困難

其實，如果人事檔案如果能方便調取的話，用人單位還是會有一定需求的，比如：至少可以通過人事檔案來鑒證人才的來歷與歷史背景，做到“用人不疑，疑人不用”。 但現在人才全國性的異地流動已非常頻繁，而不僅僅局限于本地范圍內，只要不發生人事關系調動，“檔”無需再隨“人”走而是留在了原地，給異地的用人單位調閱檔案造成了極大的不便。而且現行的人事檔案管理體制下，大多數非國有企業想要獲得人才的人事檔案是比較困難的。根據目前有關規定，只有將人事關系及檔案交給各級政府人事行政部門或人才流動管理機構保存的人員，才能享受應有的待遇，比如保留原有身份、工齡連續計算、國家規定的檔案工資調升等。畢竟檔案是原生的，紙質人事檔案有其唯一性，如果丟失或損壞，將無可替代。然而現實情況是，即使這些沒有人事檔案保管權的用人單位通過人事代理招調將員工的人事檔案保管在人才服務機構，也因查閱手續煩瑣而懶得理會了；況且用人單位對這種政治意義較強的“死檔案”興趣亦不大，久而久之，對人事檔案也就置若罔聞了。

三、人事檔案內容陳舊

傳統的人事檔案重歷史輕現實，使得人事檔案不能全面、及時地記錄和反映一個人的近況，而是籠統記載著大量陳舊、靜態的經歷資料。由于用人單位特別是非國有企業沒有法定的責任和義務提供員工在單位工作期間形成的歸檔材料，所以人才服務機構現在的檔案材料收集處于被動狀態，只能靠單位和個人的自覺行為。隨著多種經濟成份迅速發展，用人主體多元化，人才流動速度加快、規模加大，人才流動與人事檔案的脫節，導致進入檔案材料的內容越來越少，不能滿足掌握一個人全部信息的要求，特別是缺少反映當事人綜合能力、業務水平、個性特點的信息，缺乏有權威部門認定的業績考核材料，從檔案中難以得出對當事人全面、完整、客觀的評價。內容簡單、條目單一，由檔案記錄反映的個人有效信息極為有限，無法為用人單位提供更多的可用信息，與現代人力資源管理要求相差甚遠。用人單位人事部門從人力資源開發和產出的角度，最想從個人檔案中了解到的是員工在以往工作中的培訓情況、績效考核情況、個人的能力水平、性格特征及工作特長，但目前我國人事檔案的主要內容是從中學到每個工作單位的各種大同小異、形式單調重復的情況表格，不能真實客觀地提供一個人最新的素質能力信息；千篇一律的評語及調進、調出證明等，很難從這種檔案記錄中反映本人的性格、能力、工作特長或具體成績。因此檔案的內容不足以成為用人單位選拔和使用人才的依據，以致有些單位和個人認為檔案已無用處，對檔案置之不理。

總而言之，人事檔案的生命力之所以喪失，主要是因為人事檔案管理在實際工作中已逐漸背離我國檔案工作的基本原則，不能很好地維護人才個人信息的內容完整，也不方便社會各方面的利用。人才流動環境下人事檔案管理機構、管理對象和服務對象具有較強的社會性，人事檔案來源的廣泛性和內容的復雜性、利用者對人事檔案需求的多樣性、人事檔案管理方式和服務方式的開放性都向傳統人事檔案制度發出了強烈挑戰。