基于知識管理背景下的檔案后保管范式的管理特點

摘 要：在知識經(jīng)濟浪潮之下，檔案保管模式與知識管理不謀而合，綜合出一種新型管理理念“檔案后保管范式”，本文從范式理論的視角探討檔案后保管范式的概念，產(chǎn)生原因，研究歷程的發(fā)展以及檔案后保管范式的下的檔案管理特點，并在此基礎上提出自己的看法。

關鍵詞：檔案后保管范式 知識管理 研究范式 管理特點

一、引言

自上個世紀80年代以來，隨著以計算機技術為核心的現(xiàn)代信息技術的飛速發(fā)展，市場經(jīng)濟體制的確立和完善，社會活動發(fā)生了天翻地覆的變化。至21世紀，當今世界最重要的社會經(jīng)濟背景非屬知識經(jīng)濟不可。所謂知識經(jīng)濟是指以知識為基礎的，直接依賴于知識或信息的生產(chǎn)、分配和使用而獲得效益的一種經(jīng)濟形態(tài)。順應時代發(fā)展的潮流，知識管理這種重視知識應用、探索知識創(chuàng)新的新型管理模式應運而生。檔案學界一方面通過自身既有的傳統(tǒng)專業(yè)知識來豐富知識管理的理論基礎，另一方面正在不斷吸收知識管理中的創(chuàng)新點并利用現(xiàn)代信息技術探索各種新式的的管理方法和手段。可以說，知識管理正在不斷催生檔案管理學的新范式——檔案后保管范式。

二、檔案后保管范式的特點

檔案后保管范式指導檔案管理工作總流程，它由三大方面基本內(nèi)容組成，“新來源理論”、“宏觀鑒定理論”、“檔案知識服務理論”。

（一）檔案知識獲取：檔案收集工作

“新來源理論”中的“來源”強調(diào)的是將傳統(tǒng)的對產(chǎn)生原始文件的實體組織部門的關注轉(zhuǎn)變到那些虛擬的、臨時的形成原始文件的機構中去。檔案后保管范式下的檔案收集對象不再是組織活動過程中產(chǎn)生或收到的實體文件，轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募n案為主的同時包括組織內(nèi)部非正式的資料、外部的相關信息，甚至還有員工頭腦中存在的隱性知識。

傳統(tǒng)的檔案保管模式一直將文件和檔案管理的全部目標及整個過程劃分為不同的環(huán)節(jié)、階段和獨立的步驟，基本可以將文件管理和檔案管理看成是兩個分別運行的獨立系統(tǒng)，只有當文件在對應的業(yè)務活動結(jié)束后，現(xiàn)行作用退化歷史價值顯現(xiàn)成為非現(xiàn)行文件后，才能被歸檔成為檔案進行保存。而在“新來源理論”指導下，無論是電子文件還是紙質(zhì)文件，文件與檔案之間的聯(lián)系并沒有被切斷，并且重視檔案在社會實踐活動過程中形成多方面的歷史聯(lián)系。“我們只有通過虛擬文件產(chǎn)生過程中的相互聯(lián)系才能理解其內(nèi)容，因為來源、上下文關系、進化、指令都暗示著一種理解力、暗示著知識。”“檔案后保管范式”扭變了原先檔案與其他信息資源的分散狀態(tài)，達成一種集成的，一體化的各種知識資源的整合。

（二）檔案知識評價：檔案鑒定工作

由于文件形態(tài)的劇變和文件數(shù)量的爆炸，傳統(tǒng)的鑒定論都已經(jīng)不能滿足當前的檔案鑒定工作出現(xiàn)的新問題。電子文件等新式載體的文件形態(tài)大大轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)具體的、微觀的鑒定標準，檔案后保管范式下的鑒定工作“不再采用時間、來源、職能、內(nèi)容或用戶之類的具體標準，而是改用更加宏觀且相對抽象的‘文件形成機關的社會職能’標準。確實地說，它們使鑒定標準脫離了文件的具體內(nèi)容，上升為文件形成者的宏觀職能， 從而使鑒定方式和方法從分散變?yōu)榧小⒂蓚€別變?yōu)橄到y(tǒng)。”這也就是“檔案后保管范式”基本內(nèi)容里的第二點——宏觀鑒定論。這種鑒定法最顯著的特點就是可以對當前大量無序混亂的文件信息進行“批處理”式的鑒定，有效剔除那些無價值的雜亂信息，緩解“信息爆炸”速度，減輕“信息污染”程度，在減輕檔案工作者負擔的同時大大提高檔案工作的效率與質(zhì)量。

（三）檔案知識服務：檔案服務工作

隨著政務信息公開力度的不斷加強，公民檔案意識逐漸強化，越來越多的人不斷呼吁檔案信息公開化，毋庸置疑，檔案開放與利用這一話題一直是檔案學界探討的熱烈話題。在傳統(tǒng)檔案利用服務中，常常局限在“你要我查”、“你查我找”上，而如何從大量雜亂無章的案卷文件中迅速準確的提取出用戶所需信息這一復雜過程留給用戶自行煩惱，在這樣的服務方式之下，檔案無法滿足檔案載體以及群眾需求日益豐富復雜的變化。

知識服務的理念是以用戶為工作重心，后保管工作中的檔案工作人員不僅是物理實體的保管者、整理者，更是引導用戶走進知識庫的領路人，他們的工作重心是以用戶提供知識，提供解決問題的具體方案，以滿足用戶的知識需求為服務目標，個性、靈活、智能地為用戶提供具有針對性、超前性的全過程服務，主動的將服務工作的著眼點調(diào)整到知識的探尋、傳播、理解上來，重新審視檔案信息的地位，重點要為知識、信息價值的實現(xiàn)做出貢獻。

三、結(jié)語

檔案后保管范式是知識管理理論在檔案學領域中的具體體現(xiàn)，可以說知識管理帶動并完善了“檔案后保管范式”，而“檔案的后保管范式”體現(xiàn)了知識管理的內(nèi)在要求。首先檔案知識服務（知識服務）開發(fā)文件內(nèi)容進一步創(chuàng)造了價值;其次檔案知識獲取（新來源理論）挖掘出文件深層的、隱含的寶貴知識，豐富了知識資源;此外檔案知識評價（宏觀鑒定論）高效率的提高了人們利用文件的可能性。知識服務是“檔案后保管范式”的目的及核心，新來源理論和宏觀鑒定理論則是支持實現(xiàn)有效知識服務的保證手段，這三大理論內(nèi)容是“檔案后保管范式”的三大支撐點。

“檔案后保管范式”不僅注重對顯性知識加以管理，更注重挖掘背后的隱性知識;不僅重視對檔案實體的管理，更注重對檔案內(nèi)容價值的發(fā)揮;不僅重視對文件表面、內(nèi)容上的文字信息的研讀，更注重對文字背后相關聯(lián)的深層的社會記憶的追溯;就檔案學而言，“新范式并非必然取代原有的范式，但是把新范式添加到先前的范式體系中，原有的范式照樣可用”。

參考文獻：

[1]第十三屆國際檔案大會文件報告集[C].北京：中國檔案出版社，1997.

[2]馮惠玲，張輯哲.檔案學概論（第二版） [M].北京：中國人民大學出版社，2006： 282.

（作者單位：安徽大學管理學院）