事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑分析

摘 要 檔案管理是包括了收集檔案信息、整理檔案資料、保管檔案以及鑒定檔案等所有內(nèi)容，并真實(shí)地記錄了事業(yè)單位的全部活動，是國家檔案在我國事業(yè)單位的直接體現(xiàn)。但是現(xiàn)階段檔案管理中依然存在著一些問題。為此，筆者查閱相關(guān)資料，從研究我國事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義入手，重點(diǎn)探究檔案管理中存在的主要問題，針對問題總結(jié)提出優(yōu)化管理的有效途徑。

關(guān)鍵詞 檔案管理 事業(yè)單位 主要問題 優(yōu)化途徑

檔案管理是一項復(fù)雜、系統(tǒng)的工作，其包括了對檔案資料的收集、整理、統(tǒng)計、編目、保管、檢索和研究分析等全部內(nèi)容。而事業(yè)單位注重對檔案的規(guī)范化管理，對提高管理效率發(fā)揮著積極作用。此外，隨著國家的繁榮昌盛，事業(yè)單位在進(jìn)行改革的過程中，檔案管理問題逐漸暴露出來，限制了檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展。為此，筆者認(rèn)為應(yīng)尋求優(yōu)化途徑，加強(qiáng)檔案管理。

一、我國事業(yè)單位優(yōu)化檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義

國家經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)步發(fā)展，要求事業(yè)單位逐漸加快自身的發(fā)展步伐。然而新的發(fā)展形勢對事業(yè)單位自身的檔案管理工作提出了新的要求。所以筆者認(rèn)為在事業(yè)單位面臨嚴(yán)峻形勢的情況下，應(yīng)提高自身的管理能力。此外，在事業(yè)單位日常管理中，檔案管理尤為重要。檔案管理涉及到人才選聘、職工考核以及記錄單位活動等相關(guān)內(nèi)容，同時還涉及到檔案收集、檔案鑒定、檔案資料統(tǒng)計以及檔案整理等基本內(nèi)容。對于事業(yè)單位而言，檔案管理工作是本單位獲得發(fā)展的主要途徑。

二、我國事業(yè)單位在檔案管理工作中存在的三大問題

我國事業(yè)單位的檔案管理工作是一項涵蓋服務(wù)、政治以及管理等諸多內(nèi)容的工作，檔案管理效率對于事業(yè)單位的深入改革產(chǎn)生了直接影響，同時也影響到各種服務(wù)功能的正常發(fā)揮。

其一，管理制度不夠完善，現(xiàn)行的制度存在著執(zhí)行力度不足的問題。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的過程中，因?yàn)闄n案管理制度的混亂，導(dǎo)致工作的無章可循。甚至有部分事業(yè)單位并不重視檔案管理工作，未能夠充分認(rèn)識到檔案管理的重要性；對于《檔案法》等有關(guān)制度的認(rèn)識力度不足；未能夠制定符合本單位的管理制度；現(xiàn)行的制度存在著執(zhí)行力度不足的問題。這些都是造成檔案管理混亂的主要原因。

其二，事業(yè)單位在檔案管理中缺乏了檔案的信息化管理，信息化管理能力差。近年來，計算機(jī)等高新科技的普及以及應(yīng)用，對人們的生活以及工作等起到重要作用，并為檔案的信息化管理提供了技術(shù)支持，使得檔案管理更加方便。然而我國部分事業(yè)單位并沒有將信息化技術(shù)充分應(yīng)用到檔案管理中，導(dǎo)致管理效率偏低；也沒有采取相應(yīng)的單子文件監(jiān)督措施；對于信息化技術(shù)的應(yīng)用力度不足。

其三，檔案管理員的管理能力不偏低，缺乏了專業(yè)的業(yè)務(wù)處理能力。我國多數(shù)事業(yè)單位對于檔案管理的專業(yè)性不強(qiáng)；管理員的專業(yè)知識以及專業(yè)技能不足。其中一些管理員并沒有參加專門的培訓(xùn)，在不具備專業(yè)檔案知識的情況下參加工作，未能夠認(rèn)識到檔案的重要性，對檔案要求、檔案收集以及檔案裝訂等并沒有采取專門的措施，管理意識不強(qiáng)。此外，還有部分管理員身兼多職，人員調(diào)動頻繁，隊伍不穩(wěn)定。這些問題對檔案管理工作的穩(wěn)定性以及持續(xù)性產(chǎn)生了直接的影響。

三、我國事業(yè)單位優(yōu)化處理檔案管理工作的有效途徑

其一，采取統(tǒng)一管理和差異管理相結(jié)合的優(yōu)化措施。事業(yè)單位對檔案進(jìn)行優(yōu)化管理的過程中，應(yīng)在《檔案法》的指導(dǎo)下，堅持“統(tǒng)一”和“差異”相結(jié)合的管理原則，加強(qiáng)對現(xiàn)行的管理規(guī)范以及管理標(biāo)準(zhǔn)等的認(rèn)識，制定符合本單位的管理制度，促進(jìn)檔案管理工作朝著標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化方向發(fā)展。此外，在制定檔案管理制度的過程中，應(yīng)充分認(rèn)識到檔案的差異性管理，不同檔案采取不同的管理措施，保證檔案管理的針對性，并能夠符合該單位的特征和性質(zhì)。對于性質(zhì)不同以及規(guī)模不同的事業(yè)單位，在檔案管理中一定會存在差異。所以，筆者建議事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合自身工作性質(zhì)以及管理特征，加強(qiáng)總結(jié)和探索，制定符合實(shí)際的工作制度。

其二，制度制定和制度執(zhí)行相結(jié)合的優(yōu)化途徑。事業(yè)單位在檔案管理中，制定檔案管理制度，是優(yōu)化檔案管理的首要工作。而制度的執(zhí)行則是基礎(chǔ)。因此事業(yè)單位在制定檔案管理制度的基礎(chǔ)上，還應(yīng)加大檔案的執(zhí)行力度，切不可忽視制度的執(zhí)行。在檔案的優(yōu)化管理過程中，單位領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)高度重視制度的貫徹和落實(shí)，對制度的執(zhí)行應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督和管理；采取相應(yīng)的績效考核方式以及獎懲手段，確保制度的執(zhí)行。此外，檔案管理員應(yīng)積極工作，在實(shí)踐中逐漸完善檔案管理制度，確保檔案管理的順利開展。

其三，事業(yè)單位應(yīng)定期組織檔案管理員參加專業(yè)培訓(xùn)。新時期，對檔案管理員的工作提出了新的要求。所以檔案管理員在掌握基本的檔案管理技能以及措施的基礎(chǔ)上，還應(yīng)掌握電子檔案的管理技能。此外，因?yàn)闄n案管理標(biāo)準(zhǔn)的逐漸完善，所以建立素質(zhì)高的檔案管理隊伍極為重要。這就要求事業(yè)單位定期組織檔案管理員參加各種專業(yè)培訓(xùn)，嚴(yán)格實(shí)施外出培訓(xùn)制度以及輪崗制度等，全面提高檔案管理員的專業(yè)知識，提高他們的專業(yè)管理技能，讓他們能夠運(yùn)用信息化技術(shù)，對檔案資料加強(qiáng)管理。

其四，處理好紙質(zhì)檔案和電子檔案這兩者間的關(guān)系。現(xiàn)階段，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理中多是采取紙質(zhì)檔案管理措施。而隨著技術(shù)的進(jìn)步，數(shù)字化檔案管理成為了必然發(fā)展趨勢。這種技術(shù)采取的是電子檔案管理方式，它能夠提高檔案的管理效率。因此筆者認(rèn)為事業(yè)單位在優(yōu)化檔案管理工作的過程中，應(yīng)處理好紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理這兩者的關(guān)系，將紙質(zhì)檔案利用電子形式進(jìn)行保存，提高管理效率。

四、結(jié)語

我國事業(yè)單位在檔案管理中依然存在一些問題。這就要求事業(yè)單位結(jié)合現(xiàn)行的國家制度以及本單位工作性質(zhì)、發(fā)展現(xiàn)狀等，制定完善的檔案管理制度；加強(qiáng)對檔案管理員的專業(yè)培訓(xùn)，全面提高他們的管理技能和專業(yè)知識，并在實(shí)際的工作中充分應(yīng)用信息化技術(shù)。

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[2]容寧.事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑[J].黑龍江檔案，2012，10（05）：335-336.

（作者單位：湖北省黃岡市羅田縣新型農(nóng)村合作醫(yī)療管理辦公室）