加強(qiáng)高校檔案管理工作的探析

隨著高等教育規(guī)模的擴(kuò)大和質(zhì)量的提升，高校檔案管理工作的作用也越來(lái)越重要。高校檔案管理工作是高校管理工作中的基本內(nèi)容，檔案管理工作的好壞不僅體現(xiàn)了一個(gè)學(xué)校的辦學(xué)特色，也可以為高校的管理工作提供信息資源，為高校的發(fā)展建設(shè)提供真實(shí)的依據(jù)。

1.高校檔案管理工作存在的意義 高校檔案管理工作在高校的教育教學(xué)方面有重要的影響，沒有檔案管理工作或者說(shuō)檔案管理工作做的不到位，高校的管理、建設(shè)工作的連續(xù)性將無(wú)法實(shí)現(xiàn)。從一定意義上看，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)就是法治經(jīng)濟(jì)，因?yàn)槭袌?chǎng)中存在看不見但能為人們所遵守的市場(chǎng)運(yùn)行規(guī)則；而高校檔案就是高校依法治校的基本規(guī)章制度。參考價(jià)值只是高校檔案價(jià)值的一個(gè)方面，更重要的是，它是高校證明自己的師資力量和教學(xué)質(zhì)量的最有力的說(shuō)明，這是高校的其他內(nèi)容無(wú)法相提并論的。由此可見，高校檔案管理工作是不是科學(xué)，對(duì)高校的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。

2.高校在檔案管理工作過程中遇到的問題

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，高校檔案在發(fā)展速度、規(guī)模以及效益等方面取得了顯著的成效，對(duì)促進(jìn)高校的繼續(xù)發(fā)展起到了重要的作用，但在發(fā)展中也出現(xiàn)了許多問題。

（1）高校領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對(duì)檔案管理工作不重視

現(xiàn)今社會(huì)，有很多高校的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員都沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的意義，在思想上認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)，檔案管理工作的好壞對(duì)高校的發(fā)展沒有意義。因?yàn)樗麄冋J(rèn)為檔案管理工作沒有經(jīng)濟(jì)價(jià)值。忽視了好的檔案管理能促進(jìn)高校的教學(xué)、科研工作，提高高校的教學(xué)和科研質(zhì)量。由于管理者對(duì)檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致檔案管理工作松散和檔案管理內(nèi)容不完善等種種弊端。甚至有的高校把檔案管理室變成了儲(chǔ)藏室，導(dǎo)致學(xué)校的檔案工作停滯不前，無(wú)法很好地促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理應(yīng)有的價(jià)值。

（2）檔案信息不能有效的利用

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)在高校的辦學(xué)中被廣泛應(yīng)用，很多高校檔案部門都配置了現(xiàn)代化管理設(shè)備，這在一定程度上能促進(jìn)高校檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化。但與現(xiàn)代化的信息技術(shù)相比，高校的檔案管理工作仍然跟不上時(shí)代的步伐，從系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理形式、管理對(duì)象以及功能實(shí)現(xiàn)程序等方面看，高校的檔案管理還沒有充分的利用現(xiàn)代的信息技術(shù)。不少高校的檔案館的聲像檔案部分還是一片空白，致使人們無(wú)法對(duì)檔案進(jìn)行有效的利用。這種情況的存在無(wú)法滿足人們多元化的需求，更無(wú)法很好的適應(yīng)高等教育事業(yè)發(fā)展的新要求。

（3）檔案管理中的工作人員缺乏專業(yè)的素質(zhì)

檔案管理工作除了政策性比較強(qiáng)之外，還是一項(xiàng)對(duì)專業(yè)型要求很高的工作。這就要求高校在招聘檔案管理人員時(shí)，不僅要求其思想道德素養(yǎng)高，而且還要求其具備專業(yè)技能，從而保證檔案管理工作的管理質(zhì)量。但是因?yàn)楹芏喔咝ｎI(lǐng)導(dǎo)忽視了檔案管理工作的重要性，因此，高校在招聘檔案人員時(shí)就很隨意，把一些不是檔案專業(yè)畢業(yè)的人用來(lái)管理檔案工作，這必然使檔案管理工作的管理質(zhì)量無(wú)法提升。正是由于人們對(duì)檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致這方面的人才緊缺，致使現(xiàn)在的檔案工作人員缺乏工作的積極性和主動(dòng)性，無(wú)法使檔案管理發(fā)揮其應(yīng)發(fā)揮的作用，造成檔案資源的浪費(fèi)。

3.解決高校檔案管理中存在問題的具體措施

（1）重視檔案管理工作

通過舉辦展覽、召開會(huì)議以及舉辦文藝晚會(huì)等多樣化的形式，一方面宣傳檔案管理工作的重要性，改變高校領(lǐng)導(dǎo)、老師和學(xué)生對(duì)檔案管理工作的不正確認(rèn)識(shí)；另一方面對(duì)高校領(lǐng)導(dǎo)、老師以及學(xué)生普及國(guó)家有關(guān)檔案管理工作的法律法規(guī)，通過組織宣傳活動(dòng)，提高高校領(lǐng)導(dǎo)、老師以及學(xué)生的檔案意識(shí)，從而保證檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化。

（2）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員專業(yè)技能和素質(zhì)的培養(yǎng)

檔案管理人員的素質(zhì)和技能決定了檔案管理工作的質(zhì)量。由此可見，檔案管理人員素質(zhì)的提高，是促進(jìn)檔案管理發(fā)展的關(guān)鍵。首先要制定嚴(yán)格的檔案管理人才選撥標(biāo)準(zhǔn)，保證所招聘的檔案管理人才都是專業(yè)技術(shù)、技能過硬的人才。同時(shí)，加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的繼續(xù)教育，讓它們?cè)趯W(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)的同時(shí)，學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代新技術(shù)。

（3）改變檔案管理模式

隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的基本要求。為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的新要求，必須改變?cè)械墓芾砟Ｊ健Ｔ跈n案管理方面進(jìn)行創(chuàng)新，改變檔案管理的工作手段，從而縮短立卷歸檔的時(shí)間，推行部門立卷等等。可以采用現(xiàn)代的條形碼技術(shù)來(lái)取代傳統(tǒng)的檔案號(hào)。條形碼技術(shù)安全可靠、方便的特點(diǎn)，大大提高了人們借閱、歸還檔案的速度，充分的發(fā)揮了信息化的優(yōu)勢(shì)，提高了檔案管理的效率。

4.結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)代社會(huì)的不斷發(fā)展，對(duì)高校的檔案管理工作提出了更高的要求，為了充分發(fā)揮檔案管理的價(jià)值，使其在高校的各項(xiàng)管理工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用，促進(jìn)高校的教育和科研事業(yè)，對(duì)高校的檔案管理工作進(jìn)行改革勢(shì)在必行。

（作者單位：內(nèi)蒙古化工職業(yè)學(xué)院）