論企業(yè)項目管理中良好溝通的策略

潘磊

摘 要：項目管理是一項重要的工作，為了提高項目管理的水平，必須做好溝通工作，各個部門之間要相互協(xié)作，還要做好資源信息的共享工作，這樣才能及時解決項目管理中存在的問題。本文對項目管理中良好溝通的策略進行了探討，希望可以有效提高項目過程控制的水平，保證最終的項目質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：項目管理；溝通；體系；策略

在項目管理中，溝通的方法有很多，為了保證溝通成功，保證施工項目可以按照計劃順利展開，工作人員一定要注意溝通的方法，可以采用書面、口頭、郵件等多種方式，在選擇溝通方式時需要結(jié)合工程實際。書面溝通一般被用作通知活動，而口頭溝通主要應(yīng)用在會議或者討論工作中。在制定項目管理溝通策略時，一定要選擇能被大多數(shù)人接受的溝通方式，這樣才能保證溝通的效果。

一、建立良好的溝通體系

在制定項目管理策略時，首先要建立良好的溝通體系，還要對這一管理體系進行完善。在項目管理計劃中，要制定項目管理培訓(xùn)溝通計劃，這項工作對項目施工質(zhì)量有著重要影響，但是很多管理人員會忽視這項工作，由于沒有制定完整的溝通計劃，所以項目溝通管理一直處于比較混亂的形式下，影響了溝通的效率以及質(zhì)量。項目溝通可以與客戶建立良好的關(guān)系，在溝通的過程中，主要依靠了項目經(jīng)理的業(yè)務(wù)水平以及工作經(jīng)驗，所以，高效的溝通體系一般只存在于項目經(jīng)理的大腦中，缺乏書面計劃，只是口頭傳教的方式效率比較低。只有對溝通計劃方案的編制進行規(guī)范，才能提高溝通的效率，通過以往項目管理的經(jīng)驗，項目經(jīng)理可以總結(jié)出書面的計劃報告，通過書面文字對其他工作人員進行教育，通過經(jīng)驗交流的方式，可以實現(xiàn)信息與經(jīng)驗的共享，可以提高工作的效率以及工作人員的業(yè)務(wù)水平。

項目管理中包括多項項目溝通計劃，在編制的過程中，一定要掌握組織結(jié)構(gòu)以及項目干系的相關(guān)信息，項目經(jīng)理要了解組織結(jié)構(gòu)中溝通需求對組織計劃的影響，項目經(jīng)理需要定期向項目管理部門遞交分析報告，這也是溝通計劃中的重要內(nèi)容。在項目管理中包含多個項目干系人，為了保證其利益，要對項目干系人的需要進行調(diào)查，還要認真考慮并盡量滿足其要求。在項目管理體系中，最重要的項目干系人就是客戶，其次還包括項目經(jīng)理等工作人員，制定完善的溝通體系后，可以更好的了解到客戶的需求，可以掌握不同階段，項目干系人需求的變化情況，可以了解到客戶的偏好，相關(guān)工作人員要認真分析與處理這些信息，在制定溝通計劃時，要保證溝通系統(tǒng)的完善性以及全面性。

二、保證溝通的及時性與積極性

在項目管理中，要保證溝通的及時性，要快速提取溝通內(nèi)容的要點，還要及時解決溝通中提出的問題，要保證項目信息溝通的時效性。在對信息數(shù)據(jù)進行收集與存儲時，也要提高工作的效率，一定要保證信息交流的暢通性，這樣可以保證溝通的目的盡快達到。項目經(jīng)理在項目管理溝通中占有重要的地位，其主要負責信息的傳輸以及中轉(zhuǎn)，其主要責任就是保證信息交流的暢通性。項目經(jīng)理一定要做好各個部門之間的交流與溝通工作，還做好部門領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通工作，還要對項目組內(nèi)成員之間的問題進行協(xié)調(diào)。另外，公司與外聯(lián)公司之間的溝通也是通過項目經(jīng)理完成的，所以，項目經(jīng)理的工作繁多、責任重大，其必須發(fā)揮出重要的溝通與協(xié)調(diào)作用，才能保證項目管理溝通策略的完善性。

1.業(yè)務(wù)部門之間的溝通

項目管理中包括多個業(yè)務(wù)部門，項目經(jīng)理首先要做好不同部門之間的溝通，要對業(yè)務(wù)部門的需求進行分析，還要總結(jié)出重點問題，在溝通的過程中要發(fā)揮協(xié)調(diào)的作用，還要做到有的放矢，要以項目的整體性為前提，使各個部門了解到項目組的實際困難，要盡量解決部門提出的問題，使部門之間相互理解。在溝通與交流的過程中，可能會涉及一些專業(yè)性比較強的問題，所以，項目經(jīng)理也需要請業(yè)務(wù)專家進行調(diào)節(jié)，可以使業(yè)務(wù)專家參與到溝通討論工作中，使其做技術(shù)上的引導(dǎo)。

2.做好與部門領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通

在溝通的過程中，由于涉及的部門比較多，所以項目經(jīng)理需要與不同部門的領(lǐng)導(dǎo)進行溝通，由于一些部門的領(lǐng)導(dǎo)權(quán)限要大于項目經(jīng)理，在溝通的過程中，可能會受到較大的干擾與限制，為了保證溝通的效果，項目經(jīng)理需要定期向部門領(lǐng)導(dǎo)匯報項目實施的實際情況，請部門領(lǐng)導(dǎo)作出重要的指導(dǎo)，并給予一定支持。項目經(jīng)理可以通過郵件的方式與部門領(lǐng)導(dǎo)進行溝通，根據(jù)不同部門領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)限，需要提出不同的問題，還要降低溝通的成本，提高解決問題的效率。針對原則性問題，不能由于權(quán)限而向領(lǐng)導(dǎo)妥協(xié)，一定要堅持原則，對承諾的問題一定要兌現(xiàn)，這樣才是對項目負責的表現(xiàn)。

3.做好與項目組成員之間的溝通

對于項目經(jīng)理來說，規(guī)模較大的項目主要是與各應(yīng)用的專業(yè)經(jīng)理以及架構(gòu)師之間的溝通。在某廠改造項目系統(tǒng)測試階段，開發(fā)經(jīng)理和測試經(jīng)理關(guān)于提交的測試問題數(shù)量存在爭論，開發(fā)經(jīng)理認為測試部門提交問題重復(fù)，且數(shù)量過多；而測試經(jīng)理認為項目辦對于測試部門給出了測試標桿值，他是按照這個來執(zhí)行的，而且他認為開發(fā)經(jīng)理一味偏袒開發(fā)人員，且拒絕修改的問題答復(fù)過于簡單。

從這個案例當中，筆者認為關(guān)鍵在于項目經(jīng)理接收到各方面信息之后，不要急于做出結(jié)論，因為這個結(jié)論很可能是以偏概全或者根本就是錯誤的，要對信息進行有效的確認。同時在溝通過程當中項目經(jīng)理要做到立場的合理切換，有時候要站在項目的立場上、有時候站在專業(yè)經(jīng)理的立場上。最后一點就是要堅持項目管理過程當中的公正、公平原則，對項目所涉及應(yīng)用不偏不倚，只談問題的解決不談其余的個人問題。

三、結(jié)語

項目管理是一項復(fù)雜的工作，為了保證項目施工的質(zhì)量，相關(guān)工作人員一定要做好溝通工作，溝通是協(xié)調(diào)的主要方式，在溝通中，可以提高人們的工作效率，可以保證項目順利完成。項目施工單位要建立良好的溝通體系，還要注重溝通的流暢性，一定要以積極的態(tài)度解決問題。溝通包括陳述、討論等多種方式，在描述的過程中要盡量簡潔，不能流于形式，溝通的方式也要盡量簡單，這樣才能保證時效性。

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