關于事業單位檔案管理問題的思考和建議

顧倩倩

摘 要：本文通過對事業單位檔案管理問題的思考，結合其現存的不足，為使檔案管理工作更加科學、更加實用提出了幾點建議。

關鍵詞：事業單位；檔案；管理；建議

一、當前事業單位檔案管理中存在的不足

（一）對檔案管理工作重視程度不夠。首先，領導重視不夠。有相當一部分領導認為檔案管理就是保管保存微不足道的小工作，只要有個地方，能湊合用，能應付檢查就行了。因此檔案管理工作就被忽視甚至忽略，各種設施、人員配置自然不到位，檔案管理自然就做不好。其次，干部職工甚至是檔案管理人員檔案意識薄弱。干部職工對于自己所負責的部門站所材料疏于整理，沒有認識到檔案對整個單位的重要性，或者是為用起來更方便， 自己來保管，不愿意將材料交給檔案管理人員。

（二）檔案管理力量薄弱，管理水平低下，管理手段落后。一是管理人員配置不足、不專，管理力量薄弱，管理水平低下。檔案管理是一項具有很強的專業性、政治性、機密性的工作，需要專業、專人管理，單獨存放。但是由于各種原因檔案管理大多數是由工作人員兼職，屬于非專業人員管理， 大部分沒有經過專業培訓，對檔案的各項業務不太了解，檔案收集意識淡薄。二是檔案管理基礎設施陳舊，管理手段落后。在設備設施上，大多陳舊，無紙化閱檔基本沒有實施。這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。在檔案管理手段上，缺少檔案管理軟件，還處于手工操作環節，致使檔案材料無法及時歸檔整理，出現檔案資料不完整的情況，檔案管理的科學化、信息化程度不高。

（三）檔案收集缺乏力度，檔案利用率較低。一是檔案收集缺乏力度。收集歸檔規章制度不夠健全，執行不到位，處于被動狀態。二是檔案利用率較低。檔案管理是為了提供檔案信息，服務于工作，其目的在于利用。但是現在檔案管理存在著重保密、輕利用的現象，沒有檔案服務開發意識。

二、新時期事業單位檔案管理工作的建議

（一）提高重視程度，加大檔案管理的財政投入。提高重視程度，加強領導，完善制度。首先主要領導要高度重視檔案管理工作，把它放在事業單位建設發展的高度來對待，并將其納入到年度工作計劃。其次要建立檔案管理領導小組，完善檔案管理制度，加強對檔案管理工作重要性的宣傳教育工作，定期對檔案管理工作進行督導檢查，及時發現問題，及時解決，加快推進檔案工作制度化、規范化建設。

此外，加強檔案工作的基礎設施建設，加強檔案管理現代化和信息化建設。檔案管理部門也要積極爭取主要領導的支持，做好檔案管理設施的更新。要采用專業設施，制定相應安全措施，并且應經常檢查；檔案室、閱檔室和檔案辦公室應三室分開。要加大資金投入，配備先進管理設備，以及相應的管理軟件，應用先進的科學技術手段管理檔案，以此提高工作效率和延長檔案壽命。

（二）加強檔案管理人員自身素質建設，提高檔案管理服務水平。第一，配置專（兼）職檔案管理人員，落實管檔人員相關待遇。檔案管理工作具有業務性、服務性與保密性的特點，因此要注意加強檔案管理自身隊伍素質建設，選擇可靠、正派、責任心強的人員從事檔案管理工作，可以通過擇優錄用，競聘上崗，選用真正優秀的檔案專業人員。也應注意對他們的教育培養，關心他們工作、生活，充分調動他們的工作積極性和創造性。第二，主管部門定期組織政治素質和業務素質培訓，提高管理服務水平。要讓他們掌握最新的知識和先進的管理技術，增強責任心，提高檔案管理服務水平。檔案管理人員也要積極主動的勤奮學習，提高自身素質與政治覺悟，學習愛崗敬業、求真務實、甘于奉獻的精神，踏踏實實地做好本職工作，為檔案事業建功立業。

（三）注重檔案材料收集，改進和完善檔案利用功能。一是注重檔案材料收集，提高收集質量。收集檔案材料是檔案工作的基礎，隨著社會的不斷進步發展，檔案材料的收集有了新的要求。首先是建立暢通的材料收集渠道；其次檔案管理人員必須對與檔案有關的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續完備，保證檔案的準確性和真實性。二是改進和完善檔案利用功能，使其最大限度地發揮作用。檔案服務于工作、制度改革與發展的需要，應適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。檔案管理可以利用現代化科技手段實現檔案紙質與數據格式并存。通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的檔案信息服務，以實現檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了檔案工作的效率和質量，并大大提高檔案的利用效率。

結束語：維護單位的合法權益，提高單位自身素質，必須有完整、準確、系統的檔案為依據。檔案的憑證和法律作用是其它材料不可取代的。在新的社會發展模式下，事業單位檔案管理不但要從制度上創新，還要從觀念上、技術上創新，采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，才能使人事檔案煥發新的生機與活力。

參考文獻：

[1] 宋桂榮.事業單位檔案管理工作中存在的問題與措施淺析[J]，才智，2014（34）

[2] 李招菊.事業單位人事檔案管理存在的問題與建議思考[J]，經營管理者，2013（06）