信息化條件下如何改進檔案管理工作

孫靜

摘 要：隨著信息化的發展和管理理念的不斷更新，檔案管理事業也在不斷發展、不斷創新，傳統的檔案管理模式已不能適應信息化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了普遍的應用，在信息化條件下如何改進檔案管理工作是檔案工作者面臨的新課題。

關鍵詞：檔案管理；信息化；綜合素質；社會環境；檔案管理事業

引言：當今信息化科學技術迅速發展，人類社會正在向信息化社會邁進，信息化在社會發展中有著巨大的作用。在信息化飛速發展的今天檔案管理信息化越來越明顯改進檔案的管理工作顯得很有必要。

一、我國檔案管理水平的現狀

現如今，信息化社會快速發展，我國當前的檔案管理水平已不適應于信息化發展的需要。在管理、辦公自動化的形勢下，我國的檔案管理工作仍然有許多有待改善之處。

（一）檔案管理沒有統一性。在檔案管理應用軟件方面缺乏統一的管理，以至于應用于檔案管理方面的軟件不統一，不能很好的互相利用，也不能及時反映信息的編輯成果，因此，不利于檔案管理的信息化。

（二）檔案管理制度有待提高。在信息化社會發展的不斷深入中，我國的檔案管理也逐漸進入信息化，受各種條件影響，以至于檔案管理的整體水平不高，而檔案管理的相關機制缺乏對檔案管理自動化、規范化、標準化，影響檔案信息的相互融合，影響檔案事業的發展。

（三）檔案管理人員的綜合素質有待提高。在檔案管理信息化和現代化的形勢下，對檔案管理工作的要求也越來越高，需要專業技能的同時也需要職業素養。目前，我關檔案管理的有關部門缺少綜合素質較強的人才，從業人員的素質影響著檔案管理工作質量。

在檔案管理中，缺乏完整的管理程序和制度，會影響檔案管理事業的發展，使各種信息和資源不能有效利用和發揮出來。為了適應信息化社會發展的需要，提高檔案管理信息化、科學化水平更為重要。

二、傳統的管理模式向信息化管理模式轉變

（一）傳統檔案管理作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、統計、保管和提供利用等方面進行檔案管理的過程。它的工作量大，程序繁瑣。

（二）紙質檔案存儲的數量巨大，檔案管理部門不能對已歸檔的檔案材料的信息進行提煉和加工處理，檔案信息資源在很大的程度上被閑置或者浪費。

（三）隨著現代化管理技術和設備的引進為檔案的管理提供了良好的環境。檔案管理也有進行數字化的必要。

（四）從實體檔案管理轉換為信息檔案管理，才能夠實現信息化檔案管理的資源共享，發揮它的資源價值和使用價值，使它提供更全面、更高效、更快捷的服務，創造更大的社會效益和經濟效益，使它成為信息社會國民經濟和社會發展的寶貴資源。

三、提高檔案管理人員能力，確保檔案管理的信息化

檔案工作信息化需要人來實現。檔案管理者必須具備多元化知識背景才能適應要求，現代化知識將成為每一位檔案工作者知識構成的基本要素之一，同時，也深刻地影響檔案工作隊伍的結構和檔案管理人員的知識結構之一，因此，建立具有現代科學技術知識和業務知識的隊伍是相當有必要的。

（一）檔案管理者必須具有多元化的知識結構，現代科學成果在檔案管理中的大量運用，迫使檔案工作者要不斷學習和掌握理論、文化和管理等有關知識，其中尤為重要的是計算機、數學等學科的知識，它們對檔案管理實現現代化、信息化具有直接作用。

（二）具備檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、檢索、編研等有關檔案專業知識和基本技能。

（三）根據檔案管理現代化發展趨勢來看，檔案工作者必須具備掌握檔案管理現代化技術、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等三方面的能力。

（四）檔案管理人員必須不斷學習、相關知識，上級檔案管理部門要積極創造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行深造，進行離崗培訓，還可以采取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學等建立“復合型”人才群體和“梯隊型”人才結構。

四、提高檔案工作者的信息安全素質，實現檔案管理的安全化

（一）對于信息社會環境中的檔案管理工作者，信息安全素質是指在網絡環境中管理電子文件的信息安全的意識和能力。檔案信息安全是現今檔案管理工作的生命線，研究檔案管理者的素質，有利于拓寬檔案管理保護領域、發展檔案管理學的理論研究；完善檔案信息安全管理體系。促進檔案信息化建設和檔案管理事業的健康、有序、可持續發展具有重要的現實意義。

（二）隨著信息化時代的到來，新領域、新門類、新載體檔案不斷涌現，給檔案工作者在素質上提出了更高的要求，同時，我們深刻認識到檔案管理工作一直是一項重要的基礎性工作，檔案工作的責任感即檔案工作者要認識到檔案事業發展的必要性。

（三）著眼未來，深化服務意識，樹立以服務促管理，以管理完善服務的觀念，充分發揮檔案管理的綜合功能，更新服務觀念，拓展服務領域，改革服務方式，大膽探索，努力實踐，使檔案管理工作真正成為促進經濟發展和社會全面進步的重要保證。

五、提高檔案信息管理和服務的水平

檔案的信息化管理，是指在國家檔案管理部門的規劃和組織形式下，運用現代信息技術對檔案的信息資源進行處理、管理及保存，從而更好的為社會提供更加優質的服務，以實現檔案管理的信息化過程。推進信息化進程的理想目標是在建立良好的信息基礎設施的前提下，實現信息的公開與信息最大程度的利用。對檔案信息化建設而言，這一目標也具有利于檔案管理的自動化、科學化、信息化。提高檔案管理者的工作效率，推動檔案管理事業不斷發展。

總之，在信息化條件下，檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案部門轉變觀念，改變傳統的檔案管理模式，就能夠建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，使檔案管理工作更好地適應信息時代發展的要求，為經濟建設和社會發展服務，為建設具有國際競爭力的技術服務公司服務。