淺談如何做好企業文書工作

摘 要：概述了文書工作的重要性、工作要求即以提高文書水平的方式，并對如何做好企業文書工作提出了幾點看法。

關鍵詞：企業；文書工作；重要性；工作要求；提高水平

文書工作是企業行政工作的重要組成部分，是及時傳達企業信息、互通情況、處理問題、交流經驗的重要工具。文書工作是具體的、繁瑣的，事務多、事務急，隨機性大、接觸面廣，是不可預料的事情很多的一項工作。在這種既要有原則性的具體性，又要有靈活性的繁雜性的文書工作中，工作的好壞，直接影響著辦公室工作的正常開展。

一、文書工作的重要性

第一，文書工作是企業實施有效管理的重要手段之一。企業為了履行自己的職責，除對自己職責范圍內的工作進行決策之外，更重要的是實施有效管理。企業無論是了解情況，還是履行職責，都要借助于文書工作這一手段。企業管理是在不斷總結經驗教訓中，逐步得以強化的。文書是企業回顧歷史，總結經驗教訓，不斷充實和完善管理的重要手段。

第二，文書工作是聯結、協調企業內外、上下左右關系的橋梁和紐帶。一個基層單位取得了經驗，形成書面材料加以推廣，進行橫向交流、互相促進、協調發展；對兄弟單位要協調關系，搞好合作。在企業生產中遇到了困難，向兄弟企業救援；向上級反映情況，請示工作；上級通過文書往來，下發指示，部署工作；企業向地方黨組織和政府匯報工作、請求解決某些問題，在所有這些方面文書工作都會起到橋梁和紐帶作用。

第三，文書工作直接影響到企業檔案管理的質量。企業文書檔案主要來源于文書。企業檔案是生產經營、管理政務和各種活動的真實記錄，是企業持續發展必不可少的信息財富。文書是檔案的基礎，直接關系到案卷質量，是關系檔案管理質量的重要

環節。

二、做好文書工作的要求。

一是要具備較高的政治素質和道德修養。文書工作反映企業的基本素質，是一項政治性、思想性、業務性很強的工作。要熱愛本職工作、忠于職守，為領導服務，做好領導的參謀和助手，努力提高工作效率，嚴謹精細，高質量地提供服務。

二是要具備較高的文化素質。文書人員經常和文字、文章打交道，所涉及的內容包羅萬象，所涉及的領域十分繁雜。作為一名文書人員，不僅要有文學文字上的功夫，還要具備諸如歷史、地理、政治、經濟、法律、企業管理等各方面的知識。

三是要具備較高的業務素質。文書工作人員應具備專業知識和熟練的業務技能。專業知識包括：基礎理論知識，如文書學、公文寫作、信息管理、檔案管理、文書、信訪等相關學科；實際操作知識，熟練和掌握文書工作各個環節的操作程序、操作方法。業務技能包括綜合處理能力、文字書寫能力、速記能力、校對能力、運用現代化辦公設備的能力，特別是在電腦打字機、電子計算機、復印機、傳真機等辦公自動化設備廣泛應用的情況下，熟練地掌握它們的使用方法，不僅可以提高工作效率，而且可以大大提高文書工作的質量。

三、如何提高文書工作人員的水平

一是加強政治素質和道德修養的建設。對文書工作人員的思想政治工作不可放松，要有效利用各種形式。如開辦培訓班，組織政治學習。政治素質方面的教育培訓一是要有針對性，針對文書人員中所普遍存在的問題、思想模糊認識等；二是及時性，發現思想上、價值觀上出現不正常苗頭，要及時幫助和引導。對工作中的積極表現給予精神上的鼓勵與支持，對消極現象要批評

指正。

二是加強系統培訓。當前辦公自動化的要求，必須掌握新的技能，如電子計算機的開發利用，各種先進設備的使用、保養方法等等。因此，加強對現有的文書工作人員進行系統培訓顯得尤為重要。一方面要鼓勵文書工作人員參加函授、業大、電大文書專業的系統學習，接受正規教育。另一方面，要把對文書工作人員的培訓，納入企業干部、職工培訓總體規劃之中，有計劃、有組織地進行培訓。

三是加強業務指導。可采取會議指導，貫徹上級有關要求，使文書工作人員及時把握工作重點；辦班指導，主管部門針對共性問題，通過舉辦培訓班、研討班等加以解決；重點指導，對問題較多的單位和素質較低的個人派專人進行指導、幫教，使其盡快整改；交流指導，通過舉辦經驗交流會，現場觀摩會等形式，推廣好的單位及做出突出成績的個人的經驗，使文書工作人員學有目標，趕有方向，增強提高素質的緊迫感。

四是加強實踐鍛煉。經過系統教育、培訓的同志，也需要有一個再實踐、再認識的過程，真正做到把理論同實踐有機地結合起來?？梢哉f，在實踐鍛煉是提高文書工作人員素質的重要途徑。每一位從事文書工作的同志，都要在實踐中，刻苦鉆研本職業務，不斷提高工作本領，成為過硬的文書工作人員。各單位還應該通過舉辦文書專業的各種競賽，調動學習的積極性。

作者簡介：寧潔（1986.9—），女，漢族，本科，助理政工師，現就職于陜西省延長石油集團油氣勘探公司物資裝備部，從事文書工作。