淺談如何提升區縣疾病預防控制中心兼職檔案員業務水平的建議

余彥嬌

（重慶市涪陵區疾病預防控制中心，重慶）

0 引言

疾病預防控制中心是實施疾病預防控制與公共衛生技術管理和服務的公益事業單位，與人民健康息息相關。區縣疾病預防控制中心作為最基層的疾病預防控制機構，承擔著轄區內疾病監測與管理、疾病預防與控制、預防接種、健康體檢、職業病防治、衛生監測檢驗、突發公共衛生事件處置、健康教育、衛生培訓與技術指導等諸多職能職責。在長期的工作實踐中，基層疾病預防控制機構積累了大量寶貴的業務工作檔案資料，對以后的疫情監測、流行病學分析等公共衛生安全工作具有十分重要的意義。但是，受限于機構編制等因素制約，區縣疾病預防控制中心往往只有1-2 名專職檔案員負責檔案管理工作，檔案的初步收集、整理等工作尚需各個業務科室的“兼職檔案員”來完成。因此，這些作為“一傳手”的兼職檔案員，其檔案工作能力的高低直接影響到整個疾病預防控制中心的檔案管理工作水平。如何挖掘兼職檔案員潛力，提升其檔案工作能力，已經成為當前檔案管理部門必須思考和解決的問題。

1 兼職檔案員隊伍情況

以筆者工作的涪陵區疾病預防控制中心為例，現有專職檔案人員1 名，負責檔案綜合管理；兼職檔案人員11 人，負責所在科室工作中產生的各類文字、圖片、視頻等資料的收集、整理和歸檔等工作。兼職檔案人員中，44歲及以下4 人，45歲及以上7 人；參加過區級檔案管理工作培訓的2 人，無一人參加過市級檔案管理工作培訓。兼職檔案員隊伍呈現年齡老化、培訓少的現狀。

2 兼職檔案員在檔案業務工作中暴露的問題

2.1 檔案管理意識薄弱，重業務輕檔案

兼職檔案人員的本職工作是其所在科室的業務工作，檔案收集整理只是對其所屬科室在業務工作中形成的文字、圖片、視頻等材料進行收集整理的最后環節，而且是一個長期、繁瑣且極為細致的工作。但是，兼職檔案員所收集整理的歸檔材料又十分重要，其直接決定了檔案的最終質量。在實際工作中，由于兼職檔案人員的文化層次、年齡結構差別很大，而且日常工作繁雜，業務工作優先處理，兼職檔案工作投入精力和時間少，加之部分兼職檔案員對檔案管理工作存在一定的輕視或者怕麻煩的心理，往往是科室業務工作做完了，資料先堆一邊放一放。到了年終總結時，眉毛胡子一把抓，一股腦丟給中心綜合檔案管理部門，導致移交的檔案材料不清楚、不完整、不及時、不規范，既加大了檔案管理部門的業務量，也影響了最終的歸檔檔案質量。

2.2 培訓學習少，業務技能相對欠缺

涪陵區疾病預防控制中心絕大多數兼職檔案員是衛生專業技術人員，未學過檔案管理專業知識，其學歷背景、工作經歷與檔案工作存在巨大差距，檔案業務技能也比較缺乏。市、區檔案管理部門組織業務培訓時，名額較少，而且一般面對的都是各單位的專職檔案員。因此，中心兼職檔案員外出參加培訓的次數少之又少。近年來，涪陵區疾病預防控制中心僅有負責人事檔案和會計檔案的兼職檔案員參加過區檔案局舉辦的檔案管理業務培訓，其余人員均未參加過專業的檔案管理技能培訓，只是通過中心檔案工作會、檔案管理文件以及日常工作積累等形式了解和開展檔案工作，對檔案管理工作在認識上、技能儲備上均存在嚴重不足。實際工作中，多數兼職檔案員在進行檔案收集、整理時往往是蒙著頭憑慣性和經驗去完成，需要歸檔的沒有歸檔，不需要歸檔的又比比皆是。

2.3 考核激勵機制欠缺，制度保障不力

檔案的價值是潛藏的，如果未經開發利用，檔案就是一堆信息碎片。而業務工作的成效往往是清晰的、直接可見的，因此，檔案管理工作相對業務工作來說，往往是被輕視和忽略的一方。雖然按照檔案管理部門的要求，區縣疾病預防控制中心對檔案工作均有計劃、有安排，但是，從某種程度上來說，這種安排和計劃更多地是慣性的、形式上的，與業務工作受到的重視和安排不次于云泥之別。在這樣的背景下，更遑論對兼職檔案員檔案工作的考核激勵機制，基本上都處于缺位狀態。于是，做好做壞一個樣，不利于調動兼職檔案人員的自覺性、積極性和主觀能動性。

3 提高兼職檔案員業務能力的意見建議

3.1 提高重視，充分認識兼職檔案員的重要性和必要性

檔案工作是對文字、圖標、音像等各種形式資料和載體的收集、整理、保管和開發利用，而這些資料和載體絕大多數都來自兼職檔案員的收集、整理。離開了兼職檔案員，檔案工作將是無米之炊、無源之水、無根之木。因此，必須加大對檔案工作的宣傳教育，提高重視力度，消除對檔案的輕視心理和偏見，并充分認識到兼職檔案員在檔案管理工作中的重要性和必要性，注重挖掘兼職檔案員的潛力，努力提高其檔案業務能力。同時，要加大資金投入，加強硬件建設，在軟硬件條件上保障檔案管理工作所需，從而促進檔案管理工作又好又快發展。

3.2 加強培訓，提升兼職檔案員的檔案意識和業務素質

檔案意識是檔案管理人員對檔案管理工作的理解和認知，是促進檔案工作持續發展的內在動力。要結合疾病預防控制職能職責，加大對兼職檔案員的宣傳教育和培訓力度，一方面，著力提升兼職檔案員的檔案意識，使其充分認識到疾病預防控制檔案工作對業務工作的指導意義和潛在價值，提高對檔案管理工作的重視程度，自覺開展檔案業務技能學習，做好檔案管理“一傳手”。另一方面，要充分利用市、區檔案管理業務培訓機會，爭取更多檔案業務培訓名額，積極委派兼職檔案員外出參加教育培訓，系統掌握檔案管理知識，提高對檔案管理業務水平；要加強與區檔案管理部門的聯系與溝通，請求指導傳授工作經驗，不斷改進本單位的檔案工作；要深入挖掘內部潛力，積極開展專兼職檔案員間的業務交流及溝通協作，形成兼職檔案員每月固定時間到檔案室輪流上班一天的工作機制，推動兼職檔案員積極參與檔案管理和服務利用，促進其熟悉檔案管理工作，提升檔案管理水平。

3.3 完善制度，強化兼職檔案員檔案工作考核

要根據區縣疾病預防控制中心的工作性質和特點，結合實際，建立和完善疾病預防控制檔案工作的各項規章制度。要建立健全兼職檔案員管理和工作考核制度，明確崗位職責。檔案管理綜合部門要加強考核，督促兼職檔案員完成各項目標任務、落實崗位職責。要將兼職檔案工作完成情況與績效掛鉤，有效的調動兼職檔案員的工作積極性，促使其收集好、整理好、移送好各類檔案資料。對兼職檔案員未認真履行檔案工作職能職責，失職瀆職的，應嚴肅追究責任。