檔案館在檔案信息資源開發中的主體地位質疑

陳忠海　常大偉

摘 要：檔案信息資源的有序化工作，如編制檔案檢索工具、編輯出版檔案史料和檔案參考資料等，不能等同于檔案信息資源開發工作，而應將其理解為檔案信息資源開發的準備工作。檔案信息資源開發有別于檔案館傳統意義上的提供利用工作，它強調社會需求與用戶的實際利用動機和利用行為對運用檔案館檔案信息資源的作用。檔案信息資源開發既包括對檔案信息的獲取、組織、加工和利用等一般形式，也包括利用檔案信息生產新信息、新知識或新理論等高級形式。檔案信息資源開發不僅是檔案價值實現的條件，而且是檔案價值實現的一種形式。檔案信息資源開發的主體應是檔案價值實現的主體。以此為基礎，通過理論推導、范式分析和模型論證，得出兩點結論：由于檔案館在檔案價值關系中處在檔案客體和用戶需求之間，其對檔案信息資源的開發并不能夠直接實現檔案價值，只是為用戶利用檔案信息資源實現檔案價值奠定基礎，提供條件，因而檔案館在檔案信息資源開發中發揮的主要是基礎性作用。由于用戶是作為檔案價值關系的需求方存在的，用戶對檔案信息資源的開發可以保證檔案價值的直接實現，因而用戶在檔案信息資源開發中發揮的是主體性作用。

關鍵詞：檔案用戶；檔案館；檔案信息資源；信息資源開發；主體地位

Abstract： The orderly working of archival information resources， such as compiling the archival retrieval tools， editing and publishing the historical archives and archival reference material， cannot be equated to the development of archival information resources， and it should be understood as a preparation for archival information resource development. The archival information resources development is different from the traditional provide-use work of archives ， and emphasizes the interaction between the social needs and the user's use motivation and behavior and archival information resources of archives. The archival information resources development includes the general form， such as Acquisition， organization， processing and utilization of archives information， and advanced form， such as using archival information to produce new information， new knowledge or new theories. The archival information resources development is not only a condition but also a form of archival value to achieves. The subject of archival information resources development should be the subject of the archives value realization. On this basis， through theoretical derivation， paradigm analysis and model demonstration， the article draws two conclusions： Because the archives are in archival Value relationship Between archives object and user demand and develop the archival information resources cannot be directly achieved Archives value and provide foundation and conditions for the use of archival information resources to value the archives ，the archives play a basic role in the process of archives information resources development. Because the users are the demand side in archival value relationship and develop the archival information resources can directly the archives value， the users play the main role in the process of archives information resources development.

Keywords： Archives user； The archives； The resource of archival information ； The development of information resource ； The dominant position

1 引言

傳統理論認為，檔案信息資源開發就是檔案部門根據社會需要采用專業方法和現代化技術，發掘、采集、加工存儲、傳輸所收集檔案中的有用信息，方便利用者利用，以實現檔案的價值與作用，并認為檔案信息資源開發的主體是檔案管理部門及其工作人員。[1]在此基礎上，檔案學界提出了以檔案館為檔案信息資源開發主體的開發理念和開發模式，以求實現檔案信息資源的價值和作用。但有一個問題始終困擾著檔案學界，即如何實現檔案信息資源開發與檔案信息需求的有效匹配，能否解決這一問題，決定了檔案信息資源開發成果價值的大小和檔案信息資源開發工作成效的高低。雖然有學者提出了基于用戶需求的檔案信息資源開發理念和模式，但由于檔案信息需求的多樣性、偶然性和時效性特征，以及檔案館人力資源、智力資源、技術資源和資金供給等方面的有限性，這個問題并沒有從根本上得到解決。

為解決檔案信息資源開發與檔案信息需求的有效匹配，首先應當明確的一個問題是，由誰作為檔案信息資源開發的主體更有助于檔案館檔案價值的實現，因為檔案信息資源開發的模式、路徑等具體問題都是圍繞著檔案信息資源開發主體展開的。本文將檔案信息資源開發定義為：檔案信息資源開發是指在保證檔案信息資源的可獲得性和獲取便利性的基礎上，因用戶利用需求和利用行為而引發的對檔案信息資源的獲取、組織、加工和利用等行為，以及由此導致的新信息、新知識或新理論生產的一種過程。據此，可以認為：1.檔案信息資源的有序化工作，如編制檔案檢索工具、編輯出版檔案史料和檔案參考資料等，不能等同于檔案信息資源開發工作，而應將其理解為檔案信息資源開發的準備工作；2.檔案信息資源開發有別于檔案館傳統意義上的提供利用工作，它強調社會需求和用戶的實際利用動機與利用行為對運用檔案館檔案信息資源的作用；3.檔案信息資源開發既包括對檔案信息的獲取、組織、加工和利用等一般形式，也包括利用檔案信息生產新信息、新知識或新理論等高級形式；4.檔案信息資源開發不僅是檔案價值實現的條件，而且是檔案價值實現的一種形式；5.檔案信息資源開發的主體應是檔案價值實現的主體。以上述五點認識為基礎，本文通過對比分析，從理論推導、范式分析、模型論證等三個方面對檔案館是檔案信息資源開發主體的觀點提出質疑，同時論證用戶是檔案信息資源開發主體的觀點。

2 用戶在檔案信息資源開發中主體地位定位的依據

2.1 基于檔案價值實現的檔案信息資源開發主體的定位。檔案價值是指檔案對國家、社會組織或個人的有用性。它是主體（檔案利用者及其利用需求）與客體（各不同時代的各種類型、載體、內容的檔案）之間的關系范疇。檔案價值作為一種關系，是主體需要與客體屬性的統一和結合。主體的需要是構成檔案價值的前提條件，而客體的屬性是構成檔案價值的客觀基礎。[2]本文以此作為定位檔案信息資源開發主體的理論基礎，通過分析檔案館與用戶在檔案價值實現過程中分別扮演的角色，來確定檔案信息資源開發的主體。

檔案館作為收集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、編研和統計檔案信息資源的機構，在檔案價值實現過程中更多扮演的是一種檔案信息與檔案價值轉遞平臺，即便是開展的檔案編研工作也是為了提供檔案信息服務，其本身并不構成檔案價值實現的需求部分，也就是說，檔案館的管理工作本身不能實現檔案價值。在此基礎上，衍生出來兩個基本問題：1.檔案館在檔案信息資源開發過程中如何實現與檔案信息需求的有效對接；2.假如檔案館可以實現檔案信息資源開發與檔案信息需求的有效對接，又如何保證檔案信息資源開發能夠滿足不同用戶的多樣化檔案信息需求。從檔案工作實踐以及現實的檔案信息服務能力出發，我們認為，以檔案館的條件解決上述兩個基本問題是值得懷疑的，同時，檔案館在檔案信息資源開發中的主體地位也是值得商榷的。但這并不否認檔案館在檔案價值實現過程中的積極作用，即檔案館的管理工作為檔案價值的實現奠定了基礎，提供了條件。

檔案價值的實現是以用戶檔案信息需求得到滿足為標志的，用戶實際利用檔案信息便意味著檔案價值關系的形成，因而，用戶在檔案價值實現的過程中代表著檔案信息的主體需要。如果將檔案信息資源開發理解為一種新信息、新知識或新理論的生產過程，那么檔案信息資源開發本身就是檔案價值實現的一種形式。在這一過程中，一方面，檔案館將館藏檔案信息進行有序化處理并予以公布，提供檔案信息資源開發的基礎；另一方面，用戶以相應的檔案信息需求為動力，實際進行檔案信息資源的開發工作。但也有一個基本問題需要解決，即用戶檔案信息需求的差異性及其所具備知識、智力、技術和經濟資源的分散性，能否承擔得起檔案信息資源開發的重任。這也是傳統理論認為檔案館以其高度的組織性能夠作為檔案信息資源開發主體的依據之一。隨著信息技術的發展、各種網絡平臺的構建以及由此帶來的新理論和新技術，為解決這一問題提供了可能。其中，長尾理論認為，由于成本和效率的因素，當商品儲存流通展示的場地和渠道足夠寬廣，商品生產成本急劇下降以至于個人都可以進行生產，并且商品的銷售成本急劇降低時，幾乎任何以前看似需求極低的產品，只要有賣，都會有人買。這些需求和銷量不高的產品所占據的共同市場份額，可以和主流產品的市場份額相比，甚至更大。[3]將長尾理論應用到檔案信息資源開發領域，檔案信息用戶可以通過搭建檔案信息資源開發平臺就將小眾化的檔案信息需求轉變為大眾化的檔案信息需求，將分散化的檔案信息開發資源聚合為具有規模效應的檔案信息開發資源，從而解決由于用戶檔案信息需求的差異性及其所具備資源的分散性不能承擔起檔案信息資源開發重任的問題。

基于上述分析，我們認為，從檔案館和用戶分別在檔案價值實現過程中所發揮的作用來看，檔案館在檔案信息資源開發過程中可以利用館藏資源做好檔案信息資源開發的基礎性工作，但不適宜作為檔案信息資源開發的主體；而用戶因其具備的檔案信息需求動力和檔案信息資源開發條件，在檔案館提供有序化檔案信息資源的前提下，是可以承擔起檔案信息資源開發主體責任的。

2.2 基于檔案信息資源開發范式的檔案信息資源開發主體的定位。范式是研究問題、觀察問題、解決問題所使用的一套概念、方法及原則的總稱。[4]檔案信息資源開發范式是在對檔案信息資源開發主體認知一致性的基礎上，在檔案信息資源開發的實踐中提煉出來的檔案信息資源開發思想與開發模式的集合，以及由此衍生的不同檔案信息資源開發手段與開發路徑的總稱，其中對檔案信息資源開發主體認知的一致性是檔案信息資源開發范式的根據所在。根據對檔案信息資源開發主體認知的不同，檔案信息資源開發范式可以分為兩種：一種是以檔案館為檔案信息資源開發主體的開發范式，另一種是以用戶為檔案信息資源開發主體的開發范式。以檔案價值的實現為依據，對基于不同主體的檔案信息資源開發范式進行對比分析，從中可以看出，由用戶作為檔案信息資源開發主體的合理性及其在促進檔案價值實現中的優越性。

檔案學界對以檔案館為主體的檔案信息資源開發范式進行了持續深入的探討，在此基礎上形成了兩種不同導向的檔案信息資源開發模式：一種是以檔案館館藏為導向的開發模式，另一種是以用戶需求為導向的開發模式。以檔案館館藏為導向的開發模式將檔案館館藏作為檔案信息資源開發的出發點，強調有效地利用館藏優勢，實現檔案信息資源的有序化，大力開發檔案編研成果，為檔案價值的實現提供便利。[5]但這種開發模式沒有實現檔案信息資源與用戶需求的有效銜接，致使檔案信息資源開發成效不顯著，造成檔案館資源的閑置和浪費。針對這種情況，檔案學界又提出了以用戶需求為導向的開發模式，以求實現檔案信息資源開發與用戶需求的統一。[6]需要指出的是，以用戶需求為導向的開發模式在理論上相較于以檔案館館藏為導向的模式在滿足用戶需求和促進檔案價值實現方面具有天然的優勢，但因用戶需求的多樣性、偶然性和時效性，以及檔案館缺乏有效的用戶需求預測機制和滿足用戶需求所必需的檔案信息資源開發的條件和手段，這種開發模式在實踐上效果反而不如以檔案館館藏為導向的開發模式。以檔案館為主體的兩種檔案信息資源開發模式之所以具有這種根本性矛盾，從本源上來講是因為以檔案館為檔案信息資源開發主體的開發范式是一種需求預測型開發范式。檔案館不能有效地預測用戶需求也就決定了這種開發范式只能是一種檔案價值實現的間接范式，也必然是一種低效的開發范式。

相較而言，以用戶為檔案信息資源開發主體的開發范式是一種資源需求型開發范式。在這種開發范式中，用戶以其需求為動力、以自身資源為基礎來開發檔案信息資源，對檔案信息資源呈現出一種社會需求，從而為檔案價值的實現提供了主體需要，構成了檔案價值實現的前提條件。當用戶以需求為導向、以利用為目的來開發檔案信息資源時，意味著檔案信息資源與用戶需求實現了統一，也就是說檔案信息資源開發本身成為檔案價值實現的一種手段而非一種條件。可以說，以用戶為檔案信息資源開發主體的開發范式是一種檔案價值實現的直接范式，也必然是一種高效的開發范式。

綜合對兩種不同主體開發范式的分析，我們認為，以用戶為主體的檔案信息資源開發范式相較于以檔案館為主體的檔案信息資源開發范式更有助于檔案價值的實現，因此，從范式分析的角度來講，以用戶作為檔案信息資源開發的主體是成立的。

2.3 基于SWOT分析模型的檔案信息資源開發主體的定位。SWOT分析法，又稱“態勢分析法”或“優劣勢分析法”，即基于內外部競爭環境和競爭條件下的態勢分析，就是將與研究對象密切相關的各種主要內部優勢（Strengths）、劣勢（Weakness）和外部的機會（Opportunity）和威脅（Threats）等，通過調查列舉出來，并依照矩陣形式排列，然后用系統分析的思想，把各種因素相互匹配起來加以分析，如SO分析（一種發展內部優勢與利用外部機會的策略）、WO分析（利用外部機會來彌補內部弱點，改劣勢而獲取優勢的策略）、ST分析（利用自身優勢，回避或減輕外部威脅所造成影響的策略）、WT分析（一種旨在減少內部弱點，回避外部環境威脅的防御性策略），從中得出一系列相應的結論。[7]通過構建以檔案館為主體的檔案信息資源開發范式的SWOT分析模型，并對模型給出的應對策略進行分析，可以探明檔案館在檔案信息資源開發中實際所處的地位。現將以檔案館為檔案信息資源開發主體的開發范式的SWOT分析模型作如下描述：

（1）以檔案館為檔案信息資源開發主體的開發范式的內部優勢與劣勢分析。內部優勢主要包括：館藏資源豐富，利用檔案資源方便；檔案館作平臺，一方面可利用國家提供的人員、資金、技術等資源，另一方面不同檔案館之間的檔案信息資源流動相對方便；具有資源開發的團隊和經驗。內部劣勢主要包括：相對封閉，與用戶溝通不暢；難以有效預測用戶需求，對需求變化的靈敏度較低；缺乏開發檔案信息的動力；不具備滿足用戶不同檔案信息需求的能力。

（2）以檔案館為檔案信息資源開發主體的開發范式的外部機會與威脅分析。外部機會主要包括：國民素質提高，用戶信息意識增強，對檔案信息的需求增加；網絡技術、信息技術的發展，為檔案信息傳播提供了條件；互聯網環境下用戶參與檔案信息開發的意識和能力增強。外部威脅主要包括：網絡平臺為用戶獲取信息提供了各種途徑，檔案館作為信息源的重要性進一步降低；用戶對獲取信息的速度和質量要求越來越高，處于碎片化狀態的檔案信息難以滿足用戶需求。

（3）以檔案館為檔案信息資源開發主體的開發范式的應對策略分析。優勢—機會（SO）策略主要包括：充分利用館藏優勢，開發符合用戶需求的檔案信息資源成品；對檔案信息資源進行有序化加工并適時予以公布，擴大檔案館影響力；構建網絡開發平臺，吸引用戶參與檔案信息資源開發。弱點—機會（WO）策略主要包括：利用大數據技術預測用戶需求，提高對用戶需求變化的感知能力；將檔案信息資源上傳至云端，擴大檔案信息資源的容量，為用戶參與開發提供基礎。優勢—威脅（ST）策略主要包括：轉變服務理念，了解用戶需求，由被動服務轉變為主動服務；利用網絡技術進行檔案信息推送；開展個性化服務；加大檔案信息資源整合的力度，利用網絡平臺提供優質的檔案信息服務。弱點—威脅（WT）策略主要包括：通過機制創新，應用互聯網思維探索檔案信息資源開發的新模式、新路徑；積極利用社會力量，擴大檔案信息資源開發隊伍，將檔案信息資源開發的部分任務轉交給用戶。

以檔案館為主體的開發范式的SWOT分析模型應對策略可以概括為兩種：一種是檔案館利用各種手段預測用戶需求以開發出符合用戶需要的檔案信息成品，另一種是在充分做好檔案信息資源整序的基礎上吸引用戶參與檔案信息資源的開發。正如上文所述，檔案館在預測用戶需求方面存在一定的難度，所以檔案館采取的第一種應對策略不能從根本上解決檔案價值與用戶需求的匹配問題；而檔案館的第二種應對策略從本質上來講是變相地將檔案信息資源開發的權利轉交給用戶，也就是說檔案館開始不自覺地扮演起一種發揮基礎性作用的角色。

如果利用同樣的分析模型對用戶在檔案信息資源開發中的策略進行分析，可以推斷出用戶為了滿足檔案信息需求，將應對策略的重點放在了檔案信息資源的獲取上。在檔案館充分提供檔案信息資源獲取途徑的前提下，用戶可以直接實現檔案信息資源需求與檔案信息資源供給的有效匹配，即用戶作為檔案信息資源開發的主體無需經過其他環節就可以直接實現檔案信息資源的價值。

通過SWOT分析模型的論證，可以發現，檔案館在檔案信息資源開發中所發揮的是檔案價值轉遞平臺的作用，而用戶是檔案信息資源開發與檔案價值實現的統一體。從這一點來講，檔案館在檔案信息資源開發中居于基礎地位，用戶在檔案信息資源開發中居于主體地位。

3 結論

以對檔案信息資源開發新的理解為基礎，通過理論推導、范式分析和模型論證，我們得出兩點結論：一、由于檔案館在檔案價值關系中處在檔案客體和檔案需求之間，其對檔案信息資源的開發并不能夠直接實現檔案價值，而只是為用戶利用檔案信息資源實現檔案價值提供基礎和條件，因而檔案館在檔案信息資源開發中發揮的主要是基礎性作用；二、由于用戶是作為檔案價值關系的需求方存在的，用戶對檔案信息資源的開發可以保證檔案價值的直接實現，因而用戶在檔案信息資源開發中發揮的是主體作用。

在以用戶為檔案信息資源開發主體的理念指導下，為了實現檔案價值，應積極發揮檔案館的基礎性作用和用戶的主體作用。檔案館一方面應充分收集和有效保管檔案信息資源，保證檔案信息資源的可獲得性，另一方面應對所收集和保管的檔案信息資源進行整序并通過各種渠道適時予以公布，保證檔案信息資源獲取的便利性。用戶應通過搭建檔案信息需求表達平臺，完善檔案信息需求表達方式，在充分聚合檔案信息需求和檔案信息開發資源的基礎上，創新檔案信息資源開發與共享的模式，充分利用檔案信息資源以有效實現檔案的價值。

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（作者單位：鄭州大學信息管理學院 來稿日期：2014-12-18）