企業職工檔案管理調查思考

王玉紅

1 企業職工檔案管理現狀

通過對29家國企、民企和微小企業的調查，有14家不同程度建立了職工檔案，占調查總數的48%；其中：國有企業十家，建立率100%，占調查總數的34.4%；三家股份制（較大型）有兩家除了招收的大學生有較完整的檔案外，收集了部分和職工簽訂的勞動合同等一些材料，但沒有經過系統整理，占總數的6.8%；六家建筑企業有兩家公司對長期在公司工作的工作人員收集并保存了部分材料，占總數的6.8%；微小企業十家全部沒有建立職工檔案。

1.1 從調查情況看，國有或國有控股企業，從領導到職工，職工檔案的意識比較強，領導及分管領導非常重視，每個企業不僅有機構，配備有專兼職檔案人員，并有分管領導，各項制度健全、設施設備完善，檔案基本通過了系統整理，檔案完整率、歸檔率達到了該類企業的90%以上。也有部分檔案材料的客觀性、完整程度不夠，管理人員身兼數職，職工檔案管理無暇顧及的情況，出現了應歸檔的文件材料，不能及時收集歸檔，甚至出現了不歸或漏歸的現象。

1.2 股份制企業一部分是由企業改制后重新組建起來的，像這類企業，領導及大部分職工有檔案的概念，比較重視，但有一部分在“改革開放中”發展起來的企業，檔案意識就比較淡薄。通過對三家股份制企業調查，只有兩家企業保存有職工的極少數應歸檔材料，而且分別保存在不同的人員手中，沒有收集，沒有機構、人員等，更談不上整理，占該類企業的66%，僅對一些重要材料進行保存。由于個別企業負責人對企業檔案沒有足夠重視，認為檔案整理工作增加了企業的管理費用，得不償失，大部分企業職工檔案意識淡薄，認為只要和企業簽訂了勞動合同，每月給開工資，把勞動保險金交到個人賬戶，有沒有檔案無所謂。

1.3 六家建筑企業，企業內部管理都比較松散，所有職工都是臨時招用的農民工和社會閑散人員，沒有固定的勞動場所，在這些企業中建立職工檔案非常困難，只有兩家保存了長期在公司的人員比較重要的應歸檔材料，占該類企業的33.3%。這六家建筑企業，只有兩家對長期在本公司工作關系到職工個人利益的合同勞動保險交費清單的材料進行了保存，談不上歸檔，屬于粗放型收集；另外幾家企業一點材料都沒有，就連本企業開發的商品房等基本建設檔案都沒有整理，成堆堆在一起。有些微小企業建檔率為0。

2 造成這種狀況的原因

2.1 企業的改革給職工帶來了一系列變化，民企或微小企業不存在領導調整問題，職工流動快，這是民企或微小企業的顯著特點，而國有或國有控股企業領導調整頻繁，滿足現狀，不能積極應對新形勢，喜歡躺在原有管理模式的基礎上，沾沾自喜。

2.2 從領導到員工檔案意識淡薄，一是企業用人制度的靈活性增強，企業可以自主從社會招收員工，不需要辦理任何招工手續；二是擇業的靈活性增強，有時老板選中員工，而員工還不一定能選中老板，在企業工作不只是看發不發工資、交不交保險，還要看老板的人品等因素，要檔案何用。

2.3 職工檔案管理水平不高，直接影響職工檔案作用的發揮。從調查的情況來看，除民營或微小企業外，國企或國有控股企業在管理上雖然有機構、有人員、設施設備齊全，但是由于管理人員兼職太多，致使應歸檔材料殘缺不全，零散雜亂，在企業用人選人方面，檔案不能為領導提供一個完整的職工形象，職工檔案的作用只能是潛在的。

3 提高檔案管理水平，立足長遠發展

3.1 及時增加人事檔案的內容。在傳統人事檔案的基礎上應增加一些著重反映個人科技水平、業務能力、素質及個人性格特征、興趣愛好等個性化的材料。使人事檔案更全面反映一個人在企業發展過程中的成長歷程，同時也為人力資源部門考核考察企業后備人才提供第一手的資料。

3.2 維護人事檔案的準確、完整與安全。人事檔案在人力資源工作中的地位作用，決定了它的內容必須準確可靠。人事檔案管理工作應在原有基礎上進行清查、核對人員信息，擴展存檔范圍，將個人可公開信息分類儲備，建立企業人才數據庫。由專人動態管理，及時更新個人信息。對于企業較為重要的人員（如，高管、專業技術人員）應更為詳盡地收集其個人信息。

3.3 加強人事檔案的時效性。人事檔案應根據時代的變化及現實情況的需要，加強人事檔案的動態性管理，及時收集最新的變化資料，使人事檔案的信息得到及時更新。

3.4 合理開發人事檔案信息資源為現代企業服務。人事檔案工作者從信息資源角度看待人事檔案，人事檔案工作就是人力資源信息管理工作，用信息管理的理論創新人事檔案工作，加強檔案信息的綜合分析研究和深度開發利用，實現人事檔案工作從簡單管理服務向研究開發服務的轉變，把人事檔案管理建設成為干部工作、人力資源工作、人才工作信息庫和參謀部。同時，不得濫用或擴散人事檔案中的數據信息。

（作者單位：河南天海電器有限公司 來稿日期：214-12-19 ）