試析彩票行業(yè)檔案管理常見問題和對(duì)策

李溪源

1 彩票行業(yè)檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理工作紛繁復(fù)雜、工作量大。彩票行業(yè)的技術(shù)更新很快、發(fā)行游戲種類繁多，如，投注站檔案僅河南就有15000個(gè)之多，再加上市場(chǎng)的形勢(shì)瞬息萬變，彩票任何新玩法的上市、游戲的發(fā)行方式、促銷形式發(fā)生改變都將給檔案管理工作帶來很大的難度，增加檔案管理的復(fù)雜化。

1.2 檔案管理工作流程不規(guī)范。彩票行業(yè)在檔案的管理上存在著諸多不規(guī)范的問題：一是檔案的號(hào)碼記錄不規(guī)范；二是檔案的案卷標(biāo)題撰寫不規(guī)范；三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄；四是組卷混亂沒有延續(xù)性。

1.3 檔案的檢索效率有待提高。彩票檔案的檢索方式有計(jì)算機(jī)檢索、手工檢索兩種方式，目前傳統(tǒng)的手工檢索方式占據(jù)很大的比重。雖然彩票行業(yè)在檔案管理的手工檢索途徑上做了大量工作，編制出了多種方式的檢索工具，但是目前的檢索效率依然很低。另外，在編制檢索工具中出現(xiàn)了“多”而不“精”的問題，檢索工具的增多并沒有提高工作效率。

1.4 行政性與業(yè)務(wù)性高度結(jié)合。彩票中心的發(fā)行銷售給檔案的管理增加了很大的難度，由于我國(guó)的彩票中心都是事業(yè)型單位，因此檔案的管理工作就有了行政性與業(yè)務(wù)性高度結(jié)合的特點(diǎn)。

福利彩票在實(shí)踐過程中形成了民政主管部門、財(cái)政監(jiān)管部門和全國(guó)彩票發(fā)行機(jī)構(gòu)三個(gè)管理系統(tǒng)，全國(guó)彩票系統(tǒng)又分為中央、省、地三級(jí)管理層次。這種三級(jí)管理的體制對(duì)彩票行業(yè)的檔案管理工作提出了更高的要求：一是要適應(yīng)彩票發(fā)行過程中的營(yíng)銷方式、游戲變革的動(dòng)態(tài)發(fā)展；二是要符合檔案的管理工作基本要求。因此，做好彩票行業(yè)的檔案管理工作是一項(xiàng)挑戰(zhàn)。

1.5 信息開發(fā)和編研有待完善。彩票行業(yè)在信息開發(fā)和編研中存在應(yīng)付行為，檔案管理人員為了應(yīng)付升級(jí)隨便挑選幾個(gè)人來進(jìn)行編研，編研的質(zhì)量太差、實(shí)用性很小、利用價(jià)值不高。

2 提高彩票檔案管理工作的幾項(xiàng)措施

2.1 提高全體工作人員檔案管理意識(shí)。彩票行業(yè)的檔案管理相比其他行業(yè)有著一定的特殊性，大部分人對(duì)這個(gè)行業(yè)的檔案管理有著陌生感，人員檔案管理意識(shí)有待提高。因此，只有提高了彩票行業(yè)人員的重視程度和積極性，才能不斷地適應(yīng)彩票行業(yè)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，不斷完善檔案管理事業(yè)的體制與管理水平，健全檔案管理的規(guī)章制度，保證彩票事業(yè)安全、快速發(fā)展。

2.2 完善工作機(jī)制，提高工作效率。彩票檔案管理部門作為職能部門，其工作人員本身就要積極地貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案法律法規(guī)和方針政策，統(tǒng)一協(xié)調(diào)各個(gè)業(yè)務(wù)部門的檔案管理工作，協(xié)助上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)完善檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，提高對(duì)檔案管理工作的指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督力度。另外，針對(duì)檔案管理工作要分工明確，為單位檔案管理工作順利開展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3 結(jié)合實(shí)際情況逐步解決歷史疑難問題

在福利彩票的發(fā)展過程中，工作量大，但是工作人員較少。由于硬件條件在開始之初缺乏，因此，彩票行業(yè)的檔案管理工作仍然有很多遺留問題。近年來，隨著彩票行業(yè)的快速發(fā)展，一些部門才逐步認(rèn)識(shí)到了彩票檔案管理工作的重要性，調(diào)入專門人員負(fù)責(zé)彩票檔案的管理工作，通過對(duì)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，逐步實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的有效管理。

4 逐步實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理

為了促進(jìn)檔案的管理工作跟上福利彩票事業(yè)的發(fā)展，彩票工作中心通過向其他單位積極學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，并且邀請(qǐng)了檔案管理專家對(duì)福利彩票的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)，通過安裝檔案的管理軟件對(duì)主要文件進(jìn)行計(jì)算機(jī)輸入，逐步建立了全部文件的電子目錄形式。并且對(duì)上級(jí)部門的關(guān)于彩票業(yè)務(wù)的來文進(jìn)行錄入，逐步實(shí)現(xiàn)完整的電子文檔。同時(shí)，通過對(duì)之前的紙質(zhì)文檔進(jìn)行計(jì)算機(jī)的輸入，為將來工作人員網(wǎng)上查閱和文件的歸檔打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

彩票檔案管理工作人員要努力探索出一種新的管理方法，將電子文件進(jìn)行歸檔保存，將彩票的檔案管理融入整個(gè)彩票行業(yè)的建設(shè)發(fā)展中；逐步探索出彩票檔案共享的平臺(tái)與制度，力爭(zhēng)在最短時(shí)間內(nèi)將彩票的紙質(zhì)檔案都進(jìn)行歸納整理成電子檔案。彩票行業(yè)的檔案管理人員要積極地做好檔案的后期服務(wù)工作，協(xié)助管理層人員建立完善的借閱制度、檔案查詢制度，將檔案的工作與業(yè)務(wù)工作緊密聯(lián)系在一起，提高檔案信息服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)我國(guó)彩票事業(yè)的健康發(fā)展。

（作者單位：河南省福利彩票發(fā)行中心 來稿日期：2014-12-18）