美國檔案工作志愿服務發展現狀初探

馮怡

摘 要：文章以美國謝爾本博物館檔案部“檔案鑒定與文書處理項目”和美國國家檔案與文件管理局的“軍功授地檔案文件標引”項目為例，從檔案志愿者群體和工作內容、志愿者招募、培訓和管理等角度探究美國檔案工作志愿服務的發展現狀，為我國將志愿服務機制引入檔案工作提供借鑒。

關鍵詞：檔案工作；志愿者；美國國家檔案館

Abstract： On the basis of introducing the “Archives Appraisal and Processing Project” in Shelburne Museum and “Indexing Bounty Lands Records” in NARA from the aspects of participants， job details， vocational training， volunteer recruitment and management， this paper offers a brief view of the current development and practice methods of volunteer programs in America.

Keyword： Archival work； Volunteering； NARA

1 引言

志愿者是指自愿貢獻個人時間及精力，在不計物質報酬的前提下，為推動人類發展、社會進步和社會福利事業而提供服務的人員。[1]在許多西方國家，志愿服務活動開展得十分活躍，涉及的領域也越來越廣。志愿服務活動已經成為這些國家加強對公民的道德教育和維護社會穩定的有效形式，志愿服務活動幾乎家喻戶曉，志愿服務意識為大多數公民所接受，參加志愿服務活動已成為廣大公民的自覺行動。[2]美國的檔案工作志愿服務已有將近四十年的歷史，位于華盛頓的國家檔案與文件管理局總部、下屬各分館和總統圖書館，以及各地的博物館都始終大力支持開展檔案工作志愿服務項目，近些年隨著科學技術和檔案工作模式的創新發展，很多新型志愿服務項目也逐步興起。

在美國，許多檔案機構都面臨年度預算縮減、受薪員工減少的現狀，而檔案館的性質決定了它總是存在大量有待完成的檔案工作，有需要重新分類裝盒的檔案資料；未編制檢索工具的檔案集合；未完成轉錄的口述歷史檔案等。各類檔案部門的預算、編制不與館藏量直接掛鉤，而是每年都要根據工作情況去向上司盡可能爭取份額，用戶和利用檔案數量多少，是檔案館重要性的證明，是爭取人、財、物的一個重要理由。[2]因此，許多檔案機構都正在通過招募志愿者從事檔案工作的方式擴大本單位的業務能力，完成各種檔案工作項目以便為用戶提供更好的利用。

2 兩個檔案工作志愿服務項目介紹

2.1 謝爾本博物館檔案部“檔案鑒定與文書處理”項目。謝爾本博物館是美國最優秀的多元化現代博物館之一，館藏展品超過15萬件，現有全職員工56人，季節工100多名；其下設的圖書檔案部的工作由一名全職員工和四名志愿者共同承擔。謝爾本博物館的檔案工作項目始于1995年，在亨利·魯斯基金會的資金贊助下曾發起過針對該館創始人Electra Havemeyer Webb的收集建檔工作；此外還有一項文檔整理項目，旨在收集、保存、修復與博物館有關的重要檔案資料以供今后的行政管理和歷史研究所用。

2.1.1 志愿者招募方式和限制條件。志愿者招募大多以口頭宣傳的形式進行，在招募時，博物館規定志愿者年齡應該超過十六歲，但部分崗位接受在成人陪同下提供志愿服務的十六歲以下志愿者。其他的選拔條件和技能要求依據具體的檔案工作志愿服務項目內容而定。

2.1.2 志愿者人數和工作內容。該館的“檔案鑒定與文書處理”志愿工作項目有兩名長期志愿者參與，分別獨立承擔一部分工作。一名參加過圖像分析高級培訓的志愿者負責博物館館藏照片的鑒定評估工作，確定其是否有繼續保存的價值和進行修復的必要。如今這位志愿者已完成大約600張阿拉斯加地區自然風貌和生物物種照片的鑒定工作，確定這些原件是否有副本，以及是否屬于該主題分類；此外還負責審核鑒定博物館重要活動照片，確定哪些是否適合歸檔保存。另一位志愿者的工作種類較多，主要包括：將紙質檔案文件裝入文件夾、照片檔案封套入箱；擅長領域的檔案參考咨詢方面的研究工作；博物館公務文書檔案的初步歸檔鑒定工作。志愿者被集中在博物館的資料閱覽室工作，配備有辦公桌、電腦、掃描儀和用來轉移檔案箱的手推車；每周工作的時間段和小時數不固定，可自主選擇。

2.1.3 志愿者管理。志愿者隸屬于博物館的策展部，由專門的檔案工作人員負責監督和管理工作。在工作初期，負責人會和志愿者協同工作并進行監督指導；在志愿者工作熟練后，則由其獨立工作，負責人只巡查工作質量并跟進工作進度，在一個階段工作結束后再進行復查。同時，志愿者需要建立工作日志，記錄自己的工作進展和心得體會。

在具體工作中，志愿者不可避免地會接觸到檔案原件，因此檔案原件的安全問題是檔案館以及其他檔案保管機構必須考慮的重要問題。在謝爾本博物館，檔案工作志愿服務項目的負責人不給予志愿者直接進入檔案庫房的權限，志愿者在工作中接觸到的檔案原件都由負責人轉送到資料閱覽室，并且在管理人員的視線范圍內進行工作，出入博物館也必須在登記簿上簽名。在招募階段，志愿者的相關證明文件和推薦信也必須接受仔細查驗。

2.1.4 志愿者培訓。鑒于該項目參與人數較少，業務培訓主要針對個人。培訓內容包括：最基本的檔案與文件處理原則，以及該檔案工作項目的具體工作指導。在開展培訓前，負責人會提前規劃出志愿工作的大體流程及質量標準，同時擬寫工作進度計劃，并與志愿者商討修改、為其解答疑問。除了與具體工作相關的培訓外，培訓人員也會考慮加入檔案實踐工作領域的其他技能培訓。根據志愿者的興趣點，通過設計小型檔案工作項目的形式講授相關理論知識和實操經驗。

2.2 美國國家檔案與文件管理局總部“軍功授地檔案文件標引”項目。美國國家檔案與文件管理局的總部設在華盛頓特區，年參觀人數超過100萬。該館的主要館藏包括與美國內戰、二戰期間日裔美國人扣留以及移民有關的行政部門文書及其他相關檔案文件。此外，該館還保管美國國會和聯邦最高法院的檔案文件。目前館內員工有300名聯邦雇員，260名志愿者和30名實習生，以及幾十個合同工。

2.2.1 志愿者招募方式和限制條件。美國國家檔案與文件管理局的志愿者的招募方式有很多種，①通過官方網站的志愿者工作板塊發布志愿者招募帖；②口頭招募；③在www.volunteermatch.org上發布招募帖；④當地報紙；⑤當地圖書館。提出申請的志愿者年齡必須在十六歲以上，此外還需要滿足以下三個條件中的任意一個：①擁有美國國籍；②擁有美國永久居留權；③擁有A-1或A-2外交簽證。

2.2.2 志愿者人數和工作內容。參與“軍功授地檔案文件標引”項目的志愿者共有15人，工作在文書處理室進行，所有志愿者共用一臺電腦，一個時間段只有一人工作。每日工作時間分為三班，每班兩小時，正常情況下每人每周工作一班。每班工作開始之前，志愿者要在檔案箱上查看前一位志愿者的標記書簽。按照標識找到下一份文件，每次只能從箱中拿出一份文件。隨后將文件邊緣有關授地申請人及其上級指揮官的標記信息錄入數據庫。如果信息不完整或前后矛盾，志愿者再打開原始文件閱讀并查證相關信息。完成一份文件的錄入后需立即放回文件夾裝箱，并建立新的標記書簽。用這種方式后續的志愿者可以接續前一位的工作，保證了工作有序連續地進行。為了記錄哪些數據是志愿者輸入的，每位志愿者在錄入時都要建立相應的活動日志。日志中包括志愿者姓名、工作日期以及錄入的第一份文件和最后一份文件編號。

2.2.3 志愿者管理。該項目的志愿者招募工作由檔案館專門的志愿者協調員負責，監督檢查工作由檔案館的文件處理員工負責。兩名志愿者承擔志愿者小組長的工作，負責新入志愿者的工作檢查。為了確保志愿者與檔案原件直接工作的安全性，檔案箱只能由館內員工從庫房中取出，同時保證志愿者的工作在辦公室內進行，最終再由員工查驗后放回庫房中。每位志愿者在入職前都必須經過背景調查并提取指紋，進館工作以及離開時都需要接受出入檢查。

2.2.4 志愿者培訓。每位志愿者在工作前都需要參加共計十六小時的業務指導課程，并發放一份工作說明書供工作中遇到問題時學習和查閱。隨后新入志愿者會與一位經驗豐富的志愿者協同工作。此外志愿者也有機會參加其他部門開展的文檔處理培訓。如果需要額外的培訓，志愿者小組長會為志愿者們提供必要的培訓。

3 美國檔案工作志愿服務發展現狀

3.1 志愿者群體龐大且穩定，工作種類豐富、難度不同。在我國公眾的普遍意識里，“志愿者”往往與“青年志愿者”聯系在一起，而在國外從事志愿工作的群體年齡跨度大。參與檔案工作的志愿者群體也是如此，不但包括青年學生，也包括退休老年群體。檔案館、圖書館和博物館所在地周邊的退休老年團體、地區高校的學生以及平日里從事各行各業的中年人也是潛在志愿者群體。有些檔案機構也接收身體有缺陷的志愿者到館從事特定崗位的檔案志愿工作。這些志愿者參與檔案工作的目的各不相同，有些志愿者自身對特定檔案館、圖書館或博物館的館藏有了解和研究的興趣；有些希望以志愿者身份參與檔案工作，為日后的職業發展積累經驗；有些甚至是已退休的檔案工作者，希望以志愿服務的方式重返工作崗位發揮自己的價值。

從志愿者從事的工作內容來看，志愿者參與的檔案工作種類豐富，除了編號、掃描、錄入等重復性較強的工作外，有些志愿者還從事圖片檔案和文書檔案的鑒定、著錄等復雜工作。另一方面，志愿者可根據自身意愿選擇工作的深度和廣度，選擇參與檔案工作項目中的某一環節或若干環節，甚至是多個檔案工作項目，最大限度地發揮自身價值并積累經驗。

3.2 志愿者培訓指導充分考慮檔案工作需要和志愿者個人需求。開展有效培訓能夠增強志愿者的實踐技能，提高工作效率和工作質量；在培訓過程中培養責任感和榮譽感，有助于逐步組建穩定的志愿者群體。管理人員提供的培訓不但涉及具體志愿項目的檔案工作業務培訓，還考慮到了志愿者的職業發展和個人興趣。培訓內容既包括檔案工作實踐層面的技術操作和安全指南，也包括理論層面的理論原則。對志愿者的培訓也不是一蹴而就的，在工作前期的入職指導培訓完成后，在后續的工作中，志愿者可以將實踐工作中遇到的問題反映給管理人員，商討是否有開展深入培訓的必要。

此外，經驗豐富的志愿者能夠代替機構內專門的培訓人員承擔起新入志愿者的培訓任務。許多機構中有參與過多個檔案工作志愿服務項目的長期志愿者，這些專業志愿者同樣擁有豐富的檔案工作經驗，也有能力與項目負責人共同起草制定適合志愿者的書面工作指南。

3.3 志愿者招募多渠道進行，限制條件明確具體。缺乏相應的渠道來獲取檔案工作志愿服務項目的相關信息是多數人成為志愿者的主要阻礙。這些機構通過不同的形式發布招募消息，針對不同年齡的特定人群使用不同的招募途徑，主要有：在當地報紙、當地圖書館及博物館、檔案網站及大型志愿者招募平臺網站發布招募帖等形式。已從事檔案工作的志愿者也扮演著“志愿工作宣傳大使”的角色，借助他們的口頭宣傳不但可以塑造良好的機構形象，也可以號召更多的志愿者加入到檔案工作隊伍中。

一般情況下，檔案機構會主動招募志愿者，但也有一部分普通民眾主動前來咨詢并遞交志愿服務申請。針對這些到館咨詢的潛在志愿者群體，這些機構做到了及時反饋交流，安排專門的志愿者協調員介紹志愿者的責任義務以及具體的檔案工作項目進展情況，避免了服務申請因繁瑣復雜的招募流程而被擱置。

不同機構在具體招募人數方面會依據檔案工作項目的大小和預計完成時間而有些安排。招募中對志愿者年齡和身份有明確具體的限制，同時需要經過必要的背景調查和信息查驗。

3.4 管理方式靈活有序，充分保障檔案原件安全。如何管理志愿者以及如何為志愿者的工作提供支持和幫助對一個檔案工作志愿服務項目能夠有效開展來說至關重要。用管理正式受薪員工的方式管理志愿者可能會影響志愿者的工作積極性，嘗試用非正規的模式來管理志愿者可以使工作具有一定的靈活性，提高工作效率。首先，這些檔案工作志愿服務項目對志愿者的工作時長和工作時段無固定要求，在具體的工作安排上也給予了志愿者較大的選擇空間。其次，通過任命項目負責人、志愿者協調員及志愿者小組長等方式優化志愿者的管理，使得志愿者在工作中遇到問題可以得到及時解答；工作質量能夠及時檢驗。最后，要求志愿者建立工作日志或工作清單，有利于跟進項目進度，同時樹立工作責任制的意識。

出于對檔案原件的安全考慮，這些機構在志愿者招募時期便對志愿者的篩選條件進行了一定限制，管理人員負責存取檔案和監督指導，志愿者接受出入檢查，以及強制性的安全培訓等措施都使得檔案原件及其信息的安全性得到了有力保障。

此外，這些機構重視對志愿者的無償工作表示感謝，除了在每日志愿者工作結束之后向他們表示口頭感謝之外，管理人員還以不同的形式給予他們精神獎勵及物質獎勵，比如，謝爾本博物館每年會舉辦志愿者感謝晚宴，根據志愿者的服務小時數發放博物館的會員卡和免費通行證，志愿者也有機會在對公眾開放之前提前參觀博物館的新主題展覽。美國國家檔案與文件管理局會給志愿者頒發感謝證書及志愿者徽章，也可以享受其博物館商店20%的折扣優惠。

4 結語

將志愿服務機制引入檔案工作能夠產生雙贏的效益，一方面，檔案館吸納來自不同領域的志愿者參與檔案工作，使得大量檔案信息資源更方便人們利用，不僅服務于檔案界，也能夠為各領域研究人員未來的科學研究提供大量的史料支持。志愿者能夠為檔案館注入能量，工作中的熱情具有感染力。志愿者還扮演著“檔案館宣傳使者”的角色，其他民眾可以從志愿者口中得知檔案館館藏的重要性和使用價值，檔案館公眾服務活動的開展細節，檔案資料的系譜學價值，以及如何到館查閱或上網檢索所需的檔案文件。另一方面，青年志愿者在參與檔案工作的過程中得到了檔案館工作人員的專業指導培訓，積累了大量的檔案工作實踐經驗。在與專業檔案工作人員交流的過程中，志愿者可以更加了解檔案行業，為未來的職業規劃作參考。老年志愿者參與志愿服務，既是發揮“老有所為”的一種途徑，也是實現“老有所樂”的一種重要方式。

檔案作為國家寶貴財富為全民所有、所用的觀點早已成為世界各國的普遍共識。公眾作為檔案信息資源的所有者理應成為檔案事業的參與者，志愿服務則是公眾參與的重要途徑。[3]我國的各級檔案館也可以向美國檔案館、圖書館及博物館學習，借鑒這些檔案工作志愿服務項目的理念和運作方式，從中汲取值得借鑒的經驗，借助志愿者的力量發展檔案事業。

（注：兩個檔案工作志愿服務項目相關信息來自美國國家檔案館和美國檔案工作者協會在2012年合作編寫的《檔案機構志愿服務項目資源介紹/Resources for Volunteer Programs in Archives》）

參考文獻：

[1]吉·青珂莫. 志愿者管理體系的流程分析與構建[D].清華大學，2008.

[2]丁梅. 美國檔案利用工作研究綜述[J]. 蘭臺世界，2009，08：43～44.

[3]閆靜. 英國“檔案志愿者”和美國“公民檔案工作者”的思考[J]. 中國檔案，2013，09：54-55.

（作者單位：四川大學公共管理學院 來稿日期：2014-11-13）