關于公共圖書館檔案數字化管理的探討

鄧文婷

1 引言

檔案工作是公共圖書館的一個重要組成部分，包括讀者檔案、人事檔案、辦公檔案、專業檔案等，這些檔案保存著圖書館各項工作和活動的原始記錄，是圖書館事業發展的歷史憑據，對圖書館管理工作有較大的參考和利用價值。加強檔案工作的數字化與網絡化建設，是適應圖書館事業發展的必然選擇，是信息社會圖書館工作的需要，也是推進檔案事業發展、提高檔案信息服務水平的必由之路。

2 圖書館檔案數字化管理的現狀及問題

現在，我國眾多公共圖書館中大多數圖書館的檔案管理仍然停留在傳統管理模式階段，即以紙質檔案為主，主要依靠手工操作管理。在這種管理模式下，檔案檢索的速度非常慢，導致檢索效率低下。綜合來說，傳統公共圖書館檔案管理模式中存在以下幾點問題：

2.1 管理觀念滯后。在相當長的一段時間內，圖書館檔案的管理都是采用傳統的人工管理模式，這是由于一方面圖書館受到資金及信息等客觀條件的束縛，更重要的是管理層在認識上存在偏差，往往從眼前利益著想，忽略了公共圖書館的服務職能。正是這種管理觀念的滯后，才導致公共圖書館檔案的數字化管理工作一直未能開展。

2.2 工作制度缺乏。很多公共圖書館沒有一個檔案管理工作的制度，以至于出現了沒有專業的檔案管理者、管理責任不明、分工不清、管理人員混雜的狀況。在這種情況下，公共圖書館檔案管理工作效率低下，時常出現檔案文件分散、檔案無法準確查詢甚至丟失的現象。

2.3 檔案利用率低下。公共圖書館建設的主要目的是方便大眾的需求，然而由于公共圖書館檔案管理受到傳統管理模式的制約，存在一定滯后性和不完備性，因此難以及時地充分地被廣大用戶所利用。究其原因，正是由于檔案資料所涉及的信息太過豐富與廣泛，依靠傳統的管理模式很難快速準確地被用戶所檢索，使得檔案信息利用率極其低下，其價值得不到充分的體現。

鑒于上述問題，隨著信息技術的不斷發展，數字化的檔案資料應運而生，它將在一段時間內逐漸取代低效率、高污染的傳統紙質檔案。數字化的檔案資料將成為圖書館檔案的重要組成部分。

3 實施圖書館檔案數字化管理的阻礙

3.1 資金問題。由于我國很多地區的公共圖書館的條件相對較差，而新型檔案管理模式的運用必須依靠大量的資金投入，購進先進的技術設備。而這對于本身經費不足的公共圖書館來說，成了制約當前公共圖書館數字化建設的最直接的問題。沒有資金的支撐，一切發展都是空談。

3.2 技術問題。實施檔案的數字化管理就是利用計算機進行信息的操作、傳輸、存儲、檢索、利用等，它能夠有效地節約時間，實現圖書館用戶的高效辦公，但是，構建這樣的數字平臺受到了相關的技術條件的制約，許多公共圖書館缺乏相關的技術人才，導致數字化工作遲遲未能開展。

3.2.1 紙質檔案數字化轉化的規范性問題。紙質檔案數字化加工需要掃描、處理、存儲等工序，此項工作需要有規范化且標準化的技術操作才能保證紙質檔案轉化成數字化產品的質量。因此，公共圖書館需要制定完善的制度，使工作人員在做檔案掃描、圖像處理、圖像存儲等工作時，可以參照標準完成，確保紙質文件的正確轉化。

3.2.2 數字化檔案的信息安全問題。隨著全球信息化技術的迅猛發展，在帶給人們巨大利益的同時，也對數字化的檔案信息安全管理造成了很大的技術困擾，主要表現在以下五個方面：

（1）管理數字化檔案的計算機硬件出現故障問題。計算機硬件有可能會因為生產廠商、使用年限、外部環境影響等因素而出現硬盤、磁盤、光盤、服務器設備破損等故障，這就會對存儲在計算機上的數字化檔案數據造成一定的破壞或缺失，從而致使數字化檔案信息的長期安全完整存儲受到嚴重威脅。

（2）檔案數字化計算機管理軟件出現故障問題。公共圖書館的檔案資源經數字化轉化之后，必須有一個生命力很強大、穩定性很好、可操作性與靈活性較強的數字化檔案管理系統軟件作為支撐。然而，目前實際管理工作中，并沒有一個統一的質量先進、接口靈活、保存數據類型一致、信息能共享的標準化軟件系統，因此，在數字化檔案數據的管理操作過程中，通常出現軟件系統崩潰等故障問題，致使數字化檔案信息遭到破壞或缺失。

（3）檔案數字化管理計算機遭遇網絡黑客或病毒的入侵問題。近幾年網絡安全事件發生較為頻繁，如網絡黑客攻擊、病毒入侵等，一旦計算機遭遇黑客攻擊或病毒入侵，一般都會癱瘓，甚者丟失全部數據，這將是一個非常嚴峻的問題。因此，這方面專業防護的技術問題亟待解決。

（4）計算機軟硬件不兼容及系統更換出現故障問題。紙質檔案數字化，是從原來的紙質載體轉移到了磁盤或光盤等新載體上，當原有數字化檔案管理計算機軟硬件或系統過時需要更新（更換）時，就很可能會出現計算機軟硬件不兼容或系統不兼容問題，從而導致計算機出現死機或藍屏等故障，進而丟失數字化檔案數據。

（5）管理人員對檔案數字化管理軟件操作不當引起的故障問題。檔案數字化建設與管理在我國還不成熟，很多管理人員并不具備很專業的管理知識，因此，在對計算機數據安全維護的時候，可能會誤刪某些文件或誤點某些不可逆轉的操作程序而致使軟件與計算機出現故障，進而導致數字化檔案信息的缺失。

3.3 人才問題。首先，公共圖書館管理人員的老齡化現象較為嚴重，這些管理者在思想上對數字化建設缺乏了解，同時受到身體等原因的限制對于新知識的學習接受的效果并不明顯，對于高科技的運用能力差，因此，對數字化圖書館檔案的管理能力較差。

其次，公共圖書館檔案專業化的管理人才奇缺，在人才引進的過程中，也出現了專業人才稀缺的現象，比如信息化管理的技術開發人員和維護人員。很多高校也沒有開設能滿足公共圖書館檔案現代化管理需要的課程，這也是我們所要重視的。

最后，由于受到人力資源的限制，很多公共圖書館管理人員身兼數職，一個人精力和專業能力始終有限，不能保證自己在有效的工作時間里準確地錄入相關的檔案信息，從而造成工作失誤。

4 實施公共圖書館檔案數字化管理的有效措施

4.1 管理觀念與時俱進，多渠道籌集資金。現在，構建數字化的公共圖書館是時代發展的必然的需求，因此必須重視數字化檔案的管理工作。各地公共圖書館必須設法力爭上級領導對本地公共圖書館檔案數字化建設的資金支持。只有經費及時到位，檔案數字化管理工作才可以順利開展。而且，圖書館如果要獲得長效的發展資金，必須依靠法律、制度和地方性法規、政策的支持才能獲得可持續發展。

另外，除了政府部門政策資金方面的支持外，還應該加大對圖書館功能的宣傳，鼓勵更多的人關注圖書館的改革和創新，吸引企業和社會愛心人士的資金，進行相關系統的建設和完善。

4.2 合理制定紙質檔案數字化轉化的技術規范。①紙質檔案掃描工作：應該根據幅面的大小、紙張的狀況、頁面顏色、字跡清晰度、是否帶插圖、檔案重要程度等因素合理選擇掃描方式；②掃描后圖像的處理工作：一方面對掃描后圖像的處理應該采用統一的圖像處理軟件進行，另一方面視原紙質檔案紙張大小是否一致、紙張間是否有粘連、是否有裝訂孔等因素來決定圖像的處理流程；③掃描圖像處理完成后的存儲工作：為方便用戶使用，需將處理后圖像按標準格式存儲，一般不同掃描模式掃描處理后的圖像存儲格式都有區別，各地圖書館需事先統一規定好，以方便存儲管理，從而更高效地為用戶服務。

4.3 多重技術保障數字檔案長期安全保存。數字化檔案信息的長期保存是公共圖書館在實施數字化檔案管理的過程中最重要的一項內容，必須做到以下幾點：第一，采用必要的加密技術，通過對相關信息設定的變化和編碼保障自身數據庫的安全；第二，購進先進的防火墻技術、操作系統安全內核技術、入侵檢測技術、生物識別技術，而且應該不斷實時更新，確保檔案的安全性；第三，注意計算機、磁盤、光盤等載體的使用期限以及管理軟件系統的實時更新；第四，要注意必須嚴格挑選可靠存儲介質做好信息數據的備份工作，以防計算機癱瘓導致的數據信息缺失。

4.4 重視人才培養，提高管理水平。公共圖書館檔案實施數字化管理想要得到長足發展，必須有滿足工作所需的專業技術人才。因此，對既熟悉信息技術又精通檔案管理的復合型人才的培養就顯得極為重要。

首先，要加大對現有員工新觀念的養成和新技術的培訓，轉變傳統的工作思想，并能夠熟練運用相關的計算機和網絡信息技術；其次，圖書館在不斷完善的過程中應加強與當地高校的密切配合，為高校圖書館相關專業的學生提供實習基地，以期高校根據公共圖書館實際管理的需要制定培養相關人才的計劃。

5 結束語

綜上所述，公共圖書館的檔案工作實施數字化的管理雖具有很強的實踐意義，但在具體實施的過程中也面臨著諸如管理觀念滯后、建設資金不足、技術人才匱乏等主客觀的困難。因此，公共圖書館對外要力爭資金扶持，對內應加大專業技術方面的研究，同時還需要科學的現代化管理理念作為指導。多方面著手，方能有效實施數字化檔案的管理，充分發揮公共圖書館的價值。

（作者單位：河南省濮陽市圖書館 來稿日期：214-12-18）