檔案室電子檔案統(tǒng)計(jì)臺賬的建立

龔麗瑛

1 建立電子檔案統(tǒng)計(jì)臺賬的必要性

檔案統(tǒng)計(jì)臺賬是記錄各門類檔案收進(jìn)、移出、銷毀及庫藏?cái)?shù)量變化情況的登記賬冊。隨著信息化的發(fā)展，電子檔案統(tǒng)計(jì)工作成為全面掌握檔案事業(yè)發(fā)展情況、為科學(xué)決策提供第一手?jǐn)?shù)據(jù)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。2014年10月國家檔案局辦公室新公布的《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)》，將原《檔案室數(shù)字檔案基本情況年報(bào)》修改為《檔案室電子檔案基本情況年報(bào)》，并對部分統(tǒng)計(jì)內(nèi)容作了調(diào)整。只有檔案管理部門建立健全規(guī)范的電子檔案統(tǒng)計(jì)臺賬制度，檔案工作人員做好數(shù)據(jù)日常積累，才能及時(shí)、準(zhǔn)確填報(bào)好《檔案室電子檔案基本情況年報(bào)》。

2 電子檔案統(tǒng)計(jì)臺賬的建立方法

檔案室建立電子檔案統(tǒng)計(jì)臺賬時(shí)，應(yīng)充分考慮《檔案室電子檔案基本情況年報(bào)》的填報(bào)要求和實(shí)際工作需要，充分借鑒傳統(tǒng)載體檔案統(tǒng)計(jì)臺賬格式，對登記項(xiàng)目作出明確的規(guī)定。目前，中原油田檔案部門的做法是檔案室分類建立電子檔案統(tǒng)計(jì)臺賬。

電子檔案統(tǒng)計(jì)臺賬包括文書類電子檔案統(tǒng)計(jì)臺賬、科技類電子檔案統(tǒng)計(jì)臺賬、會計(jì)類電子檔案統(tǒng)計(jì)臺賬、數(shù)碼照片統(tǒng)計(jì)臺賬、數(shù)字錄音錄像統(tǒng)計(jì)臺賬、其他類電子檔案統(tǒng)計(jì)臺賬、室存檔案數(shù)字化副本統(tǒng)計(jì)臺賬七類。以上前六類電子檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，主要登記各部門直接歸檔的各門類電子檔案，統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目包括：全宗名稱、類別、所屬年度、歸檔情況（歸檔日期、數(shù)量、容量、移交人、接收人），移出銷毀情況（日期、原因、經(jīng)辦人、數(shù)量、容量），庫藏總量（數(shù)量、容量）。室存檔案數(shù)字化副本統(tǒng)計(jì)臺賬，主要統(tǒng)計(jì)檔案室?guī)齑鎮(zhèn)鹘y(tǒng)載體檔案數(shù)字化加工情況，按照紙質(zhì)檔案、照片檔案、錄音磁帶、錄像磁帶、影片檔案、其他四類分別設(shè)立統(tǒng)計(jì)賬頁。

3 建立電子檔案統(tǒng)計(jì)臺賬應(yīng)注意的問題

3.1 應(yīng)堅(jiān)持“準(zhǔn)確、及時(shí)、連續(xù)、系統(tǒng)”的原則。當(dāng)電子檔案整理完成入庫上架或銷毀、移出時(shí)，應(yīng)及時(shí)登記統(tǒng)計(jì)臺賬。應(yīng)按檔案的所屬年度分別登記，禁止多個(gè)年度合并登記。

3.2 要注意計(jì)量單位的使用。《檔案室電子檔案基本情況年報(bào)》中，電子檔案容量大小的統(tǒng)計(jì)單位是“GB”，數(shù)字錄音錄像電子檔案的時(shí)長統(tǒng)計(jì)為“小時(shí)”，這對一個(gè)檔案室的總庫藏量統(tǒng)計(jì)是適宜的。但在實(shí)際中，電子檔案容量大小通常顯示的是“KB”、“MB”，數(shù)字錄音錄像的時(shí)長多以“分秒”計(jì)量，所以在電子檔案臺賬登記時(shí)要特別注意計(jì)量單位的換算，并根據(jù)本單位實(shí)際情況選擇合適的計(jì)量單位，既方便統(tǒng)計(jì)，又能準(zhǔn)確地反映庫藏變化情況。中原油田將統(tǒng)計(jì)臺賬中的電子檔案容量大小計(jì)量單位規(guī)定為“MB”，數(shù)字錄音錄像電子檔案的時(shí)長統(tǒng)計(jì)單位規(guī)定為“×分×秒”，減少了檔案人員在臺賬登記過程中的換算工作量，提高了統(tǒng)計(jì)效率和準(zhǔn)確性。

3.3 統(tǒng)計(jì)方法要科學(xué)、規(guī)范。目前電子檔案大多以光盤為載體保存，由于每張光盤內(nèi)的電子文件較多，如果一個(gè)文件一個(gè)文件地去計(jì)算會非常麻煩，而且不一定準(zhǔn)確。針對這一問題，檔案人員可以從光盤屬性或文件夾的屬性中查看電子文件的數(shù)量和容量大小。當(dāng)然，用這種方法統(tǒng)計(jì)在理論上是要剔除光盤中所帶的和刻錄時(shí)制作的管理性文件數(shù)量及容量大小。

3.4 電子檔案統(tǒng)計(jì)臺賬要電子化。在建立電子檔案統(tǒng)計(jì)臺賬時(shí)，應(yīng)充分利用EXCEL電子表格的強(qiáng)大統(tǒng)計(jì)篩選功能，建立一個(gè)電子化統(tǒng)計(jì)臺賬，利用一張表格即得到多種需要的數(shù)據(jù)。例如，某檔案室管轄2個(gè)全宗10年的電子檔案，若只有手工臺賬的話，要想掌握每個(gè)全宗每年歸檔情況就要再建立分全宗的臺賬或者是人工加出每項(xiàng)數(shù)據(jù)后匯總，工作量大且容易出錯(cuò)，更不要說需要統(tǒng)計(jì)某個(gè)全宗某個(gè)類別的電子檔案總數(shù)這樣更精細(xì)的數(shù)據(jù)了。如果建立了一個(gè)電子檔案統(tǒng)計(jì)臺賬EXCEL表，就可以通過EXCEL電子表格中自帶的篩選功能，添加1個(gè)、2個(gè)或多個(gè)條件來滿足不同的統(tǒng)計(jì)需求，還可利用公式進(jìn)行計(jì)算，提高統(tǒng)計(jì)工作效率和準(zhǔn)確性。

4 《檔案室電子檔案基本情況年報(bào)》改進(jìn)建議

《檔案室電子檔案基本情況年報(bào)》“室存電子檔案”統(tǒng)計(jì)項(xiàng)分類中僅設(shè)置了文書類電子檔案、數(shù)碼照片、數(shù)字錄音、數(shù)字錄像、室存檔案數(shù)字化副本，但實(shí)際上，檔案室特別是企事業(yè)單位檔案室?guī)觳氐碾娮訖n案還包括基本建設(shè)、設(shè)備儀器、科學(xué)研究、產(chǎn)品、勘探開發(fā)等科技類電子檔案，會計(jì)類電子檔案，等等，以上內(nèi)容顯然在年報(bào)中無法歸入對應(yīng)的統(tǒng)計(jì)項(xiàng)。為確保年報(bào)統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性，建議在年報(bào)統(tǒng)計(jì)項(xiàng)中增加“科技類電子檔案”、“會計(jì)類電子檔案”、“其他電子檔案”等統(tǒng)計(jì)項(xiàng)。

（作者單位：中原油田檔案管理處 來稿日期：2015-01-15）