市政工程檔案信息化建設探析

谷芳

1 引言

隨著我國數字化技術的成熟，信息技術廣泛應用于社會經濟發展的各個領域中。辦公自動化水平的提高，促進市政工程檔案管理逐步發生變化，從傳統的紙質化管理，開始朝向以計算機為媒介的信息化管理方面發展。市政工程檔案的信息化建設是當代市政工程檔案管理的重要內容。

2 我國檔案信息化發展現狀及實施檔案信息化管理的優點

2.1 我國檔案信息化管理現狀。我國檔案信息化建設起步于20世紀70年代末，成立相關檔案科技技術研究所進行檔案管理自動化課題的研究和實驗，并編制出了一些簡單的檔案檢索程序，初步積累了檔案信息化建設的經驗。到了20世紀90年代，由于信息技術的快速發展，相關設備趨于完善，檔案信息化建設的相關法律法規也有了更新，極大地推進了檔案信息化建設的快速發展；并且在這一時期，國家提出了經濟信息化戰略要求，“三金”工程的啟動加快了整個社會信息化建設的進程；當然，OA（辦公自動化）、CAD（計算機輔助設計）、CAM（計算機輔助制造）的應用發展，也推動著檔案信息化建設的不斷前進。到了21世紀，“十一五”發布了《全國檔案信息化建設實施綱要》，在我國各行業中掀起了信息技術管理的革命風潮，對我國檔案信息化建設產生了積極、重大的影響。

2.2 實施檔案信息化管理的優點。通過檔案信息化管理，有利于節省人力物力，將紙質檔案轉化為信息數據后，可以將其存儲在方便快捷的存儲器上，這樣便于攜帶和處理，同時由于計算機的超強處理能力，可以實現少數人員對大量數據的管理。而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度。檔案的信息化管理有利于實現高校檔案的共享，市場經濟條件下，傳統檔案已經不能滿足由于人才的流動帶來的檔案信息流動，而通過信息化手段，將檔案信息進行網絡化，各個單位和部門之間的信息可以進行及時的交流和共享，人們可以通過協議進行網上檢索和資源的共享，查找、利用更加便捷。檔案管理實現了從外部的目錄管理到內部的內容管理，并且實現了信息系統的共聯，人們可以交流共享同級部門之間的信息，也可以交流共享歷史不同時期的信息，這樣也可以實現人才的優化配置。除此之外，檔案管理的信息化手段，有利于提高檔案管理的服務質量。檔案管理手段的信息化的目的是提高效率，為相關人員提供高質量的服務，通過信息化管理，管理人員可以從大量信息中找出相關有效信息，達到方便快捷的目的。

3 市政工程檔案管理存在的問題

3.1 檔案管理的步伐跟不上時代變化。目前，部分地區市政工程的檔案管理不夠現代化，他們的觀念落后于時代發展。檔案管理作為市政工程信息資源的一個重要組成部分，需要與時代并進。許多單位覺得檔案管理工作就是將資料整理分類一類的事，根本無關輕重，并不需要在上面花費人力物力。這是由于這些單位對于檔案管理工作認知還不夠徹底，對于檔案管理工作缺少系統認知。更甚者，有的檔案管理工作人員并不是擁有專業檔案管理職能的檔案管理人員，而是從社會上招聘的臨時工人或者兼職工人。

3.2 檔案信息公開度、透明度不高。市政工程檔案信息化對于內部而言是一次信息資源的整合，便于信息集中統一管理，有利于市政工程信息的公開、透明化，方便于各部門人員在工作中獲得需要的資料。但現階段一些市政工程檔案信息化存在著信息公開度、透明度不高的問題，將市政工程檔案管理權限僅僅給予幾個工作人員，無法做到信息全員公開化。雖然在一定程度上保障了市政工程檔案信息的隱私和安全，但長遠下去有悖于檔案信息化建設的初衷，不利于持續健康的發展。

3.3 檔案信息化建設缺乏統一規劃。檔案信息化建設尚未確定統一的標準和數據格式，沒有明確近期目標和長遠規劃。例如，一些單位輕視于服務和支持全局的綜合檔案的管理信息化建設，沒有普及和運用已經購置的檔案管理軟件，也沒有建設同步的綜合檔案管理系統，忽視檔案信息資源標準規范化建設，造成投入大量資金建成的檔案信息系統無法與辦公自動化網絡對接的局面。部分單位雖然購置了專用的檔案管理系統及硬件設施，但軟件應用水平和利用率不高，僅僅局限于簡單查詢，沒有真正發揮作用。

4 市政工程檔案的信息化建設

4.1 完善市政工程檔案的管理制度。信息化檔案管理與傳統的檔案管理區別巨大，不論是檔案載體，還是存儲管理都存在著極大不同，傳統的檔案管理制度肯定無法適應新時代信息化檔案管理需求。現代的檔案形式在紙質檔案基礎上增加了電子檔案。對紙質材料的存儲實體，隨著檔案材料增多，原來傳統五節檔案柜占用太多空間，而現代的檔案存儲實體改為能容納更多檔案材料的密集架，能更有效地利用空間；對電子檔案，要對其進行充分利用，就必須統一檔案的電子格式，實現對檔案標準化管理。

4.2 落實現代化的基礎建設。既然要實現檔案管理信息化，就需要從信息化建設基礎方面進行完善，基礎建設水平決定了高效檔案信息化建設的成敗。基礎建設主要包括計算機、網絡環境、存儲設備、管理系統、軟硬件配套設施、交換機、服務器、安全系統等。信息化建設包括硬件平臺和軟件平臺兩個部分，其中軟件部分是重點，是需要和檔案管理發展相針對的，軟件系統的設計需符合和服務于市政工程檔案管理的發展。

4.3 培養信息化人才隊伍。市政檔案信息化建設對于檔案管理人員的要求有了極大提高，既要求管理人員熟悉市政工程的各項業務流程，又要求管理人員懂得計算機知識，如果管理人員參與了整個信息化建設的過程，熟知建設的基礎設備以及檔案資料轉化為數字化錄入，將大大提高管理人員的工作效率，在維護保養以及更新軟件、研發軟件中將發揮作用，后期培訓中所出現的問題也隨之較少。另外，要保障檔案信息的安全性，對人才的素質要求也有了質的提高。

4.4 建立完善檔案信息資源庫。隨著社會經濟和科學技術的發展，互聯網出現給人們的工作和生活帶來了極大便捷，各領域也都充分運用互聯網技術，構建自己的信息系統數據庫建設。市政工程檔案管理也必須通過加快檔案目錄數據庫建設的步伐，從而提高檔案的管理水平。在檔案管理上，利用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具及目錄，并應用于庫房管理。通過構建信息數據庫，使檔案實現資源共享。利用掃描儀、打印機等數字化設備，使檔案管理一體化。積極推動市政工程檔案資料全文數據庫和多媒體數據庫建設，通過互聯網技術來實現單位內部檔案的圖片、音頻、視頻等多媒體數據資料的共享，最大化地降低查詢時間，提高工作人員工作效率和服務質量。另外還要建立統一的管理標準，使各種檔案管理軟件實現互通互用，使資源得以共享，讓檔案利用者能更方便快捷地利用檔案。

5 結束語

對市政工程檔案進行信息化管理已經勢在必行。檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設的實現不僅是檔案管理部門的工作，它需要所有的檔案管理人員的積極參與和配合，在工作中摸索出更先進、更科學的管理辦法，才能使檔案信息化建設工作實現質的飛躍。

（作者單位：河南省安陽市市政建設維護管理處 來稿日期：2015-02-15）