兄弟檔案期刊集萃

謝建波

企業集團檔案整理應進行兩項改革

劉麗平在《中國檔案》2015年第1期撰文，指出目前企業檔案的分類多執行《工業企業檔案分類試行規則》，科技檔案整理執行《科學技術檔案案卷構成的一般要求》。但隨著科技的進步，現行的分類和整理方法出現了一些不適應性，需要進行必要的改革。怎么改？一是檔案分類標準的改革。要進行分類標準的改革，關鍵是找準其存在的問題。首先，是執行檔案分類規則的不統一性。作者所在的中國平煤神馬集團是由原平煤集團（煤炭行業）和神馬集團（紡織行業）合并組建的，旗下有100多個下屬單位，原平煤集團大部分單位執行原煤炭部制定的《煤炭工業企業檔案分類試行規則》，原神馬集團大部分單位執行《工業企業檔案分類試行規則》，新集團有的單位如電廠執行電力行業檔案分類規則，醫院執行醫療單位檔案分類規則等。其次，是檔案分類標識的混亂性。由于分類規則不盡相同，那么分類標識也不相同，有的規定采用字母，有的規定采用阿拉伯數字。而字母含義有的是雙位的漢語拼音縮寫，有的是單個的英文縮寫；阿拉伯數字標識，有的用單數，有的用雙數，不統一，給人混亂的感覺。最后，是檔案分類類目的滯后性。如《工業企業檔案分類試行規則》發布已經20多年，不能滿足現代企業檔案分類工作需要，已呈明顯的滯后性。要解決企業集團檔案分類問題，當務之急是制定科學、合理的檔案分類規則。其一是檔案分類規則框架應固定。對有共性的類別固定一級類目和二級類目的設置，對不同行業個性差異較大的類別只固定一級類目的設置，二級類目的設置只提出指導性的意見和建議。其二是檔案分類標識符號應統一。其三是檔案分類類目應適時更新。如二級類目的經營管理類應增設地產、房產檔案；會計類應設工資清冊；企業股票上市、兼并重組而產生的清產核資、股份制改造檔案，要設產權管理檔案類目等。二是科技檔案整理方法的改革。建議統一文書檔案、科技檔案的整理方法，科技檔案也不再組卷，都按文件級來進行整理、裝盒。

城市公共安全視角下城建檔案對建設工程壽命預警的思考

李明娟、吳建華、章曉斌在《檔案學通訊》2015年第1期撰文，指出我國已進入城市時代，與城市迅速發展不相稱的是，建設工程超期限服役及管理落后引發的城市安全問題日益顯現。為此，在建設工程合理使用年限到期前，發揮城建檔案對其壽命的預警作用，維護城市公共安全，顯得尤為重要。要發揮城建檔案的預警作用，首先要了解什么是城建檔案？城建檔案是城市建筑物、構建物、地上和地下管線等各項建設工程的真實記錄和實際反映。利用城建檔案對建設工程壽命進行預警，西方發達國家早已有之，其經驗可資借鑒。如1982年，北京京西永定河上的“洋灰橋”服役60年時，收到一封法國的來信；1992年，山東淄博市第八人民醫院收到德國的來信，稱其房子使用了87年；2004年，四川阿壩藏族羌族自治州有一偏僻小縣城，城里有一座小教堂，已到80年設計使用年限，收到法國的來信等。信中均提出“使用年限已到”、“或停止使用”、“或進行維修”的要求。從國外的經驗看，國外公司發出預警均是基于建設工程的“設計使用年限”，即在工程設計使用到期時，發出預警事項。我國2001年制定出了強制性國家標準《建筑結構可靠度設計統一標準》，提出了“設計使用年限”的概念，之后，國家出臺了若干政策法規，為建設工程壽命預警工作打下了基礎。如何建立建設工程壽命的預警工作機制呢？一是建設單位向城建檔案館報送一套符合規定的建設工程檔案。二是城建檔案館保管建設工程檔案，并建立建設工程動態信息數據庫。在該數據庫中，一旦建設工程使用年限即將屆滿，即觸發預警警報，報送建設工程質量監督機構。三是建設工程質量監督機構按到預警警報后，分析和確定預警種類和預警級別，并在建筑工程壽命到期前，以各種手段和方式向建設工程的產權所有人發出預警信號和預警事項。

日本水俁病事件檔案管理對我國環境事件檔案管理工作的啟示

王祖光、靳敏、劉俐媛、郭姝慧在《檔案學研究》2014年第6期撰文，指出發生在上世紀50年代曾經震驚世界的日本“水俁病事件”，到現在已經有60多年的歷史，是一件嚴重的環境事件，但日本政府和人民通過對歷史檔案的研究和宣傳，將“水俁病事件”變成了日本環境保護以及環境突發事件檔案管理的契機和突破點，為日本樹立了正面的國際形象。日本對于環境事件歷史檔案的態度和做法值得中國學習和借鑒。一是保證環境事件檔案的真實性并對其長久保存。為世界其他國家和后人的學習、研究提供了憑證和參考，并對其他污染企業起到了警示和監督作用。二是學習和借鑒日本的經驗，將環境事件檔案管理體系納入公共管理法規體系。三是加強環境事件檔案管理有利于充分發揮教育和示范作用。四是將環境檔案納入環境信息利用系統。

家族文化與家族檔案研究初探——以孔子家族與孟子家族為例

劉旭光在《檔案學研究》2014年第6期撰文，指出以家族為基礎的中國傳統社會形成了源遠流長的家族文化。家族文化包含著豐富的歷史文化內涵，有著豐富的內容，即族務管理、字行輩分、家規家訓、祭祀拜祖以及續修家譜等。而家族檔案是家族及其成員在族務管理等社會活動方面直接形成的各種形式的歷史記錄。它包括日記、書信、手稿、契約、單據、碑刻、照片、遺囑、家譜和家族圖書等。家族檔案是家族歷史的DNA，是家族生生不息的血液，它記錄著家族的發展變化，也是整個國家歷史的縮影。家族文化經過幾千年的傳承，形成了比較完整和穩定的制度和精神文化。其血源性、地緣性、聚居性、等級性、封閉性、自給性、禮俗性和相對的穩定性等構成了傳統家族文化的主要特質。檔案作為“社會組織出于自身管理活動的需要而形成的文化載體”是家族文化的主要承載者，其形成的家族檔案有以下特點：一是廣泛的社會性。檔案作為人類的真實記錄，涉及家家戶戶，正所謂“家家有檔”。中國封建社會的統治，實際上是家族統治，整個封建王朝本身就是一個大家族。在封建社會，國家被理解為家族的集合體，也是家族的擴大和延伸，所以稱之為“國家”。“家”是“國”的縮小，“國”是“家”的放大。二是不同的隱私性。家族檔案記錄著不同家族的隱私。如不可告人的秘密，包括財產狀況、繼承關系、收養關系、家族病史、特殊工藝、祖傳秘方等，制定族規民約嚴密保護這些家族秘密。三是合法的繼承性。由嫡親長子繼承，以維護家族的正統關系和形象。這也是孔孟家族檔案得以保存流傳的原因之一。四是連續的歷史性。家族檔案的歷史性是指檔案是維系家族的時空統一性和整體連續性的見證物。五是記錄的原始性。強調的是家族檔案的原汁原味，是活生生的第一手材料。在當下，研究家族文化與家族檔案的現代意義，主要有提高民族文化凝聚力、繁榮大中華文化圈、維系家族感情、開創文化新思路、提高社會檔案意識和推動檔案文化精品走向世界（如孔孟家族檔案精品，有望進入《中國檔案文獻遺產目錄》）。

建立企業社會責任檔案的依據及內容

張靜在《浙江檔案》2014年第9期撰文，指出企業在業務運營活動中，承擔和履行社會責任所形成的各種記錄就是企業的社會責任檔案。建立企業社會責任檔案的依據，主要是國家有關部門的法規、規章及標準中對企業承擔社會責任作出了明確規定。在此基礎上建立的各種管理制度、行動的各種記錄，構成了社會責任檔案的歸檔內容，主要包括：一是依法經營，遵守國家法律法規、行業規則、社會及商業道德的行為，如及時足額納稅、忠實履行各種合同、恪守商業信用、摒棄不正當競爭等文件材料；二是提高產品質量和服務水平，確保產品的性能與安全，完善產品的售前、售中和售后服務體系，妥善處理消費者的建議和投訴，為消費者創造更大價值的文件材料；三是保障安全生產，為員工提供安全、健康的工作條件和環境，預防和減少職業病和其他疾病對員工的危害，避免各類安全事故的發生，并完善企業的應急管理水平，增強抵御各種風險能力的文件材料；四是加強資源節約和環境保護，包括發展節能產品、開發節能產品、落實節能減排任務，改善生產工藝流程、提高資源的利用效率、降低污染排放等文件材料；五是創造更多就業崗位，為社會提供更多就業機會，同時避免不必要的裁員行為的文件材料；六是員工或股東權益保護，如與職工簽訂履行勞動合同、同工同酬、公平對待每一位員工，杜絕性別、年齡、民族、宗教信仰等各種歧視，加強職代會制度建設、深化廠務公開，讓員工和股東參與企業管理的文件材料；七是完善企業的管理水平、增強自身市場競爭能力的各種舉措等文件材料；八是通過技術創新和研發提升企業的經營能力，以獲得持久的競爭優勢，如加大研發投入、完善技術創新機制、實施知識產權和品牌發展戰略等文件材料；九是參與社會公益事業，如熱心慈善、捐助等社會公益事業，關心支持社會教育、文化、衛生等公共福利事業，在發生重大自然災害和突發事件的情況下積極提供支援等文件材料。

緊抓機遇求突破 迎接挑戰創一流 讓檔案伴隨新農村建設共同發展

北京市昌平區檔案局在《北京檔案》2014年第10期撰文，介紹了本局新農村建設檔案工作的主要做法：一、緊抓“三個機遇”不放松，努力推進新農村建設檔案工作不斷向前發展。一是緊抓推進社會主義新農村建設之機，積極推進新農村建設檔案工作長足發展；二是緊抓全國新農村建設檔案工作示范區之機，有效推動新農村建設檔案工作跨越發展；三是緊抓全市新農村建設檔案工作測評之機，積極推進新農村建設檔案工作持續發展。二、創立“五健全”工作機制，確保新農村建設檔案工作平穩健康發展。一是建立工作組織，健全工作責任機制；二是常態資金投入，健全財力保障機制；三是設立專門機構，健全專業指導機制；四是打造專業隊伍，健全正常管理機制；五是細化測評標準，健全工作驗收機制。三、活用“四種方法”開展指導，不斷提升新農村建設檔案工作服務質量。一是面對面地指導；二是網絡電話連線指導；三是突出重點分類指導；四是強化培訓促進指導。四、巧借“四個載體”促進工作落實，不斷加大對新農村建設檔案的監管力度。一是抓好典型促落實；二是抓牢執法促落實；三是抓細測評促落實；四是抓住鎮街促落實。