網絡環境下高校檔案館服務模式研究

軒紅

網絡的發展影響了很多人的生活模式，同時也影響了行業的工作模式，計算機網絡模式同時對檔案館的服務模式革新帶來了新的契機。

1 網絡環境下檔案服務新模式

1.1 搭建信息交互平臺。計算機網絡技術的發展使檔案信息資源的共享實現了可能，檔案部門可以通過建設網絡交互平臺，通過用戶的注冊或者統一認證體系，實現檔案資源檢索的便利性、互動交互，用戶信息更新等新的服務模式。

其中如何保證信息的可靠性和用戶信息的機密性是這項服務的關鍵技術。針對這種風險，如果是局域網用戶可以通過IP限制，建立自己單位的檔案服務網站，在網站上發布信息，或者開發鏈接檔案系統的計算機訪問接口；對于社會檔案部門，可以通過統一認證技術，實現個人對個人檔案信息的查找和更新，對開放的公共檔案信息進行檢索和使用。這樣大大地增強了用戶使用檔案資源的方便性和快捷性。

1.2 個性化專業服務。用戶需求的多樣化，決定了個性化服務的必要性，個性化服務是網絡環境下一種新服務模式的探索，它是傳統檔案服務模式的延伸。個性化服務強調服務的主動性，強調用戶的互動性，用戶可以根據自己的需求對服務的內容進行定制，引導用戶向數字檔案過渡，滿足特定用戶群的特殊需要。提供個性化服務需要注意以下幾點：（1）對用戶信息需求進行調研，建立用戶需求檔案，及時掌握用戶的信息行為，并及時調整服務的內容及角度，以用戶的需求為目標，對檔案資源進行開發和利用，為用戶提供優質高效的服務。（2）對檔案信息進行整合，提供深加工服務。海量的檔案信息，很多時候使用戶茫然無所適從。對檔案信息進行總結和序化，提煉針對用戶需求的有深度的檔案信息，這種信息資源具有很強的針對性，能滿足用戶對某一個行業、領域、專題的深入研究，這樣的資源深加工，體現了檔案部門的專業化和個性化。（3）建設特色庫和專題庫，這樣能夠體現出單位的特長，特色資源庫的建立，有利于提升本館的知名度和資源利用效率，給用戶提供新鮮的體驗，吸引用戶。（4）建立統一的檢索接口和導航系統，方便用戶檢索，節省用戶時間。

1.3 挖掘檔案信息價值。檔案的社會價值屬性確定了其潛在的經濟效益和社會效益，而由于種種原因，檔案資源的利用一直都沒有發展起來。以知識管理為主的今天，高新技術的不斷出現，使人類的知識總量迅速增加，獲取知識運用知識的能力也大大提升，作為知識載體的檔案應該成為信息產業的支柱，所以對檔案資源的挖掘顯得尤為重要。可以借助網絡技術積極開發現有資源，對檔案資源進行有效的組織、標引、發布，形成統一而完整的體系，然后經過語義標識，進行聚類和分類，形成規模效益，這樣可以很好地提供知識共享環境，促進檔案知識的應用，檔案機構可以給用戶提供更全面的檔案信息，同時檔案的性質和范圍也得到了拓展。提供優良的知識共享環境，并從不同角度將這些知識轉化到個人工作當中去。從而促進用戶和檔案館之間的關系。

2 網絡環境下高校檔案服務策略

高校發展的程度不同，決定了高校檔案服務部門的業務范圍以及服務層次的不同，但是所有的高校檔案工作部門在工作中都應該從以下幾點著手。

2.1 服務的主動性和創造性。高校檔案服務部門的服務對象為教師和學生，由于目標用戶的特定性，造成服務模式和服務手段的固定性，所以缺乏主動性和創造性。這種傳統的“應答式”服務模式在服務種類、服務模式和服務手段上都比較落后，被動式的服務往往導致檔案信息的準備不全面和不充分，影響檔案信息資源開發和利用。

在服務主動性方面，檔案部門應積極借鑒社會服務部門，摸索出一套適合高校檔案工作的服務流程、服務管理和服務評估方案。高校檔案部門應該及時關注社會和學校的動態，積極地整理相關檔案資料對相關部門進行推送，同時在檔案使用較集中的時間段（如畢業生離校、新生報到）進行業務的提前準備。將常見的問題進行總結和歸類，建立FQ庫，方便用戶的使用。目前高校已經實行聘任制，通過對服務的考核，來給工作人員的崗位競聘提供支持材料，這樣形成良好的循環，將使高校檔案工作在高校的發展中占有一席之地。

2.2 服務手段的現代化。網絡已經成為人們生活中不可或缺的一部分，檔案工作必須跟上這種節奏。檔案服務工作要想融入這個大環境中，就必須使用現代化工具。可以借助計算機設備對檔案資源進行定位，方便檢索，建設用戶使用數據庫，借助郵箱、微信、微博等通訊軟件對業務動態進行發布，使用戶及時掌握檔案館動態。

檔案服務信息的網絡化可以大大地提高檔案工作效率，提高檔案資源的利用效率，更重要的是這樣順應了辦公自動化和人們的使用習慣。如果不順應人們的使用習慣進行改進，慢慢地會被社會邊緣化，檔案工作的實際功能也將萎縮，不利于檔案工作的健康發展。盡量多地將現代化工具和模式引用到實際工作中，才能推動檔案事業的發展，解決大量檔案資源處于休眠狀態的現狀。

2.3 服務的雙向性。高校檔案機構一方面要做好對用戶的服務，同時也要加大檔案資源的建設力度，根據社會的發展，積極拓寬檔案來源。除滿足正常的教學工作外，還應該根據學校的發展階段提供教學制度的改革與創新、教學經驗的研討與交流、優秀教學案例的積累與分析等專項檔案資源的搜集和整理，為學校的發展作出貢獻。這樣做可以為學校科研活動提供可借鑒依據；為大學生素質培養提供事實案例；為教學管理提供科學依據等，大大地拓寬了檔案工作的領域。同時還可以積極與相關管理部門聯系，向社會人員開放檔案館部分檔案資源，加強與其他檔案館的合作，積極為社會檔案館提供資源并獲取與本單位發展相關的檔案資源。

2.4 建立高校檔案信息服務評價體系。建立檔案信息服務評價體系有利于從量化方面對檔案服務工作進行評價，有利于確定檔案服務工作的落實情況，是提高檔案服務質量的重要保證。由于缺少相關的評價標準，高校檔案部門缺乏對新服務的學習動力，容易固守傳統的服務模式，服務手段老化，服務質量難以保證。目前高校的教學評價、圖書館評價標準都基本建立，檔案館也應該建立評價標準，應該包括：（1）制度保障。建立完善的檔案服務制度，檔案制度應該具有一定的激勵性，評價服務的標準要具有可操作性。（2）服務流程。要具備規范的服務流程，服務流程要符合法律、法規、行規和單位規定，具有高效、快捷的標準。（3）服務指標。對各種檔案服務種類作出明確的歸類，并要對每項服務需要達到的標準作出明確規定。（4）評價權值。需要對檔案服務所涉及的各個環節進行細分，并賦予一定的權值，指標要全面、科學，對每次服務都能夠進行評價和總結。（5）評價搜集。建立完善的評價搜集系統，采集機制要合理合法。

3 開展服務新模式的注意事項

檔案部門開展新的服務模式是必要的，但是在開展新的服務模式和服務理念的同時也要注意以下事項：（1）檔案的保密性。檔案的保密性是檔案資源的基本屬性，在使用網絡等新式手段的同時要保證檔案資源的保密性，對檔案資源的保密等級要進行界定。保證單位和相關人員的基本權益，要考慮網絡環境下用戶的復雜性和可攻擊性，做好保密的同時，還要對加密技術，防火墻技術進行安裝，保證檔案資源的安全性。（2）檔案的長期保存性。一旦開展新式的服務模式，可能會增大檔案資源的使用頻率，面向的用戶群可能也會擴大，這樣就要求檔案工作人員在對檔案資源的保護上切實注意，保證檔案資源不被損壞。長期保存需要注意數據庫的備份和更新，預防自然災害和人為災害給檔案資源帶來的危險。（3）遵守相關法律法規，在對檔案資源進行服務模式拓展的同時，檔案工作人員要遵守相關法規，不能確定的部分要向主管部門進行請示核實，以免造成不必要的損失。

網絡環境的發展是社會的巨大進步，給檔案資源的共建共享提供了優異的通信條件，使一些過去不能開展的業務具備開展的條件，網絡技術在檔案界的運用，能極大實現檔案資源的共享，方便用戶的檔案檢索和利用，同時也給檔案界的服務帶來了挑戰，檔案工作人員必須抓住機遇，提高自身業務素養，努力學習新的網絡技術，將傳統檔案技術和服務方式與新的服務相結合，提高服務質量，為社會的發展和經濟建設作出應有的貢獻。

（作者單位：河南牧業經濟學院 來稿日期：2015-02-17）